BLOCO 0: ABERTURA, IDENTIFICAÇÃO E REFERÊNCIAS.
REGISTRO 0000: ABERTURA DO ARQUIVO DIGITAL E IDENTIFICAÇÃO DA ENTIDADE
REGISTRO 0001: ABERTURA DO BLOCO 0
REGISTRO 0005: DADOS COMPLEMENTARES DA ENTIDADE
REGISTRO 0015: DADOS DO CONTRIBUINTE SUBSTITUTO
REGISTRO 0100: DADOS DO CONTABILISTA
REGISTRO 0150: TABELA DE CADASTRO DO PARTICIPANTE
REGISTRO 0175: ALTERAÇÃO DA TABELA DE CADASTRO DE PARTICIPANTE
REGISTRO 0190: IDENTIFICAÇÃO DAS UNIDADES DE MEDIDA
REGISTRO 0200: TABELA DE IDENTIFICAÇÃO DO ITEM (PRODUTO E SERVIÇOS)
REGISTRO 0205: ALTERAÇÃO DO ITEM
REGISTRO 0206: CÓDIGO DE PRODUTO CONFORME TABELA PUBLICADA PELA ANP (COMBUSTÍVEIS)
REGISTRO 0220: FATORES DE CONVERSÃO DE UNIDADES
REGISTRO 0400: TABELA DE NATUREZA DA OPERAÇÃO/PRESTAÇÃO
REGISTRO 0450: TABELA DE INFORMAÇÃO COMPLEMENTAR DO DOCUMENTO FISCAL
REGISTRO 0460: TABELA DE OBSERVAÇÕES DO LANÇAMENTO FISCAL
REGISTRO 0990: ENCERRAMENTO DO BLOCO 0
BLOCO C: DOCUMENTOS FISCAIS I - MERCADORIAS (ICMS/IPI)
REGISTRO C001: ABERTURA DO BLOCO C
REGISTRO C100: NOTA FISCAL (CÓDIGO 01), NOTA FISCAL AVULSA (CÓDIGO 1B), NOTA FISCAL DE PRODUTOR (CÓDIGO 04) E NFE (CÓDIGO 55).
REGISTRO C110: INFORMAÇÃO COMPLEMENTAR DA NOTA FISCAL (CÓDIGO 01, 1B, 04 e 55).
REGISTRO C111: PROCESSO REFERENCIADO
REGISTRO C112: DOCUMENTO DE ARRECADAÇÃO REFERENCIADO.
REGISTRO C113: DOCUMENTO FISCAL REFERENCIADO.
REGISTRO C114: CUPOM FISCAL REFERENCIADO.
REGISTRO C115: LOCAL DA COLETA E/OU ENTREGA (CÓDIGO 01, 1B E 04).
REGISTRO C120: OPERAÇÕES DE IMPORTAÇÃO (CÓDIGO 01).
REGISTRO C130: ISSQN, IRRF E PREVIDÊNCIA SOCIAL.
REGISTRO C140: FATURA (CÓDIGO 01)
REGISTRO C141: VENCIMENTO DA FATURA (CÓDIGO 01).
REGISTRO C160: VOLUMES TRANSPORTADOS (CÓDIGO 01 E 04) – EXCETO COMBUSTÍVEIS.
REGISTRO C165: OPERAÇÕES COM COMBUSTÍVEIS (CÓDIGO 01).
REGISTRO C170: ITENS DO DOCUMENTO (CÓDIGO 01, 1B, 04 e 55).
REGISTRO C171: ARMAZENAMENTO DE COMBUSTIVEIS (código 01, 55).
REGISTRO C172: OPERAÇÕES COM ISSQN (CÓDIGO 01)
REGISTRO C173: OPERAÇÕES COM MEDICAMENTOS (CÓDIGO 01 e 55).
REGISTRO C174: OPERAÇÕES COM ARMAS DE FOGO (CÓDIGO 01).
REGISTRO C175: OPERAÇÕES COM VEÍCULOS NOVOS (CÓDIGO 01 e 55).
REGISTRO C176: RESSARCIMENTO DE ICMS EM OPERAÇÕES COM SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA (CÓDIGO 01, 55).
REGISTRO C177: OPERAÇÕES COM PRODUTOS SUJEITOS A SELO DE CONTROLE IPI.
REGISTRO C178: OPERAÇÕES COM PRODUTOS SUJEITOS À TRIBUTAÇÀO DE IPI POR UNIDADE OU QUANTIDADE DE PRODUTO.
REGISTRO C179: INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES ST (CÓDIGO 01).
REGISTRO C190: REGISTRO ANALÍTICO DO DOCUMENTO (CÓDIGO 01, 1B, 04 E 55).
REGISTRO C195: OBSERVAÇOES DO LANÇAMENTO FISCAL (CÓDIGO 01, 1B E 55)
REGISTRO C197: OUTRAS OBRIGAÇÕES TRIBUTÁRIAS, AJUSTES E INFORMAÇÕES DE VALORES PROVENIENTES DE DOCUMENTO FISCAL.
REGISTRO C300: RESUMO DIÁRIO DAS NOTAS FISCAIS DE VENDA A CONSUMIDOR (CÓDIGO 02)
REGISTRO C310: DOCUMENTOS CANCELADOS DE NOTAS FISCAIS DE VENDA A CONSUMIDOR (CÓDIGO 02).
REGISTRO C320: REGISTRO ANALÍTICO DO RESUMO DIÁRIO DAS NOTAS FISCAIS DE VENDA A CONSUMIDOR (CÓDIGO 02).
REGISTRO C321: ITENS DO RESUMO DIÁRIO DOS DOCUMENTOS (CÓDIGO 02).
REGISTRO C350: NOTA FISCAL DE VENDA A CONSUMIDOR (CÓDIGO 02)
REGISTRO C370: ITENS DO DOCUMENTO (CÓDIGO 02)
REGISTRO C390 – REGISTRO ANALÍTICO DAS NOTAS FISCAIS DE VENDA A CONSUMIDOR (CÓDIGO 02)
REGISTRO C400 - EQUIPAMENTO ECF (CÓDIGO 02 e 2D).
REGISTRO C405 - REDUÇÃO Z (CÓDIGO 02 e 2D).
REGISTRO C410: PIS E COFINS TOTALIZADOS NO DIA (CÓDIGO 02 e 2D).
REGISTRO C420: REGISTRO DOS TOTALIZADORES PARCIAIS DA REDUÇÃO Z (COD 02 e 2D).
REGISTRO C425: RESUMO DE ITENS DO MOVIMENTO DIÁRIO (CÓDIGO 02 e 2D).
REGISTRO C460: DOCUMENTO FISCAL EMITIDO POR ECF (CÓDIGO 02 e 2D).
REGISTRO C470: ITENS DO DOCUMENTO FISCAL EMITIDO POR ECF (CÓDIGO 02 e 2D).
REGISTRO C490: REGISTRO ANALÍTICO DO MOVIMENTO DIÁRIO (CÓDIGO 02 e 2D).
REGISTRO C495: RESUMO MENSAL DE ITENS DO ECF POR ESTABELECIMENTO (CÓDIGO 02 e 2D).
REGISTRO C500: NOTA FISCAL/CONTA DE ENERGIA ELÉTRICA (CÓDIGO 06) E NOTA FISCAL CONSUMO FORNECIMENTO DE GÁS (CÓDIGO 28).
REGISTRO C510: ITENS DO DOCUMENTO NOTA FISCAL/CONTA ENERGIA ELÉTRICA (CÓDIGO 06) E NOTA FISCAL/CONTA DE FORNECIMENTO DE GÁS (CÓDIGO 28).
REGISTRO C590: REGISTRO ANALÍTICO DO DOCUMENTO - NOTA FISCAL/ CONTA DE ENERGIA ELÉTRICA (CÓDIGO 06) E NOTA FISCAL CONSUMO FORNECIMENTO DE GÁS (CÓDIGO 28).
REGISTRO C600: CONSOLIDAÇÃO DIÁRIA DE NOTAS FISCAIS/CONTAS DE ENERGIA ELÉTRICA (CÓDIGO 06), NOTA FISCAL/CONTA DE FORNECIMENTO D'ÁGUA CANALIZADA (CÓDIGO 29) E NOTA FISCAL/CONTA DE FORNECIMENTO DE GÁS (CÓDIGO 28) (EMPRESAS NÃO OBRIGADAS AO CONVÊNIO ICMS 115/03).
REGISTRO C601: DOCUMENTOS CANCELADOS - CONSOLIDAÇÃO DIÁRIA DE NOTAS FISCAIS/CONTAS DE ENERGIA ELÉTRICA (CÓDIGO 06), NOTA FISCAL/CONTA DE FORNECIMENTO D'ÁGUA CANALIZADA (CÓDIGO 29) E NOTA FISCAL/CONTA DE FORNECIMENTO DE GÁS (CÓDIGO 28)
REGISTRO C610: ITENS DO DOCUMENTO CONSOLIDADO (CÓDIGO 06), NOTA FISCAL/CONTA DE FORNECIMENTO D'ÁGUA CANALIZADA (CÓDIGO 29) E NOTA FISCAL/CONTA DE FORNECIMENTO DE GÁS (CÓDIGO 28) (EMPRESAS NÃO OBRIGADAS AO CONVÊNIO ICMS 115/03).
REGISTRO C690: REGISTRO ANALÍTICO DOS DOCUMENTOS (NOTAS FISCAIS/CONTAS DE ENERGIA ELÉTRICA (CÓDIGO 06), NOTA FISCAL/CONTA DE FORNECIMENTO D’ÁGUA CANALIZADA (CÓDIGO 29) E NOTA FISCAL/CONTA DE FORNECIMENTO DE GÁS (CÓDIGO 28)
REGISTRO C700: CONSOLIDAÇÃO DOS DOCUMENTOS NF/CONTA ENERGIA ELÉTRICA (CÓD 06), EMITIDAS EM VIA ÚNICA (EMPRESAS OBRIGADAS AO CONVÊNIO ICMS 115/03)
REGISTRO C790: REGISTRO ANALÍTICO DOS DOCUMENTOS (CÓDIGO 06).
REGISTRO C791: REGISTRO DE INFORMAÇÕES DE ST POR UF (COD 06)
REGISTRO C990: ENCERRAMENTO DO BLOCO C
BLOCO D: DOCUMENTOS FISCAIS II - SERVIÇOS (ICMS).
REGISTRO D001: ABERTURA DO BLOCO D
REGISTRO D100: NOTA FISCAL DE SERVIÇO DE TRANSPORTE (CÓDIGO 07) E CONHECIMENTOS DE TRANSPORTE RODOVIÁRIO DE CARGAS (CÓDIGO 08), CONHECIMENTOS DE TRANSPORTE DE CARGAS AVULSO (CÓDIGO 8B), AQUAVIÁRIO DE CARGAS (CÓDIGO 09), AÉREO (CÓDIGO 10), FERROVIÁRIO DE CARGAS (CÓDIGO 11) E MULTIMODAL DE CARGAS (CÓDIGO 26), NOTA FISCAL DE TRANSPORTE FERROVIÁRIO DE CARGA (CÓDIGO 27) E CONHECIMENTO DE TRANSPORTE ELETRÔNICO – CT-e (CÓDIGO 57).
REGISTRO D110: ITENS DO DOCUMENTO - NOTA FISCAL DE SERVIÇOS DE TRANSPORTE (CÓDIGO 07)
REGISTRO D120: COMPLEMENTO DA NOTA FISCAL DE SERVIÇOS DE TRANSPORTE (CÓDIGO 07).
REGISTRO D130: COMPLEMENTO DO CONHECIMENTO RODOVIÁRIO DE CARGAS (CÓDIGO 08, 8B).
REGISTRO D140: COMPLEMENTO DO CONHECIMENTO AQUAVIÁRIO DE CARGAS (CÓDIGO 09).
REGISTRO D150: COMPLEMENTO DO CONHECIMENTO AÉREO (CÓDIGO 10).
REGISTRO D160: CARGA TRANSPORTADA (CÓDIGO 08, 8B, 09, 10, 11, 26 e 27).
REGISTRO D161: LOCAL DA COLETA E ENTREGA (CÓDIGO 08, 8B, 09, 10, 11 e 26).
REGISTRO D162: IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS FISCAIS (CÓDIGOS 08, 8B, 09, 10, 11, 26 E 27)
REGISTRO D170: COMPLEMENTO DO CONHECIMENTO MULTIMODAL DE CARGAS (CÓDIGO 26).
REGISTRO D180: MODAIS (CÓDIGO 26)
REGISTRO D190: REGISTRO ANALÍTICO DOS DOCUMENTOS (CÓDIGO 07, 08, 8B, 09, 10, 11, 26, 27 e 57).
REGISTRO D300: REGISTRO ANALÍTICO DOS BILHETES CONSOLIDADOS DE PASSAGEM RODOVIÁRIO (CÓDIGO 13), DE PASSAGEM AQUAVIÁRIO (CÓDIGO 14), DE PASSAGEM E NOTA DE BAGAGEM (CÓDIGO 15) E DE PASSAGEM FERROVIÁRIO (CÓDIGO 16).
REGISTRO D301: DOCUMENTOS CANCELADOS DOS BILHETES DE PASSAGEM RODOVIÁRIOS (CÓDIGO 13), DE PASSAGEM AQUAVIÁRIO (CÓDIGO 14), DE PASSAGEM E NOTA DE BAGAGEM (CÓDIGO 15) E DE PASSAGEM FERROVIÁRIO (CÓDIGO 16).
REGISTRO D310: COMPLEMENTO DOS BILHETES (CÓDIGO 13, 14, 15 E 16).
REGISTRO D350 EQUIPAMENTO ECF (CÓDIGOS 2E, 13, 14, 15 e 16).
REGISTRO D355 REDUÇÃO Z (CÓDIGOS 2E, 13, 14, 15 e 16).
REGISTRO D360: PIS E COFINS TOTALIZADOS NO DIA (CÓDIGOS 2E, 13, 14, 15 e 16).
REGISTRO D365: REGISTRO DOS TOTALIZADORES PARCIAIS DA REDUÇÃO Z (CÓDIGOS 2E, 13, 14, 15 e 16).
REGISTRO D370: COMPLEMENTO DOS DOCUMENTOS INFORMADOS (CÓDIGOS 13, 14, 15 e 16 e 2E)
REGISTRO D390: REGISTRO ANALÍTICO DO MOVIMENTO DIÁRIO (CÓ-
DIGOS 13, 14, 15, 16 E 2E).
REGISTRO D400: RESUMO DE MOVIMENTO DIÁRIO - RMD (CÓDIGO 18).
REGISTRO D410: DOCUMENTOS INFORMADOS (CÓDIGOS 13, 14, 15 E 16).
REGISTRO D411: DOCUMENTOS CANCELADOS DOS DOCUMENTOS INFORMADOS (CÓDIGO 13, 14, 15 e 16).
REGISTRO D420: COMPLEMENTO DOS DOCUMENTOS INFORMADOS (CÓDIGO 13, 14, 15 e 16).
REGISTRO D500: NOTA FISCAL DE SERVIÇO DE COMUNICAÇÃO (CÓDIGO 21) E NOTA FISCAL DE SERVIÇO DE TELECOMUNICAÇÃO (CÓDIGO 22).
REGISTRO D510: ITENS DO DOCUMENTO – NOTA FISCAL DE SERVIÇO DE COMUNICAÇÃO (CÓDIGO 21) E SERVIÇO DE TELECOMUNICAÇÃO (CÓDIGO 22).
REGISTRO D530: TERMINAL FATURADO.
REGISTRO D590: REGISTRO ANALÍTICO DO DOCUMENTO (CÓDIGO 21 E 22).
REGISTRO D600: CONSOLIDAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS – NOTAS DE SERVIÇO DE COMUNICAÇÃO (CÓDIGO 21) E DE SERVIÇO DE TELECOMUNICAÇÃO (CÓDIGO 22).
REGISTRO D610: ITENS DO DOCUMENTO CONSOLIDADO (CÓDIGO 21 E 22).
REGISTRO D690: REGISTRO ANALÍTICO DOS DOCUMENTOS (CÓDIGOS 21 e 22).
REGISTRO D695: CONSOLIDAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS – NOTAS DE SERVIÇO DE COMUNICAÇÃO (CÓDIGO 21) E DE SERVIÇO DE TELECOMUNICAÇÃO (CÓDIGO 22).
REGISTRO D696: REGISTRO ANALÍTICO DOS DOCUMENTOS (CÓDIGO 21 E 22).
REGISTRO D697: REGISTRO DE INFORMAÇÕES DE ST POR UF (COD 21 E 22).
REGISTRO D990: ENCERRAMENTO DO BLOCO D.
BLOCO E: APURAÇÃO DO ICMS E DO IPI
REGISTRO E001: ABERTURA DO BLOCO E
REGISTRO E100: PERÍODO DA APURAÇÃO DO ICMS.
REGISTRO E110: APURAÇÃO DO ICMS – OPERAÇÕES PRÓPRIAS.
REGISTRO E111: AJUSTE/BENEFÍCIO/INCENTIVO DA APURAÇÃO DO ICMS.
REGISTRO E112: INFORMAÇÕES ADICIONAIS DOS AJUSTES DA APURAÇÃO
DO ICMS.
REGISTRO E113: INFORMAÇÕES ADICIONAIS DOS AJUSTES DA APURAÇÃO DO ICMS – IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS FISCAIS.
REGISTRO E115: INFORMAÇÕES ADICIONAIS DA APURAÇÃO – VALORES DECLARATÓRIOS.
REGISTRO E116: OBRIGAÇÕES DO ICMS A RECOLHER – OPERAÇÕES PRÓPRIAS.
REGISTRO E200: PERÍODO DA APURAÇÃO DO ICMS – SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA.
REGISTRO E210: APURAÇÃO DO ICMS – SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA.
REGISTRO E220: AJUSTE/BENEFÍCIO/INCENTIVO DA APURAÇÃO DO ICMS SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA.
REGISTRO E230: INFORMAÇÕES ADICIONAIS DOS AJUSTES DA APURAÇÃO DO ICMS SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA.
REGISTRO E240: INFORMAÇÕES ADICIONAIS DOS AJUSTES DA APURAÇÃO DO ICMS SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA – IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS FISCAIS.
REGISTRO E250: OBRIGAÇÕES DO ICMS A RECOLHER – SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA.
REGISTRO E500: PERÍODO DE APURAÇÃO DO IPI.
REGISTRO E510: CONSOLIDAÇÃO DOS VALORES DO IPI.
REGISTRO E520: APURAÇÃO DO IPI.
REGISTRO E530: AJUSTES DA APURAÇÃO DO IPI.
REGISTRO E990: ENCERRAMENTO DO BLOCO E
BLOCO H: INVENTÁRIO FÍSICO
REGISTRO H001: ABERTURA DO BLOCO H
REGISTRO H005: TOTAIS DO INVENTÁRIO
REGISTRO H010: INVENTÁRIO.
REGISTRO H990: ENCERRAMENTO DO BLOCO H.
BLOCO 1: OUTRAS INFORMAÇÕES
REGISTRO 1001: ABERTURA DO BLOCO 1
REGISTRO 1100: REGISTRO DE INFORMAÇÕES SOBRE EXPORTAÇÃO.
REGISTRO 1105: DOCUMENTOS FISCAIS DE EXPORTAÇÃO.
REGISTRO 1110: OPERAÇÕES DE EXPORTAÇÃO INDIRETA DE PRODUTOS NÃO INDUSTRIALIZADOS PELO ESTABELECIMENTO EMITENTE.
REGISTRO 1200: CONTROLE DE CRÉDITOS FISCAIS - ICMS.
REGISTRO 1210: UTILIZAÇÃO DE CRÉDITOS FISCAIS – ICMS.
REGISTRO 1300: MOVIMENTAÇÃO DIÁRIA DE COMBUSTÍVEIS
REGISTRO 1310: MOVIMENTAÇÃO DIÁRIA DE COMBUSTÍVEIS POR TANQUE
REGISTRO 1320: VOLUME DE VENDAS
REGISTRO 1350: BOMBAS
REGISTRO 1360: LACRES DA BOMBA
REGISTRO 1370: BICOS DA BOMBA
REGISTRO 1400: INFORMAÇÃO SOBRE VALORES AGREGADOS
REGISTRO 1500: NOTA FISCAL/CONTA DE ENERGIA ELÉTRICA (CÓDIGO 06) – OPERAÇÕES INTERESTADUAIS.
REGISTRO 1510: ITENS DO DOCUMENTO NOTA FISCAL/CONTA ENERGIA ELÉTRICA (CÓDIGO 06)
REGISTRO 1600: TOTAL DAS OPERAÇÕES COM CARTÃO DE CRÉDITO E/OU DÉBITO
REGISTRO 1990: ENCERRAMENTO DO BLOCO 1
BLOCO 9: CONTROLE E ENCERRAMENTO DO ARQUIVO DIGITAL
REGISTRO 9001: ABERTURA DO BLOCO 9
REGISTRO 9900: REGISTROS DO ARQUIVO.
REGISTRO 9990: ENCERRAMENTO DO BLOCO 9
segunda-feira, 12 de abril de 2010
ANEXO 2 – ESTRUTURA SPED CONTÁBIL
A disposição estrutural dos Blocos e de seus respectivos registros é a seguinte:
Bloco 0 - Identificação e referênciasRegistro 0000 - Abertura do Arquivo Digital e Identificação do Empresário ou da Sociedade EmpresáriaRegistro 0001 - Abertura do Bloco 0Registro 0007 - Outras Inscrições Cadastrais do Empresário ou Sociedade empresáriaRegistro 0020 - Escrituração Contábil DescentralizadaRegistro 0150 - Tabela de Cadastro do ParticipanteRegistro 0180 - Identificação do Relacionamento com o ParticipanteRegistro 0990 - encerramento do Bloco 0
Bloco I - Lançamentos ContábeisRegistro I001 - Abertura do Bloco IRegistro I010 - Identificação da Escrituração ContábilRegistro I012 - Livros Auxiliares ao DiárioRegistro I015 - Identificação das contas da escrituração resumida a que se refere a escrituração auxiliarRegistro I020 - Campos AdicionaisRegistro I030 - Termo de AberturaRegistro I050 - Plano de ContasRegistro I051 - Plano de Contas ReferencialRegistro I052 - Indicação dos Códigos de AglutinaçãoRegistro I075 - Tabela de Histórico PadronizadoRegistro I100 - Centro de CustosRegistro I150 - Saldos Periódicos - Identificação do PeríodoRegistro I155 - Detalhes dos Saldos PeriódicosRegistro I200 - Lançamento ContábilRegistro I250 - Partidas do Lançamento contábilRegistro I300 - Balancetes Diários - Identificação da DataRegistro I310 - Detalhes do Balancete DiárioRegistro I350 - Saldos das Contas de Resultado Antes do Encerramento - Identificação da DataRegistro I355 - Detalhes dos saldos das contas de resultado antes do encerramentoRegistro I500 - Parâmetros de Impressão/Visualização do Livro Razão Auxiliar com Leiaute ParametrizávelRegistro I510 - Definição dos Campos do Livro Razão Auxiliar com Leiaute ParametrizávelRegistro I550 - Detalhes do Livro Razão Auxiliar com Leiaute ParametrizávelRegistro I555 - Totais no Livro Razão Auxiliar com Leiaute ParametrizávelRegistro I990 - Encerramento do Bloco I
Bloco J - Demonstrações ContábeisRegistro J001 - Abertura do Bloco JRegistro J005 - Demonstrações ContábeisRegistro J100 - Balanço PatrimonialRegistro J150 - Demonstração do Resultado do ExercícioRegistro J800 - Outras InformaçõesRegistro J900 - termo de encerramento do livroRegistro J930 - Identificação dos signatários da escrituraçãoRegistro J990 - Encerramento do Bloco J
Bloco 9 - Controle e Encerramento do Arquivo DigitalRegistro 9001 - Abertura do Bloco 9Registro 9900 - Registros do arquivoRegistro 9990 - Encerramento do Bloco 9Registro 9999 - Encerramento do arquivo digital
Bloco 0 - Identificação e referênciasRegistro 0000 - Abertura do Arquivo Digital e Identificação do Empresário ou da Sociedade EmpresáriaRegistro 0001 - Abertura do Bloco 0Registro 0007 - Outras Inscrições Cadastrais do Empresário ou Sociedade empresáriaRegistro 0020 - Escrituração Contábil DescentralizadaRegistro 0150 - Tabela de Cadastro do ParticipanteRegistro 0180 - Identificação do Relacionamento com o ParticipanteRegistro 0990 - encerramento do Bloco 0
Bloco I - Lançamentos ContábeisRegistro I001 - Abertura do Bloco IRegistro I010 - Identificação da Escrituração ContábilRegistro I012 - Livros Auxiliares ao DiárioRegistro I015 - Identificação das contas da escrituração resumida a que se refere a escrituração auxiliarRegistro I020 - Campos AdicionaisRegistro I030 - Termo de AberturaRegistro I050 - Plano de ContasRegistro I051 - Plano de Contas ReferencialRegistro I052 - Indicação dos Códigos de AglutinaçãoRegistro I075 - Tabela de Histórico PadronizadoRegistro I100 - Centro de CustosRegistro I150 - Saldos Periódicos - Identificação do PeríodoRegistro I155 - Detalhes dos Saldos PeriódicosRegistro I200 - Lançamento ContábilRegistro I250 - Partidas do Lançamento contábilRegistro I300 - Balancetes Diários - Identificação da DataRegistro I310 - Detalhes do Balancete DiárioRegistro I350 - Saldos das Contas de Resultado Antes do Encerramento - Identificação da DataRegistro I355 - Detalhes dos saldos das contas de resultado antes do encerramentoRegistro I500 - Parâmetros de Impressão/Visualização do Livro Razão Auxiliar com Leiaute ParametrizávelRegistro I510 - Definição dos Campos do Livro Razão Auxiliar com Leiaute ParametrizávelRegistro I550 - Detalhes do Livro Razão Auxiliar com Leiaute ParametrizávelRegistro I555 - Totais no Livro Razão Auxiliar com Leiaute ParametrizávelRegistro I990 - Encerramento do Bloco I
Bloco J - Demonstrações ContábeisRegistro J001 - Abertura do Bloco JRegistro J005 - Demonstrações ContábeisRegistro J100 - Balanço PatrimonialRegistro J150 - Demonstração do Resultado do ExercícioRegistro J800 - Outras InformaçõesRegistro J900 - termo de encerramento do livroRegistro J930 - Identificação dos signatários da escrituraçãoRegistro J990 - Encerramento do Bloco J
Bloco 9 - Controle e Encerramento do Arquivo DigitalRegistro 9001 - Abertura do Bloco 9Registro 9900 - Registros do arquivoRegistro 9990 - Encerramento do Bloco 9Registro 9999 - Encerramento do arquivo digital
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SILVA, Edna Lúcia; MENEZES, Estera Muszkat. Metodologia da Pesquisa e Elaboração de Dissertação. 3. ed. rev. e atua. Florianópolis: Laboratório de Ensino a Distância da UFSC, 2001. 121 p.
THOMPSON, Carlos. Informática e contabilidade: modernização fundamental. Revista brasileira de contabilidade. Brasília: CFC, ano XX, no.74, p.20-26, janeiro/março de 1991.
CONCLUSÃO
Neste trabalho percebemos o quanto a tecnologia da informação foi e é importante no segmento contábil, notamos que cada vez mais temos a necessidade de uma melhor qualidade nas informações relacionadas aos processos da empresas, principalmente na questão das informações contábeis. Também pudemos perceber que mesmo com todo este avanço da tecnologia nos processos empresariais, ainda estamos muito dependentes do raciocínio humano, pois mesmo com toda tecnologia dos softwares e sistemas, nenhum deles é capaz de oferecer flexibilidade e tratamento diferenciado para cada situação específica como o ser humano faz. Então percebemos que falta muito tempo para que o ser humano seja substituído pela máquina no mundo dos negócios.
Todos estes avanços tecnológicos trouxeram uma grande modificação nas nossas necessidades diárias, que estão a cada vez mais sendo satisfeitas por novos produtos e tecnologia que fazem com que o dia-a-dia dos profissionais, das empresas e da sociedade seja mais fácil. Esses avanços fizeram e fazem com que os profissionais da Contabilidade continuem sempre se aprimorando na área de tecnologia da informação e de capacitação para atuar de forma efetiva com novas ferramentas.
Todo o receio da era digital na contabilidade deu lugar para a curiosidade e para as descobertas. Hoje no ramo da contabilidade existem muitos aplicativos de grande relevância, que trouxeram e estão trazendo resultados cada vez mais surpreendentes para as empresas que investem em tecnologia. O contador consegue hoje ver e valorizar todas estas vantagens surgidas das evoluções, com o ganho de tempo em suas atividades, com maior qualidade dos serviços, com facilidades na execução das tarefas, com a recuperação das informações seguras, com a organização dos documentos, etc. Percebemos então que o profissional que não acompanhar toda esta evolução e não se manter atualizado estará totalmente fora do mercado.
Apesar de toda esta mudança no cenário contábil, nos processos, nos profissionais, foi com o SPED que podemos dizer que foi dado o maior passo junto à evolução tecnológica, para atingirmos a contabilidade na era digital.
Todos estes avanços tecnológicos trouxeram uma grande modificação nas nossas necessidades diárias, que estão a cada vez mais sendo satisfeitas por novos produtos e tecnologia que fazem com que o dia-a-dia dos profissionais, das empresas e da sociedade seja mais fácil. Esses avanços fizeram e fazem com que os profissionais da Contabilidade continuem sempre se aprimorando na área de tecnologia da informação e de capacitação para atuar de forma efetiva com novas ferramentas.
Todo o receio da era digital na contabilidade deu lugar para a curiosidade e para as descobertas. Hoje no ramo da contabilidade existem muitos aplicativos de grande relevância, que trouxeram e estão trazendo resultados cada vez mais surpreendentes para as empresas que investem em tecnologia. O contador consegue hoje ver e valorizar todas estas vantagens surgidas das evoluções, com o ganho de tempo em suas atividades, com maior qualidade dos serviços, com facilidades na execução das tarefas, com a recuperação das informações seguras, com a organização dos documentos, etc. Percebemos então que o profissional que não acompanhar toda esta evolução e não se manter atualizado estará totalmente fora do mercado.
Apesar de toda esta mudança no cenário contábil, nos processos, nos profissionais, foi com o SPED que podemos dizer que foi dado o maior passo junto à evolução tecnológica, para atingirmos a contabilidade na era digital.
5.3 SPED FISCAL – EFD
De acordo com a legislação o SPED FISCAL também é nomeado de Escrituração Fiscal Digital (EFD). O SPED FISCAL nada mais é que a substituição da forma tradicional de fazer as escriturações de documentos fiscais, dos registros de apuração de impostos (IPI – ICMS) sobre as operações e prestações que são praticadas pelo contribuinte e outras informações que são de interesse econômico-fiscais das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, pela forma de entrega de um arquivo digital.
Este arquivo digital será gerado através da base de dados da empresa, deverá estar de acordo com leiaute estabelecido em Ato COTEPE e conter a assinatura digital, ai então terá que ser submetido à importação e validação pelo PVA (Programa Validador e Assinador) e transmitido, via Internet, ao ambiente Sped.
5.3.1 Objetivos
Como a Escrituração Fiscal Digital – EFD é parte integrante do projeto SPED o qual é referente o Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007. Tem o objetivo de promover a integração dos fiscos federal, estaduais, municipais, e dos Órgãos de Controle buscando a padronização, racionalização e o compartilhamento das informações fiscais digitais, bem como a integração dos processos de escrituração fiscal, isto através da substituição do documento em meio físico (papel) por documento eletrônico com validade jurídica para todos os fins.
Para que estes objetivos sejam alcançados, existe um grande esforço na elaboração das especificações deste projeto dos Órgãos de Controle e de Fiscalização Tributária e dos representantes de empresas privada de diversos segmentos da vida econômica do País.
5.3.2 LEGISLAÇÃO
Foi através do Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006, acerca da instituição da Escrituração Fiscal Digital – EFD - em arquivo digital, que instituiu o uso obrigatório para os contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação – ICMS e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI.
Será obrigado o contribuinte gerar e manter o arquivo EFD para cada um de seus estabelecimentos, exceto a empresa tenha uma autorização do fisco estadual para centralização da escrita fiscal, contendo todas as informações dos períodos de apuração dos impostos. O contribuinte terá que guardar todos os documentos fiscais originais que foram utilizados para a formação do arquivo, de acordo com a legislação tributária levando em consideração a forma, prazos e também os requisitos de autenticidade e segurança que nela são previstos.
O contribuinte obrigado a EFD, a critério da unidade federada, fica dispensado das obrigações de entrega dos arquivos estabelecidos pelo Convênio ICMS 57/95. Só não será obrigado a entregar o EFD quem o fisco da unidade federada do contribuinte e a Secretaria da Receita Federal dispensar. Os contribuintes que estiverem enquadrados no Simples Nacional estão dispensados da entrega da EFD de acordo com a Legislação que rege o Simples Nacional.
O Convênio ICMS nº 143 foi que instituiu a Escrituração Fiscal Digital – EFD, houve os outros Ato COTEPES que fizeram várias alterações no Convênio até o mais recente Ato COTEPE ICMS nº 15 de 19 de março de 2009 - DOU 08/04/2009 o qual prorrogou a entrega do SPED FISCAL (janeiro/2009 á agosto/2009) para até 30 de setembro de 200, conforme demonstra a lista abaixo:
Ato COTEPE ICMS nº 15 de 19 de março de 2009 - DOU 08/04/2009 - Prorroga até 30 de setembro o prazo de entrega das EFD referentes aos períodos de apuração de janeiro a agosto de 2009.
Ajuste SINIEF 02, de 3 de abril de 2009 - DOU 08/04/2009 - Dispõe sobre a Escrituração Fiscal Digital.
Ato COTEPE/ICMS nº 01 de 07 de janeiro de 2009 - altera relação de contribuintes de que trata o Protocolo ICMS nº 77/2008.
Lista Atualizada Jan2009 Obrigados EFD 2009 - Relação das empresas obrigadas ao Sped Fiscal em janeiro de 2009.
Ato COTEPE/ICMS nº 45, de 21 de novembro de 2008 - Altera dispositivos do Ato COTEPE ICMS nº 09/08.
Ato COTEPE/ICMS nº 30, de 18 de setembro de 2008 – Altera dispositivos do Ato COTEPE ICMS nº 09/08.
Ato COTEPE/ICMS nº 19, de 23 de junho de 2008 - Altera dispositivos do Ato COTEPE nº 09/08.
Ato COTEPE/ICMS nº 09, de 18 de abril de 2008 - Dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da Escrituração Fiscal Digital - EFD.
Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 - Institui o Sistema Público de Escrituração Digital - Sped.
Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006 - Institui a Escrituração Fiscal Digital - EFD.
5.3.3 APLICAÇÃO E FUNCIONALIDADE
O arquivo digital do SPED FISCAL deverá ser gerado por um software especifico. Assim que gerado o arquivo digital, este deverá ser submetido a uma validação que é feito por um programa validador fornecido pelo SPED – Sistema Público de Escrituração Digital.
O conteúdo do arquivo deve obedecer às regras constantes no Ato Cotepe nº 9/2008 (alterado pelos Ato Cotepe nº 19/2008 e 30/2008) e respeitar as normas tributárias dos estados, Distrito Federal e da Secretaria da Receita Federal, aplicável aos documentos e informações fiscais de que trata a EFD.
O programa Validador e Assinador – PVA também tem outras funcionalidades como de digitação, alteração, assinatura digital da EFD, transmissão do arquivo, exclusão de arquivos, geração de cópia de segurança e sua restauração.
O processo para validação do EFD é feito via download, onde será verificada a consistência de todas as informações contidas no arquivo. Na seqüência das verificações é necessário que o arquivo seja assinado digitalmente. Só poderão assinar a EFD o e-PJ ou e-CNPJ que contenha a mesma base do CNPJ (8 primeiros caracteres) do estabelecimento, o e-PF ou e-CPF do seu representante legal da empresa no cadastro CNPJ ou a pessoa jurídica ou pessoa física com procuração eletrônica cadastrada no site da RFB, os quais já deverão possuir a credencial para assinatura eletrônica dada pela infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil conforme a Medida Provisória-2200-2, de 24 de agosto de 2001.
Como as regras hoje existentes são somente para verificação das consistências das informações, elas podem ser alteradas quando necessárias. Toda informação que o contribuinte tenha, deverá ser informada no arquivo, pois a omissão de qualquer informação acarretará em penalidades e a obrigatoriedade de reapresentação do arquivo.
Os arquivos do SPED FISCAL têm periodicidade mensal os quais deverão apresentar informações relativas há um mês civil ou fração, mesmo que as apurações dos impostos (ICMS e IPI) sejam efetuadas em períodos inferiores a um mês, segundo a legislação de cada imposto. Poderá ser transmitido em um mesmo arquivo digital mais de um período de apuração, caso estes pertençam ao mesmo mês civil. Sempre a data final que conste no registro deve ser o último dia do mesmo mês informado na data inicial ou a data de encerramento das atividades ou de qualquer outro fato que determine a paralisação das atividades daquele estabelecimento. A legislação estadual que definirá o prazo para transmissão da EFD.
Conforme o Convênio ICMS 143/06 os livros de Registros de Entradas, Registros de Saídas, Registros de Inventário, Registro de Apuração do IPI e Registro de Apuração do ICMS serão substituídos da escrituração impressa para a escrituração digital. Com esta substituição todas as unidades federadas onde estão localizadas as empresas que transmitirem o arquivo poderão ter acesso aos dados dos livros digitais. Caso uma empresa seja gerida por um regime especial, caberá a cada Unidade Federada adequá-la ao cenário do SPED FISCAL.
Caso não ocorra o cumprimento da entrega do arquivo digital do SPED já existe uma multa de R$ 5.000,00, além de ainda receber multas que vão de acordo com o que o estado determinar pela falta de escrituração do livro fiscal.
5.3.4 ESTRUTURA DO ARQUIVO FISCAL
As informações extraídas da base de dados do contribuinte deverão ser entregues ao fisco de forma organizada conforme o layout estabelecido. Estas informações, dentro de um arquivo tipo texto, estão organizadas em blocos (item 2.5.1 do Ato COTEPE/ICMS nº. 09, de 18 de abril de 2008) de informações que, por sua vez, estão organizados em registros de forma hierárquica.
O arquivo fiscal digital possui sete blocos, são eles: Bloco 0 que trata Abertura, Identificação e Referências, Bloco C que trata Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI), Bloco D que trata Documentos Fiscais II – Serviços (ICMS), Bloco E que trata Apuração do ICMS e do IPI, Bloco H que trata Inventário, Bloco 1 que trata Outras Informações, Bloco 9 que trata Controle e Encerramento do Arquivo Digital.
A disposição estrutural dos Blocos e de seus respectivos registros esta detalhada no ANEXO 3.
Existe um registro inicial (0000) e um registro final (9999), para cada bloco que deverá conter um registro de abertura, registros de dados e um registro de encerramento, fazendo referência a cada um deles com o agrupamento de documentos e de outras informações econômico-fiscais. A seqüência de apresentação dos blocos é obrigatória, o arquivo deverá ser iniciado com o bloco 0 e seus registros, na seqüência o bloco C e registros correspondentes, depois o bloco D e os outros, e, ao final, o bloco 9, que assim encerrará o arquivo da EFD. Cada bloco é composto por registros. Estes registros são compostos de vários campos, que deverão ser também apresentados de forma seqüencial conforme está estabelecido no leiaute do respectivo registro. Deverá conter todos os campos, mesmo que não tenha informação a ser prestada naquele campo (quando excluído um campo, acarreta em erro na estrutura do registro). Dentro da hierarquia, a ordem de apresentação dos registros é seqüencial e ascendente. Deverão constar no arquivo todos os registros com a observação de “Registro obrigatório”.
Este arquivo digital será gerado através da base de dados da empresa, deverá estar de acordo com leiaute estabelecido em Ato COTEPE e conter a assinatura digital, ai então terá que ser submetido à importação e validação pelo PVA (Programa Validador e Assinador) e transmitido, via Internet, ao ambiente Sped.
5.3.1 Objetivos
Como a Escrituração Fiscal Digital – EFD é parte integrante do projeto SPED o qual é referente o Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007. Tem o objetivo de promover a integração dos fiscos federal, estaduais, municipais, e dos Órgãos de Controle buscando a padronização, racionalização e o compartilhamento das informações fiscais digitais, bem como a integração dos processos de escrituração fiscal, isto através da substituição do documento em meio físico (papel) por documento eletrônico com validade jurídica para todos os fins.
Para que estes objetivos sejam alcançados, existe um grande esforço na elaboração das especificações deste projeto dos Órgãos de Controle e de Fiscalização Tributária e dos representantes de empresas privada de diversos segmentos da vida econômica do País.
5.3.2 LEGISLAÇÃO
Foi através do Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006, acerca da instituição da Escrituração Fiscal Digital – EFD - em arquivo digital, que instituiu o uso obrigatório para os contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação – ICMS e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI.
Será obrigado o contribuinte gerar e manter o arquivo EFD para cada um de seus estabelecimentos, exceto a empresa tenha uma autorização do fisco estadual para centralização da escrita fiscal, contendo todas as informações dos períodos de apuração dos impostos. O contribuinte terá que guardar todos os documentos fiscais originais que foram utilizados para a formação do arquivo, de acordo com a legislação tributária levando em consideração a forma, prazos e também os requisitos de autenticidade e segurança que nela são previstos.
O contribuinte obrigado a EFD, a critério da unidade federada, fica dispensado das obrigações de entrega dos arquivos estabelecidos pelo Convênio ICMS 57/95. Só não será obrigado a entregar o EFD quem o fisco da unidade federada do contribuinte e a Secretaria da Receita Federal dispensar. Os contribuintes que estiverem enquadrados no Simples Nacional estão dispensados da entrega da EFD de acordo com a Legislação que rege o Simples Nacional.
O Convênio ICMS nº 143 foi que instituiu a Escrituração Fiscal Digital – EFD, houve os outros Ato COTEPES que fizeram várias alterações no Convênio até o mais recente Ato COTEPE ICMS nº 15 de 19 de março de 2009 - DOU 08/04/2009 o qual prorrogou a entrega do SPED FISCAL (janeiro/2009 á agosto/2009) para até 30 de setembro de 200, conforme demonstra a lista abaixo:
Ato COTEPE ICMS nº 15 de 19 de março de 2009 - DOU 08/04/2009 - Prorroga até 30 de setembro o prazo de entrega das EFD referentes aos períodos de apuração de janeiro a agosto de 2009.
Ajuste SINIEF 02, de 3 de abril de 2009 - DOU 08/04/2009 - Dispõe sobre a Escrituração Fiscal Digital.
Ato COTEPE/ICMS nº 01 de 07 de janeiro de 2009 - altera relação de contribuintes de que trata o Protocolo ICMS nº 77/2008.
Lista Atualizada Jan2009 Obrigados EFD 2009 - Relação das empresas obrigadas ao Sped Fiscal em janeiro de 2009.
Ato COTEPE/ICMS nº 45, de 21 de novembro de 2008 - Altera dispositivos do Ato COTEPE ICMS nº 09/08.
Ato COTEPE/ICMS nº 30, de 18 de setembro de 2008 – Altera dispositivos do Ato COTEPE ICMS nº 09/08.
Ato COTEPE/ICMS nº 19, de 23 de junho de 2008 - Altera dispositivos do Ato COTEPE nº 09/08.
Ato COTEPE/ICMS nº 09, de 18 de abril de 2008 - Dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da Escrituração Fiscal Digital - EFD.
Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 - Institui o Sistema Público de Escrituração Digital - Sped.
Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006 - Institui a Escrituração Fiscal Digital - EFD.
5.3.3 APLICAÇÃO E FUNCIONALIDADE
O arquivo digital do SPED FISCAL deverá ser gerado por um software especifico. Assim que gerado o arquivo digital, este deverá ser submetido a uma validação que é feito por um programa validador fornecido pelo SPED – Sistema Público de Escrituração Digital.
O conteúdo do arquivo deve obedecer às regras constantes no Ato Cotepe nº 9/2008 (alterado pelos Ato Cotepe nº 19/2008 e 30/2008) e respeitar as normas tributárias dos estados, Distrito Federal e da Secretaria da Receita Federal, aplicável aos documentos e informações fiscais de que trata a EFD.
O programa Validador e Assinador – PVA também tem outras funcionalidades como de digitação, alteração, assinatura digital da EFD, transmissão do arquivo, exclusão de arquivos, geração de cópia de segurança e sua restauração.
O processo para validação do EFD é feito via download, onde será verificada a consistência de todas as informações contidas no arquivo. Na seqüência das verificações é necessário que o arquivo seja assinado digitalmente. Só poderão assinar a EFD o e-PJ ou e-CNPJ que contenha a mesma base do CNPJ (8 primeiros caracteres) do estabelecimento, o e-PF ou e-CPF do seu representante legal da empresa no cadastro CNPJ ou a pessoa jurídica ou pessoa física com procuração eletrônica cadastrada no site da RFB, os quais já deverão possuir a credencial para assinatura eletrônica dada pela infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil conforme a Medida Provisória-2200-2, de 24 de agosto de 2001.
Como as regras hoje existentes são somente para verificação das consistências das informações, elas podem ser alteradas quando necessárias. Toda informação que o contribuinte tenha, deverá ser informada no arquivo, pois a omissão de qualquer informação acarretará em penalidades e a obrigatoriedade de reapresentação do arquivo.
Os arquivos do SPED FISCAL têm periodicidade mensal os quais deverão apresentar informações relativas há um mês civil ou fração, mesmo que as apurações dos impostos (ICMS e IPI) sejam efetuadas em períodos inferiores a um mês, segundo a legislação de cada imposto. Poderá ser transmitido em um mesmo arquivo digital mais de um período de apuração, caso estes pertençam ao mesmo mês civil. Sempre a data final que conste no registro deve ser o último dia do mesmo mês informado na data inicial ou a data de encerramento das atividades ou de qualquer outro fato que determine a paralisação das atividades daquele estabelecimento. A legislação estadual que definirá o prazo para transmissão da EFD.
Conforme o Convênio ICMS 143/06 os livros de Registros de Entradas, Registros de Saídas, Registros de Inventário, Registro de Apuração do IPI e Registro de Apuração do ICMS serão substituídos da escrituração impressa para a escrituração digital. Com esta substituição todas as unidades federadas onde estão localizadas as empresas que transmitirem o arquivo poderão ter acesso aos dados dos livros digitais. Caso uma empresa seja gerida por um regime especial, caberá a cada Unidade Federada adequá-la ao cenário do SPED FISCAL.
Caso não ocorra o cumprimento da entrega do arquivo digital do SPED já existe uma multa de R$ 5.000,00, além de ainda receber multas que vão de acordo com o que o estado determinar pela falta de escrituração do livro fiscal.
5.3.4 ESTRUTURA DO ARQUIVO FISCAL
As informações extraídas da base de dados do contribuinte deverão ser entregues ao fisco de forma organizada conforme o layout estabelecido. Estas informações, dentro de um arquivo tipo texto, estão organizadas em blocos (item 2.5.1 do Ato COTEPE/ICMS nº. 09, de 18 de abril de 2008) de informações que, por sua vez, estão organizados em registros de forma hierárquica.
O arquivo fiscal digital possui sete blocos, são eles: Bloco 0 que trata Abertura, Identificação e Referências, Bloco C que trata Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI), Bloco D que trata Documentos Fiscais II – Serviços (ICMS), Bloco E que trata Apuração do ICMS e do IPI, Bloco H que trata Inventário, Bloco 1 que trata Outras Informações, Bloco 9 que trata Controle e Encerramento do Arquivo Digital.
A disposição estrutural dos Blocos e de seus respectivos registros esta detalhada no ANEXO 3.
Existe um registro inicial (0000) e um registro final (9999), para cada bloco que deverá conter um registro de abertura, registros de dados e um registro de encerramento, fazendo referência a cada um deles com o agrupamento de documentos e de outras informações econômico-fiscais. A seqüência de apresentação dos blocos é obrigatória, o arquivo deverá ser iniciado com o bloco 0 e seus registros, na seqüência o bloco C e registros correspondentes, depois o bloco D e os outros, e, ao final, o bloco 9, que assim encerrará o arquivo da EFD. Cada bloco é composto por registros. Estes registros são compostos de vários campos, que deverão ser também apresentados de forma seqüencial conforme está estabelecido no leiaute do respectivo registro. Deverá conter todos os campos, mesmo que não tenha informação a ser prestada naquele campo (quando excluído um campo, acarreta em erro na estrutura do registro). Dentro da hierarquia, a ordem de apresentação dos registros é seqüencial e ascendente. Deverão constar no arquivo todos os registros com a observação de “Registro obrigatório”.
5.3 SPED FISCAL – EFD
De acordo com a legislação o SPED FISCAL também é nomeado de Escrituração Fiscal Digital (EFD). O SPED FISCAL nada mais é que a substituição da forma tradicional de fazer as escriturações de documentos fiscais, dos registros de apuração de impostos (IPI – ICMS) sobre as operações e prestações que são praticadas pelo contribuinte e outras informações que são de interesse econômico-fiscais das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, pela forma de entrega de um arquivo digital.
Este arquivo digital será gerado através da base de dados da empresa, deverá estar de acordo com leiaute estabelecido em Ato COTEPE e conter a assinatura digital, ai então terá que ser submetido à importação e validação pelo PVA (Programa Validador e Assinador) e transmitido, via Internet, ao ambiente Sped.
5.3.1 Objetivos
Como a Escrituração Fiscal Digital – EFD é parte integrante do projeto SPED o qual é referente o Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007. Tem o objetivo de promover a integração dos fiscos federal, estaduais, municipais, e dos Órgãos de Controle buscando a padronização, racionalização e o compartilhamento das informações fiscais digitais, bem como a integração dos processos de escrituração fiscal, isto através da substituição do documento em meio físico (papel) por documento eletrônico com validade jurídica para todos os fins.
Para que estes objetivos sejam alcançados, existe um grande esforço na elaboração das especificações deste projeto dos Órgãos de Controle e de Fiscalização Tributária e dos representantes de empresas privada de diversos segmentos da vida econômica do País.
5.3.2 LEGISLAÇÃO
Foi através do Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006, acerca da instituição da Escrituração Fiscal Digital – EFD - em arquivo digital, que instituiu o uso obrigatório para os contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação – ICMS e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI.
Será obrigado o contribuinte gerar e manter o arquivo EFD para cada um de seus estabelecimentos, exceto a empresa tenha uma autorização do fisco estadual para centralização da escrita fiscal, contendo todas as informações dos períodos de apuração dos impostos. O contribuinte terá que guardar todos os documentos fiscais originais que foram utilizados para a formação do arquivo, de acordo com a legislação tributária levando em consideração a forma, prazos e também os requisitos de autenticidade e segurança que nela são previstos.
O contribuinte obrigado a EFD, a critério da unidade federada, fica dispensado das obrigações de entrega dos arquivos estabelecidos pelo Convênio ICMS 57/95. Só não será obrigado a entregar o EFD quem o fisco da unidade federada do contribuinte e a Secretaria da Receita Federal dispensar. Os contribuintes que estiverem enquadrados no Simples Nacional estão dispensados da entrega da EFD de acordo com a Legislação que rege o Simples Nacional.
O Convênio ICMS nº 143 foi que instituiu a Escrituração Fiscal Digital – EFD, houve os outros Ato COTEPES que fizeram várias alterações no Convênio até o mais recente Ato COTEPE ICMS nº 15 de 19 de março de 2009 - DOU 08/04/2009 o qual prorrogou a entrega do SPED FISCAL (janeiro/2009 á agosto/2009) para até 30 de setembro de 200, conforme demonstra a lista abaixo:
Ato COTEPE ICMS nº 15 de 19 de março de 2009 - DOU 08/04/2009 - Prorroga até 30 de setembro o prazo de entrega das EFD referentes aos períodos de apuração de janeiro a agosto de 2009.
Ajuste SINIEF 02, de 3 de abril de 2009 - DOU 08/04/2009 - Dispõe sobre a Escrituração Fiscal Digital.
Ato COTEPE/ICMS nº 01 de 07 de janeiro de 2009 - altera relação de contribuintes de que trata o Protocolo ICMS nº 77/2008.
Lista Atualizada Jan2009 Obrigados EFD 2009 - Relação das empresas obrigadas ao Sped Fiscal em janeiro de 2009.
Ato COTEPE/ICMS nº 45, de 21 de novembro de 2008 - Altera dispositivos do Ato COTEPE ICMS nº 09/08.
Ato COTEPE/ICMS nº 30, de 18 de setembro de 2008 – Altera dispositivos do Ato COTEPE ICMS nº 09/08.
Ato COTEPE/ICMS nº 19, de 23 de junho de 2008 - Altera dispositivos do Ato COTEPE nº 09/08.
Ato COTEPE/ICMS nº 09, de 18 de abril de 2008 - Dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da Escrituração Fiscal Digital - EFD.
Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 - Institui o Sistema Público de Escrituração Digital - Sped.
Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006 - Institui a Escrituração Fiscal Digital - EFD.
5.3.3 APLICAÇÃO E FUNCIONALIDADE
O arquivo digital do SPED FISCAL deverá ser gerado por um software especifico. Assim que gerado o arquivo digital, este deverá ser submetido a uma validação que é feito por um programa validador fornecido pelo SPED – Sistema Público de Escrituração Digital.
O conteúdo do arquivo deve obedecer às regras constantes no Ato Cotepe nº 9/2008 (alterado pelos Ato Cotepe nº 19/2008 e 30/2008) e respeitar as normas tributárias dos estados, Distrito Federal e da Secretaria da Receita Federal, aplicável aos documentos e informações fiscais de que trata a EFD.
O programa Validador e Assinador – PVA também tem outras funcionalidades como de digitação, alteração, assinatura digital da EFD, transmissão do arquivo, exclusão de arquivos, geração de cópia de segurança e sua restauração.
O processo para validação do EFD é feito via download, onde será verificada a consistência de todas as informações contidas no arquivo. Na seqüência das verificações é necessário que o arquivo seja assinado digitalmente. Só poderão assinar a EFD o e-PJ ou e-CNPJ que contenha a mesma base do CNPJ (8 primeiros caracteres) do estabelecimento, o e-PF ou e-CPF do seu representante legal da empresa no cadastro CNPJ ou a pessoa jurídica ou pessoa física com procuração eletrônica cadastrada no site da RFB, os quais já deverão possuir a credencial para assinatura eletrônica dada pela infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil conforme a Medida Provisória-2200-2, de 24 de agosto de 2001.
Como as regras hoje existentes são somente para verificação das consistências das informações, elas podem ser alteradas quando necessárias. Toda informação que o contribuinte tenha, deverá ser informada no arquivo, pois a omissão de qualquer informação acarretará em penalidades e a obrigatoriedade de reapresentação do arquivo.
Os arquivos do SPED FISCAL têm periodicidade mensal os quais deverão apresentar informações relativas há um mês civil ou fração, mesmo que as apurações dos impostos (ICMS e IPI) sejam efetuadas em períodos inferiores a um mês, segundo a legislação de cada imposto. Poderá ser transmitido em um mesmo arquivo digital mais de um período de apuração, caso estes pertençam ao mesmo mês civil. Sempre a data final que conste no registro deve ser o último dia do mesmo mês informado na data inicial ou a data de encerramento das atividades ou de qualquer outro fato que determine a paralisação das atividades daquele estabelecimento. A legislação estadual que definirá o prazo para transmissão da EFD.
Conforme o Convênio ICMS 143/06 os livros de Registros de Entradas, Registros de Saídas, Registros de Inventário, Registro de Apuração do IPI e Registro de Apuração do ICMS serão substituídos da escrituração impressa para a escrituração digital. Com esta substituição todas as unidades federadas onde estão localizadas as empresas que transmitirem o arquivo poderão ter acesso aos dados dos livros digitais. Caso uma empresa seja gerida por um regime especial, caberá a cada Unidade Federada adequá-la ao cenário do SPED FISCAL.
Caso não ocorra o cumprimento da entrega do arquivo digital do SPED já existe uma multa de R$ 5.000,00, além de ainda receber multas que vão de acordo com o que o estado determinar pela falta de escrituração do livro fiscal.
5.3.4 ESTRUTURA DO ARQUIVO FISCAL
As informações extraídas da base de dados do contribuinte deverão ser entregues ao fisco de forma organizada conforme o layout estabelecido. Estas informações, dentro de um arquivo tipo texto, estão organizadas em blocos (item 2.5.1 do Ato COTEPE/ICMS nº. 09, de 18 de abril de 2008) de informações que, por sua vez, estão organizados em registros de forma hierárquica.
O arquivo fiscal digital possui sete blocos, são eles: Bloco 0 que trata Abertura, Identificação e Referências, Bloco C que trata Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI), Bloco D que trata Documentos Fiscais II – Serviços (ICMS), Bloco E que trata Apuração do ICMS e do IPI, Bloco H que trata Inventário, Bloco 1 que trata Outras Informações, Bloco 9 que trata Controle e Encerramento do Arquivo Digital.
A disposição estrutural dos Blocos e de seus respectivos registros esta detalhada no ANEXO 3.
Existe um registro inicial (0000) e um registro final (9999), para cada bloco que deverá conter um registro de abertura, registros de dados e um registro de encerramento, fazendo referência a cada um deles com o agrupamento de documentos e de outras informações econômico-fiscais. A seqüência de apresentação dos blocos é obrigatória, o arquivo deverá ser iniciado com o bloco 0 e seus registros, na seqüência o bloco C e registros correspondentes, depois o bloco D e os outros, e, ao final, o bloco 9, que assim encerrará o arquivo da EFD. Cada bloco é composto por registros. Estes registros são compostos de vários campos, que deverão ser também apresentados de forma seqüencial conforme está estabelecido no leiaute do respectivo registro. Deverá conter todos os campos, mesmo que não tenha informação a ser prestada naquele campo (quando excluído um campo, acarreta em erro na estrutura do registro). Dentro da hierarquia, a ordem de apresentação dos registros é seqüencial e ascendente. Deverão constar no arquivo todos os registros com a observação de “Registro obrigatório”.
Este arquivo digital será gerado através da base de dados da empresa, deverá estar de acordo com leiaute estabelecido em Ato COTEPE e conter a assinatura digital, ai então terá que ser submetido à importação e validação pelo PVA (Programa Validador e Assinador) e transmitido, via Internet, ao ambiente Sped.
5.3.1 Objetivos
Como a Escrituração Fiscal Digital – EFD é parte integrante do projeto SPED o qual é referente o Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007. Tem o objetivo de promover a integração dos fiscos federal, estaduais, municipais, e dos Órgãos de Controle buscando a padronização, racionalização e o compartilhamento das informações fiscais digitais, bem como a integração dos processos de escrituração fiscal, isto através da substituição do documento em meio físico (papel) por documento eletrônico com validade jurídica para todos os fins.
Para que estes objetivos sejam alcançados, existe um grande esforço na elaboração das especificações deste projeto dos Órgãos de Controle e de Fiscalização Tributária e dos representantes de empresas privada de diversos segmentos da vida econômica do País.
5.3.2 LEGISLAÇÃO
Foi através do Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006, acerca da instituição da Escrituração Fiscal Digital – EFD - em arquivo digital, que instituiu o uso obrigatório para os contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação – ICMS e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI.
Será obrigado o contribuinte gerar e manter o arquivo EFD para cada um de seus estabelecimentos, exceto a empresa tenha uma autorização do fisco estadual para centralização da escrita fiscal, contendo todas as informações dos períodos de apuração dos impostos. O contribuinte terá que guardar todos os documentos fiscais originais que foram utilizados para a formação do arquivo, de acordo com a legislação tributária levando em consideração a forma, prazos e também os requisitos de autenticidade e segurança que nela são previstos.
O contribuinte obrigado a EFD, a critério da unidade federada, fica dispensado das obrigações de entrega dos arquivos estabelecidos pelo Convênio ICMS 57/95. Só não será obrigado a entregar o EFD quem o fisco da unidade federada do contribuinte e a Secretaria da Receita Federal dispensar. Os contribuintes que estiverem enquadrados no Simples Nacional estão dispensados da entrega da EFD de acordo com a Legislação que rege o Simples Nacional.
O Convênio ICMS nº 143 foi que instituiu a Escrituração Fiscal Digital – EFD, houve os outros Ato COTEPES que fizeram várias alterações no Convênio até o mais recente Ato COTEPE ICMS nº 15 de 19 de março de 2009 - DOU 08/04/2009 o qual prorrogou a entrega do SPED FISCAL (janeiro/2009 á agosto/2009) para até 30 de setembro de 200, conforme demonstra a lista abaixo:
Ato COTEPE ICMS nº 15 de 19 de março de 2009 - DOU 08/04/2009 - Prorroga até 30 de setembro o prazo de entrega das EFD referentes aos períodos de apuração de janeiro a agosto de 2009.
Ajuste SINIEF 02, de 3 de abril de 2009 - DOU 08/04/2009 - Dispõe sobre a Escrituração Fiscal Digital.
Ato COTEPE/ICMS nº 01 de 07 de janeiro de 2009 - altera relação de contribuintes de que trata o Protocolo ICMS nº 77/2008.
Lista Atualizada Jan2009 Obrigados EFD 2009 - Relação das empresas obrigadas ao Sped Fiscal em janeiro de 2009.
Ato COTEPE/ICMS nº 45, de 21 de novembro de 2008 - Altera dispositivos do Ato COTEPE ICMS nº 09/08.
Ato COTEPE/ICMS nº 30, de 18 de setembro de 2008 – Altera dispositivos do Ato COTEPE ICMS nº 09/08.
Ato COTEPE/ICMS nº 19, de 23 de junho de 2008 - Altera dispositivos do Ato COTEPE nº 09/08.
Ato COTEPE/ICMS nº 09, de 18 de abril de 2008 - Dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da Escrituração Fiscal Digital - EFD.
Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 - Institui o Sistema Público de Escrituração Digital - Sped.
Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006 - Institui a Escrituração Fiscal Digital - EFD.
5.3.3 APLICAÇÃO E FUNCIONALIDADE
O arquivo digital do SPED FISCAL deverá ser gerado por um software especifico. Assim que gerado o arquivo digital, este deverá ser submetido a uma validação que é feito por um programa validador fornecido pelo SPED – Sistema Público de Escrituração Digital.
O conteúdo do arquivo deve obedecer às regras constantes no Ato Cotepe nº 9/2008 (alterado pelos Ato Cotepe nº 19/2008 e 30/2008) e respeitar as normas tributárias dos estados, Distrito Federal e da Secretaria da Receita Federal, aplicável aos documentos e informações fiscais de que trata a EFD.
O programa Validador e Assinador – PVA também tem outras funcionalidades como de digitação, alteração, assinatura digital da EFD, transmissão do arquivo, exclusão de arquivos, geração de cópia de segurança e sua restauração.
O processo para validação do EFD é feito via download, onde será verificada a consistência de todas as informações contidas no arquivo. Na seqüência das verificações é necessário que o arquivo seja assinado digitalmente. Só poderão assinar a EFD o e-PJ ou e-CNPJ que contenha a mesma base do CNPJ (8 primeiros caracteres) do estabelecimento, o e-PF ou e-CPF do seu representante legal da empresa no cadastro CNPJ ou a pessoa jurídica ou pessoa física com procuração eletrônica cadastrada no site da RFB, os quais já deverão possuir a credencial para assinatura eletrônica dada pela infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil conforme a Medida Provisória-2200-2, de 24 de agosto de 2001.
Como as regras hoje existentes são somente para verificação das consistências das informações, elas podem ser alteradas quando necessárias. Toda informação que o contribuinte tenha, deverá ser informada no arquivo, pois a omissão de qualquer informação acarretará em penalidades e a obrigatoriedade de reapresentação do arquivo.
Os arquivos do SPED FISCAL têm periodicidade mensal os quais deverão apresentar informações relativas há um mês civil ou fração, mesmo que as apurações dos impostos (ICMS e IPI) sejam efetuadas em períodos inferiores a um mês, segundo a legislação de cada imposto. Poderá ser transmitido em um mesmo arquivo digital mais de um período de apuração, caso estes pertençam ao mesmo mês civil. Sempre a data final que conste no registro deve ser o último dia do mesmo mês informado na data inicial ou a data de encerramento das atividades ou de qualquer outro fato que determine a paralisação das atividades daquele estabelecimento. A legislação estadual que definirá o prazo para transmissão da EFD.
Conforme o Convênio ICMS 143/06 os livros de Registros de Entradas, Registros de Saídas, Registros de Inventário, Registro de Apuração do IPI e Registro de Apuração do ICMS serão substituídos da escrituração impressa para a escrituração digital. Com esta substituição todas as unidades federadas onde estão localizadas as empresas que transmitirem o arquivo poderão ter acesso aos dados dos livros digitais. Caso uma empresa seja gerida por um regime especial, caberá a cada Unidade Federada adequá-la ao cenário do SPED FISCAL.
Caso não ocorra o cumprimento da entrega do arquivo digital do SPED já existe uma multa de R$ 5.000,00, além de ainda receber multas que vão de acordo com o que o estado determinar pela falta de escrituração do livro fiscal.
5.3.4 ESTRUTURA DO ARQUIVO FISCAL
As informações extraídas da base de dados do contribuinte deverão ser entregues ao fisco de forma organizada conforme o layout estabelecido. Estas informações, dentro de um arquivo tipo texto, estão organizadas em blocos (item 2.5.1 do Ato COTEPE/ICMS nº. 09, de 18 de abril de 2008) de informações que, por sua vez, estão organizados em registros de forma hierárquica.
O arquivo fiscal digital possui sete blocos, são eles: Bloco 0 que trata Abertura, Identificação e Referências, Bloco C que trata Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI), Bloco D que trata Documentos Fiscais II – Serviços (ICMS), Bloco E que trata Apuração do ICMS e do IPI, Bloco H que trata Inventário, Bloco 1 que trata Outras Informações, Bloco 9 que trata Controle e Encerramento do Arquivo Digital.
A disposição estrutural dos Blocos e de seus respectivos registros esta detalhada no ANEXO 3.
Existe um registro inicial (0000) e um registro final (9999), para cada bloco que deverá conter um registro de abertura, registros de dados e um registro de encerramento, fazendo referência a cada um deles com o agrupamento de documentos e de outras informações econômico-fiscais. A seqüência de apresentação dos blocos é obrigatória, o arquivo deverá ser iniciado com o bloco 0 e seus registros, na seqüência o bloco C e registros correspondentes, depois o bloco D e os outros, e, ao final, o bloco 9, que assim encerrará o arquivo da EFD. Cada bloco é composto por registros. Estes registros são compostos de vários campos, que deverão ser também apresentados de forma seqüencial conforme está estabelecido no leiaute do respectivo registro. Deverá conter todos os campos, mesmo que não tenha informação a ser prestada naquele campo (quando excluído um campo, acarreta em erro na estrutura do registro). Dentro da hierarquia, a ordem de apresentação dos registros é seqüencial e ascendente. Deverão constar no arquivo todos os registros com a observação de “Registro obrigatório”.
5.2. SPED CONTÁBIL – ECD
Em cumprimento à legislação contábil e comercial, ao final de cada exercício, as empresas devem apurar seu resultado anual e demonstrar todas as suas movimentações contábeis em forma de livros. Atualmente, esses livros que contém demonstrativos como o Balanço Patrimonial, Diário e Razão devem ser impressos e entregues em sua forma física, devidamente encadernados para registro na Junta Comercial de sua jurisdição.
Com o objetivo de substituir esses livros impressos por arquivos eletrônicos, foi criado o Sistema de Escrituração Contábil Digital (ECD), também conhecido como Sped Contábil.
Os principais objetivos da implantação do SPED são diminuir as chances de sonegação, melhorar a praticidade e reduzir o montante de papel para ser armazenado. É, no final de tudo, mais um passo da contabilidade ao lado da evolução tecnológica, da contabilidade digital.
5.2.1 APLICAÇÃO E FUNCIONALIDADE
Através de seus sistemas contábeis, que deverá estar sempre atualizado, a empresa deverá fazer a geração de um arquivo digital, respeitando o formato e o leiaute pré-determinado pela Receita Federal. Esse arquivo deverá ser submetido a um programa fornecido pelo Sped, o PVA.
O PVA é um programa validador de arquivo, disponibilizado no site da Secretaria da Receita Federal para download. Esse programa irá validar a consistência do leiaute e das informações contidas no arquivo.
Com essa validação, serão apontadas as inconsistências que porventura existam no arquivo. Após a correção destas inconsistências, o arquivo deverá ser assinado digitalmente e transmitido via Internet para a Junta Comercial através do próprio PVA. Quando a transmissão for concluída, será gerado um recibo, que deve ser impresso e guardado para fins de comprovação de entrega.
Ao receber o arquivo, a Junta Comercial irá analisar o Livro Digital. Esta análise poderá gerar três situações: Autenticação do livro, indeferimento ou sob exigência.
A verificação do status do andamento da validação da Junta Comercial, poderá ser feita através do próprio PVA. Os termos que forem lavrados a respeito do livro digital pelo referido órgão, inclusive o termo de autenticação serão transmitidos automaticamente no momento da consulta do andamento no PVA.
É indicado que se faça sempre um backup dos arquivos enviados em local seguro para evitar seu extravio.
5.2.2 ABRANGÊNCIA
A Escrituração Contábil Digital, abrange os seguintes livros:
- Diário Geral, nomeado como Livro G no Sped;
- Diário com Escrituração Resumida, nomeado como Livro R no Sped;
- Diário Auxiliar, nomeado como Livro A no Sped;
- Razão Auxiliar, nomeado como Livro Z no Sped e
- Livro de Balancetes, Diários e Balanços, nomeado como Livro B no Sped;
Este último livro foi regulamentado apenas pelo Banco Central, pois só é encontrado em instituições financeiras.
A numeração destes livros deverá seguir a ordem seqüencial já existente.
Os dados entregues serão compartilhados pelos membros que terão acesso ao Sped e serão mantidos à disposição destes para consulta por um período de 06 anos.
Os membros da ECD são os seguintes: Banco Central do Brasil (BC), Comissão de Valores Mobiliários (CVM), Conselho Federal de Contabilidade (CFC), Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC), Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Superintendência de Seguros Privados (Susep), Secretarias de Estado da Fazenda (SEFAZ) e Secretarias de Finanças das Capitais.
5.2.3 OBRIGATORIEDADE
Através da Instrução Normativa nº 787 de 19 de dezembro de 2007, a Receita Federal do Brasil estabeleceu a obrigatoriedade da adoção à Escrituração Contábil Digital relativa ao fato gerador à partir de 01/01/2008, sua entrega deverá ser feita até o último dia útil de junho de 2009 pelas pessoas jurídicas sujeitas ao regime diferenciado. Já as pessoas jurídicas sujeitas ao Imposto de Renda com base no Lucro Real a obrigatoriedade se dá para fatos geradores à partir de 01/01/2009.
A ECD deverá ser transmitida anualmente até o último dia útil do mês de junho do ano calendário subseqüente do que se refere à escrituração.
O não cumprimento da entrega ocasionará multa de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) por mês calendário.
5.2.4 ESTRUTURA DO ARQUIVO CONTÁBIL
De acordo com o anexo 1 do Ato Declaratório Executivo Cofis 36, de 18 de dezembro de 2007, em relação ao leiaute do arquivo do ECD, temos a seguinte definição:
O Leiaute do Arquivo Escrituração Contábil Digital está organizado em blocos de informações referindo-se cada um deles a um agrupamento de documentos, livros ou guias. Estes blocos por sua vez estão organizados em registros que contém os dados.
A disposição estrutural dos Blocos e de seus respectivos registros esta detalhada no ANEXO 2.
Com o objetivo de substituir esses livros impressos por arquivos eletrônicos, foi criado o Sistema de Escrituração Contábil Digital (ECD), também conhecido como Sped Contábil.
Os principais objetivos da implantação do SPED são diminuir as chances de sonegação, melhorar a praticidade e reduzir o montante de papel para ser armazenado. É, no final de tudo, mais um passo da contabilidade ao lado da evolução tecnológica, da contabilidade digital.
5.2.1 APLICAÇÃO E FUNCIONALIDADE
Através de seus sistemas contábeis, que deverá estar sempre atualizado, a empresa deverá fazer a geração de um arquivo digital, respeitando o formato e o leiaute pré-determinado pela Receita Federal. Esse arquivo deverá ser submetido a um programa fornecido pelo Sped, o PVA.
O PVA é um programa validador de arquivo, disponibilizado no site da Secretaria da Receita Federal para download. Esse programa irá validar a consistência do leiaute e das informações contidas no arquivo.
Com essa validação, serão apontadas as inconsistências que porventura existam no arquivo. Após a correção destas inconsistências, o arquivo deverá ser assinado digitalmente e transmitido via Internet para a Junta Comercial através do próprio PVA. Quando a transmissão for concluída, será gerado um recibo, que deve ser impresso e guardado para fins de comprovação de entrega.
Ao receber o arquivo, a Junta Comercial irá analisar o Livro Digital. Esta análise poderá gerar três situações: Autenticação do livro, indeferimento ou sob exigência.
A verificação do status do andamento da validação da Junta Comercial, poderá ser feita através do próprio PVA. Os termos que forem lavrados a respeito do livro digital pelo referido órgão, inclusive o termo de autenticação serão transmitidos automaticamente no momento da consulta do andamento no PVA.
É indicado que se faça sempre um backup dos arquivos enviados em local seguro para evitar seu extravio.
5.2.2 ABRANGÊNCIA
A Escrituração Contábil Digital, abrange os seguintes livros:
- Diário Geral, nomeado como Livro G no Sped;
- Diário com Escrituração Resumida, nomeado como Livro R no Sped;
- Diário Auxiliar, nomeado como Livro A no Sped;
- Razão Auxiliar, nomeado como Livro Z no Sped e
- Livro de Balancetes, Diários e Balanços, nomeado como Livro B no Sped;
Este último livro foi regulamentado apenas pelo Banco Central, pois só é encontrado em instituições financeiras.
A numeração destes livros deverá seguir a ordem seqüencial já existente.
Os dados entregues serão compartilhados pelos membros que terão acesso ao Sped e serão mantidos à disposição destes para consulta por um período de 06 anos.
Os membros da ECD são os seguintes: Banco Central do Brasil (BC), Comissão de Valores Mobiliários (CVM), Conselho Federal de Contabilidade (CFC), Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC), Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Superintendência de Seguros Privados (Susep), Secretarias de Estado da Fazenda (SEFAZ) e Secretarias de Finanças das Capitais.
5.2.3 OBRIGATORIEDADE
Através da Instrução Normativa nº 787 de 19 de dezembro de 2007, a Receita Federal do Brasil estabeleceu a obrigatoriedade da adoção à Escrituração Contábil Digital relativa ao fato gerador à partir de 01/01/2008, sua entrega deverá ser feita até o último dia útil de junho de 2009 pelas pessoas jurídicas sujeitas ao regime diferenciado. Já as pessoas jurídicas sujeitas ao Imposto de Renda com base no Lucro Real a obrigatoriedade se dá para fatos geradores à partir de 01/01/2009.
A ECD deverá ser transmitida anualmente até o último dia útil do mês de junho do ano calendário subseqüente do que se refere à escrituração.
O não cumprimento da entrega ocasionará multa de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) por mês calendário.
5.2.4 ESTRUTURA DO ARQUIVO CONTÁBIL
De acordo com o anexo 1 do Ato Declaratório Executivo Cofis 36, de 18 de dezembro de 2007, em relação ao leiaute do arquivo do ECD, temos a seguinte definição:
O Leiaute do Arquivo Escrituração Contábil Digital está organizado em blocos de informações referindo-se cada um deles a um agrupamento de documentos, livros ou guias. Estes blocos por sua vez estão organizados em registros que contém os dados.
A disposição estrutural dos Blocos e de seus respectivos registros esta detalhada no ANEXO 2.
5.1 NOTA FISCAL ELETRÔNICA ( NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica é uma revolução que vem ocorrendo nos procedimentos das empresas junto ao fisco. A implantação da NF-e vem substituindo a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, para os contribuintes de ICMS e/ou IPI. Ela nada mais é que um documento fiscal emitido e armazenado eletronicamente, com sua existência apenas digital. Esta substituição da nota de papel tradicional pelo seu equivalente digital, tem sua validação jurídica através da assinatura digital do emitente.
Pode-se dizer que o conceito inicial da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) surgiu das próprias empresas, que enxergaram a necessidade de simplificar a forma de emissão das notas fiscais, colaborando para a redução de custos e também uma diminuição dos riscos nos processos que englobam a emissão, o arquivamento e também a consulta das mesmas, isto tanto para notas emitidas de serviços como de mercadorias.
Coube assim ao governo perceber que a necessidade das empresas na mudança do processo das notas fiscal, seria principalmente uma vantagem para ele mesmo, pois a fiscalização poderá começar a ser a distancia e em tempo real.
5.1.1 Base Legal
O projeto de implementação da Nota Fiscal Eletrônica começou com a Medida Provisória 2.200/01 (Art. 10 – Parágrafo 1º) depois passou para a Emenda Constitucional nº. 42 introduziu o Inciso XXII ao art. 37 da Constituição Federal – 19/12/2003 tiveram alguns ajustes: Ajuste SINIEF 03/2005 (17/08/2005), Ajuste SINIEF 07/2005 (30/09/2005) e Ato COTEPE 72/2005 (20/12/2005) e finalmente o Protocolo 10/07 (26/04/2007) estabeleceu a obrigatoriedade para o uso da nota fiscal eletrônica nos segmentos de distribuição de combustíveis e fabricação de cigarros a partir de Janeiro de 2008 aplicados nos seguintes Estados: Alagoas, Bahia, Ceará, Espírito Santo, Goiás, Maranhão, Mato Grosso, Minas Gerais, Pará, Rio Grande do Norte, Rio Grande do Sul, São Paulo e Sergipe. O Protocolo 30/07 (06/07/2007), então estabeleceu a adesão dos Estados da Paraíba, Paraná, Pernambuco, Rio de Janeiro, Rondônia, Santa Catarina e Tocantins e o Distrito Federal, ao mesmo. O Protocolo 43/07 (07/08/2007) estabeleceu a adesão dos Estados Amazonas e Mato Grosso do Sul, ao mesmo. Houve então o Ajuste SINIEF 08/2007 (28/09/2007) e depois o Protocolo 50/07 (08/10/2007) que estabeleceu a adesão do Estado do Piauí, ao mesmo. Todas as empresas que se credenciaram ao processo de nota fiscal eletrônica, estão obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica para todas as operações de venda, armazenagem, transferência, empréstimo, entre outras de todos os produtos.
5.1.2 Objetivo
Os principais objetivos da implantação do projeto NF-e é a padronização de comunicação eletrônica entre as empresas e a substituição do documento fiscal que é emitido em papel pelo digital, simplificando a administração e o armazenamento das notas fiscais e também as obrigações acessórias do contribuinte, permitindo que o Fisco possa fazer a fiscalização sobre operações e prestações tributadas pelo Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e pelo Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) em tempo real.
5.1.3 Aplicação e Funcionalidades - SEFAZ
Para que a empresa possa aderir a emissão da NF-e é necessário que seja feita a solicitação prévia do seu credenciamento ao estado que estiver inscrito como contribuinte do ICMS. O credenciamento opcional será vedado no caso de a empresa não utilizar sistema eletrônico de processamento de dados nas regras dos convênios ICMS 57/95 e 58/95. Já as empresas que forem obrigadas a utilizar a NF-e serão credenciadas automaticamente, independentes de atender as regras dos convênios ICMS 57/95 e 58/95.
A emissão da NF-e deverá ser feita por meio de um software, observando o leiaute estabelecido em Ato COTEPE. A geração do arquivo deverá ser feita em formato XML, contendo todas as informações fiscais da operação comercial e também a assinatura digital do emitente para que possa garantir a integridade dos dados. A assinatura digital utilizada no arquivo deverá estar de acordo com especificação técnica da SEFAZ.
Após a geração do arquivo o mesmo deve ser enviado pela Internet para a SEFAZ que irá realizar uma pré-validação das informações e retornará uma Autorização de Uso, sem esta a mercadoria não poderá transitar.
Quando a NF-e for enviada para a Secretaria da Fazenda a mesma irá validar as seguintes informações:
- Assinatura digital – para garantir a autoria da NF-e e sua integridade;
- Formato de campos – para garantir que não ocorram erros de preenchimento dos campos da NF-e (por exemplo, um campo valor preenchido com letras);
- Numeração da NF-e – para garantir que a mesma NF-e não seja recebida mais de uma vez. A seqüência numérica da NF-e, a qual é identificada como modelo 55, será independente da seqüência utilizada pelas notas fiscais 1 e 1A;
- Emitente autorizado – se a empresa emitente da NF-e está credenciada e autorizada a emitir NF-e na Secretaria da Fazenda;
- A regularidade fiscal do emitente – se o emissor está regularmente inscrito na Secretaria da Fazenda da unidade federada em que estiver localizado.
Se for identificada qualquer irregularidade em alguma dessas validações, o arquivo da NF-e será rejeitado, não será armazenado no banco de dados da SEFAZ e não receberá autorização de validade. Ao efetuar a rejeição serão indicados pela SEFAZ os erros ocorridos com suas respectivas mensagens para que o emitente possa efetuar a correção dos mesmos, e reenviar a NF-e. Caso o emitente tenha algum caso de irregularidade fiscal, a NF-e será denegada pela SEFAZ, onde o número da NF-e ficará gravado no banco de dados com status denegado, impedindo a sua reutilização.
O processo de autorização sendo a NF-e emitida individualmente ou em lote (observando os limites de tamanho entre 50 NF-e e 500KB por lote) leva em média um segundo, pois o sistema que faz a autorização tem estrutura para fazer o processamento de várias NF-e paralelamente, permitindo que a empresa possa receber autorização de diversas NF-e dentro do mesmo segundo. Em relação a autorização da NF-e em lote, em caso de rejeição de uma das notas, não haverá impacto sobre as demais, visto que a validação é feita individualmente.
Após a autorização os dados da NF-e ficarão disponíveis para consulta dos interessados que possuam a chave de acesso do documento eletrônico. Além de disponibilizar as informações da NF-e em sua página da internet, a SEFAZ terá a incumbência de enviar estes dados para a Receita Federal do Brasil e no caso de operações interestaduais enviará também para a SEFAZ do estado de destino. Para as operações de importação e exportação a informação será enviada para a unidade federada de desembaraço aduaneiro, já para operações nas áreas incentivadas a informação deverá ser transmitida para a Superintendência da Zona Franca de Manaus (SUFRAMA).
Para acompanhar a circulação da mercadoria será impressa uma única via da DANFE (Documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), contendo obrigatoriamente a chave de acesso para consulta da NF-e pela Internet e também o código de barras unidimensional que possibilitará captura e a confirmação de informações da NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira dos demais Estados. A geração, impressão e reimpressão de DANFE precisam obedecer ao leiaute e especificação técnica.
Caso exista a necessidade de uma emissão de NF-e com data retroativa existe um limite técnico para que seja liberada a autorização de 60 dias contados da data de emissão. Levando em consideração que a empresa não tenha nenhum impedimento fiscal, a NF-e poderá ser emitida no início do mês subseqüente, para que seja possível a apuração dos valores a serem documentados.
Não existe a possibilidade de fazer qualquer alteração na NF-e após o recebimento de autorização dada pela SEFAZ, pois qualquer modificação tornará invalida a assinatura digital. Mas em casos em que se fizer necessário a alteração de qualquer informação constante na NF-e o emitente dependendo da situação deverá se enquadrar nas seguintes possibilidades: cancelamento da NF-e, emissão de NF-e complementar, emissão de NF-e de ajuste ou ainda emissão da carta de correção complementar.
Estes procedimentos serão feitos através da geração de um arquivo XML com leiaute especifico que deverá ser transmitido a SEFAZ e receber a autorização da mesma para que esta tenha validade, levando em conta que a mercadoria não poderá estar em circulação. O prazo para o cancelamento de uma NF-e é de 168 horas (7 dias), contado a partir da autorização de uso. A consulta da NF-e cancelada deverá ser feita da mesma maneira da NF-e autorizada, através do site da SEFAZ.
A inutilização de um número de NF-e só será possível se este número ainda não tiver sido utilizado em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada), ou seja, só poderão ser inutilizados os números de NF-e que estiverem com quebra de seqüência. A comunicação da inutilidade da numeração da NF-e para SEFAZ deverá ser feita pelo emitente até o décimo dia do mês subseqüente.
Caso o emitente encontre problemas técnicos com a emissão de NF-e, este deverá seguir os procedimentos de contingência previstos na legislação. Em casos de contingência o envio deve ser feito Plano de Contingência através dos formulários de segurança ou pelo DANFE.
Hoje em dia encontramos os seguintes procedimentos de contingência:
- Autorização da NF-e pelo Sistema de Contingência do Ambiente Nacional – SCAN - nos casos de problemas técnicos no ambiente da SEFAZ é necessário a emissão do SCAN, que o emitente deverá ter solicitado previamente sua ativação. Neste caso a NF-e será gerada com os procedimentos normais, mas de diferenciando pela numeração de série que deverá ser de 900 a 999 que estão reservadas especificamente ao SCAN.
- Transmissão de Declaração Prévia de Emissão em Contingência – DPEC – Quando o emitente estiver com problemas e não conseguir fazer o procedimento normal da NF-e ele poderá se utilizar do DPEC mas terá que informar ao fisco através do Ambiente Nacional da NF-e, por site ou transmissão por web service algumas informações resumidas das NF-e que irá emitir em contingência.
- Impressão do DANFE em Formulário de Segurança para Impressão de Documentos Auxiliares - FS-DA- Ainda estão sendo aceitos Formulários de Segurança (FS) do Convênio ICMS 58/95. Mas a partir de 01 de agosto de 2009 as Administrações Tributárias irão autorizar apenas pedidos de aquisição de FS-DA, não aceitando mais pedidos de aquisição de FS do Conv. 58/95. Mas, as empresas ainda poderão continuar utilizando os formulários de segurança já autorizados até o término de seus estoques. Com a utilização do FS ou FS-DA, o DANFE deverá ser impresso em duas vias, uma para acompanhar a circulação das mercadorias, que deverá ser arquivada pelo destinatário durante o prazo decadencial e outra para o arquivo fiscal do emitente. O Ato COTEPE 33/08 determina que a empresa deve emitir o arquivo XML da NF-e, até 7 dias após a data de emissão da NF-e.
Para qualquer uma destas situações de contingência, o emitente deverá lavrar um termo no Livro Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6, registrando a data, a hora com minutos e segundos do seu início e seu término, a numeração e a série da primeira e da última NF-e geradas nesse período, identificando qual foi à situação de contingência utilizada.
5.1.4 Aplicação e Funcionalidades – Cliente
O emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, disponibilizar o arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário, observado leiaute e padrões técnicos definidos em Ato COTEPE. Com a emissão da NF-e o emitente poderá de comum acordo com o cliente, encontrar o melhor meio para disponibilizar o arquivo ao mesmo, seja por e-mail, por disponibilizar download do arquivo ou outro, não existem regras especificas para esta transmissão.
A confirmação do recebimento da mercadoria é feita na própria DANFE, onde existe um espaço especifico destinado a esta confirmação. Este espaço (canhoto) deverá ser destacado e entregue ao remetente. A comunicação de recusa da mercadoria poderá ocorrer com a emissão de uma nota fiscal eletrônica ou não de devolução ou o destinatário recusa a mercadoria registrando no verso do próprio DANFE.
Ao receber uma NF-e, o cliente deverá consultar sua validade, existência e autorização da mesma no site da SEFAZ autorizadora. Não existe a necessidade de se fazer a impressão de qualquer documento para se comprovar que efetuou a consulta.
Para efetuar a consulta, o cliente deverá acessar o Portal Nacional da NF-e ou o site da SEFAZ de origem, fornecer a chave de acesso da nota fiscal que consta no DANFE, que é composta pela UF, Ano/Mês, CNPJ, Modelo, Série, Número NF-e, Código Numérico e dígito verificador. Essa chave poderá ser digitada manualmente, capturada através de um leitor de código de barras unidimensional ou ainda carregada diretamente do arquivo eletrônico da NF-e. Os dados completos da NF-e estarão disponíveis para consulta durante o prazo de 180 dias após a recepção pela SEFAZ, após esse prazo, não estarão disponíveis as informações completas, irá constar apenas o número da NF-e, o CNPJ do emitente e do destinatário, valor e situação, estando disponíveis até o final do prazo decadencial.
Para as NF-e que tiverem sido emitidas em plano de contingência, as informações podem demorar até 168 horas para estarem disponíveis, já que esse é o prazo para o emitente regularizar a situação. Após esse prazo, se não houver a regularização destas informações, o cliente deve informar imediatamente o fato à sua unidade fazendária.
A utilização da NF-e é comum nas transações que envolvem empresas, no entanto, sua validade estende-se também à pessoa física, que irá receber o DANFE como comprovação do documento fiscal e poderá consultar suas informações normalmente pela internet.
5.1.5 Benefícios
A utilização da NF-e resulta em benefícios para todas as partes envolvidas: emissor, receptor, órgãos de administração tributária e para a sociedade.
Os benefícios proporcionados ao emissor refletem na redução de custos de aquisição de papel, impressão e de armazenamento dos documentos fiscais, facilitando a entrega das obrigações acessórias, já que não existirá mais a solicitação da AIDF e irá extinguir o extravio das notas.Também refletirá na economia de tempo dos caminhões em paradas nos Postos Fiscais de Fronteira. Proporcionará ainda um grande incentivo no relacionamento eletrônico com seus clientes.
Para o receptor, as vantagens oriundas da utilização da NF-e não são menores, já que não haverá a necessidade de digitação das notas fiscais, reduzindo os erros de escrituração, haverá a possibilidade de se fazer um planejamento antecipado da logística. Proporcionará ainda um grande incentivo no relacionamento eletrônico com seus fornecedores.
Os órgãos de administração tributária também irão gozar de benefícios, já que irão aperfeiçoar o controle de sua fiscalização, colaborando para o aumento da arrecadação de tributos, poderão compartilhar as informações reduzindo a repetição das mesmas, além de contar com as informações em tempo real. Como a relação entre o contribuinte e o fisco será muito mais transparente e confiável os crimes tributários serão praticamente impossíveis de ocorrerem.
A sociedade também irá compartilhar destas vantagens, pois irá se beneficiar do resultado sobre o combate a sonegação de impostos, bem como pela preservação do meio ambiente, já que haverá uma redução do consumo de papel.
5.1.6 Obrigatoriedade
Foi estabelecido pelo Protocolo ICMS 10/2007 (Anexo 1) a obrigatoriedade da emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para os setores relacionados à fabricação de cigarros e distribuição de combustíveis líquidos. Logo em seguida foram sancionados diversos outros protocolos, o mais atual é o Protocolo ICMS 04/2009.
Pode-se dizer que o conceito inicial da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) surgiu das próprias empresas, que enxergaram a necessidade de simplificar a forma de emissão das notas fiscais, colaborando para a redução de custos e também uma diminuição dos riscos nos processos que englobam a emissão, o arquivamento e também a consulta das mesmas, isto tanto para notas emitidas de serviços como de mercadorias.
Coube assim ao governo perceber que a necessidade das empresas na mudança do processo das notas fiscal, seria principalmente uma vantagem para ele mesmo, pois a fiscalização poderá começar a ser a distancia e em tempo real.
5.1.1 Base Legal
O projeto de implementação da Nota Fiscal Eletrônica começou com a Medida Provisória 2.200/01 (Art. 10 – Parágrafo 1º) depois passou para a Emenda Constitucional nº. 42 introduziu o Inciso XXII ao art. 37 da Constituição Federal – 19/12/2003 tiveram alguns ajustes: Ajuste SINIEF 03/2005 (17/08/2005), Ajuste SINIEF 07/2005 (30/09/2005) e Ato COTEPE 72/2005 (20/12/2005) e finalmente o Protocolo 10/07 (26/04/2007) estabeleceu a obrigatoriedade para o uso da nota fiscal eletrônica nos segmentos de distribuição de combustíveis e fabricação de cigarros a partir de Janeiro de 2008 aplicados nos seguintes Estados: Alagoas, Bahia, Ceará, Espírito Santo, Goiás, Maranhão, Mato Grosso, Minas Gerais, Pará, Rio Grande do Norte, Rio Grande do Sul, São Paulo e Sergipe. O Protocolo 30/07 (06/07/2007), então estabeleceu a adesão dos Estados da Paraíba, Paraná, Pernambuco, Rio de Janeiro, Rondônia, Santa Catarina e Tocantins e o Distrito Federal, ao mesmo. O Protocolo 43/07 (07/08/2007) estabeleceu a adesão dos Estados Amazonas e Mato Grosso do Sul, ao mesmo. Houve então o Ajuste SINIEF 08/2007 (28/09/2007) e depois o Protocolo 50/07 (08/10/2007) que estabeleceu a adesão do Estado do Piauí, ao mesmo. Todas as empresas que se credenciaram ao processo de nota fiscal eletrônica, estão obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica para todas as operações de venda, armazenagem, transferência, empréstimo, entre outras de todos os produtos.
5.1.2 Objetivo
Os principais objetivos da implantação do projeto NF-e é a padronização de comunicação eletrônica entre as empresas e a substituição do documento fiscal que é emitido em papel pelo digital, simplificando a administração e o armazenamento das notas fiscais e também as obrigações acessórias do contribuinte, permitindo que o Fisco possa fazer a fiscalização sobre operações e prestações tributadas pelo Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e pelo Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) em tempo real.
5.1.3 Aplicação e Funcionalidades - SEFAZ
Para que a empresa possa aderir a emissão da NF-e é necessário que seja feita a solicitação prévia do seu credenciamento ao estado que estiver inscrito como contribuinte do ICMS. O credenciamento opcional será vedado no caso de a empresa não utilizar sistema eletrônico de processamento de dados nas regras dos convênios ICMS 57/95 e 58/95. Já as empresas que forem obrigadas a utilizar a NF-e serão credenciadas automaticamente, independentes de atender as regras dos convênios ICMS 57/95 e 58/95.
A emissão da NF-e deverá ser feita por meio de um software, observando o leiaute estabelecido em Ato COTEPE. A geração do arquivo deverá ser feita em formato XML, contendo todas as informações fiscais da operação comercial e também a assinatura digital do emitente para que possa garantir a integridade dos dados. A assinatura digital utilizada no arquivo deverá estar de acordo com especificação técnica da SEFAZ.
Após a geração do arquivo o mesmo deve ser enviado pela Internet para a SEFAZ que irá realizar uma pré-validação das informações e retornará uma Autorização de Uso, sem esta a mercadoria não poderá transitar.
Quando a NF-e for enviada para a Secretaria da Fazenda a mesma irá validar as seguintes informações:
- Assinatura digital – para garantir a autoria da NF-e e sua integridade;
- Formato de campos – para garantir que não ocorram erros de preenchimento dos campos da NF-e (por exemplo, um campo valor preenchido com letras);
- Numeração da NF-e – para garantir que a mesma NF-e não seja recebida mais de uma vez. A seqüência numérica da NF-e, a qual é identificada como modelo 55, será independente da seqüência utilizada pelas notas fiscais 1 e 1A;
- Emitente autorizado – se a empresa emitente da NF-e está credenciada e autorizada a emitir NF-e na Secretaria da Fazenda;
- A regularidade fiscal do emitente – se o emissor está regularmente inscrito na Secretaria da Fazenda da unidade federada em que estiver localizado.
Se for identificada qualquer irregularidade em alguma dessas validações, o arquivo da NF-e será rejeitado, não será armazenado no banco de dados da SEFAZ e não receberá autorização de validade. Ao efetuar a rejeição serão indicados pela SEFAZ os erros ocorridos com suas respectivas mensagens para que o emitente possa efetuar a correção dos mesmos, e reenviar a NF-e. Caso o emitente tenha algum caso de irregularidade fiscal, a NF-e será denegada pela SEFAZ, onde o número da NF-e ficará gravado no banco de dados com status denegado, impedindo a sua reutilização.
O processo de autorização sendo a NF-e emitida individualmente ou em lote (observando os limites de tamanho entre 50 NF-e e 500KB por lote) leva em média um segundo, pois o sistema que faz a autorização tem estrutura para fazer o processamento de várias NF-e paralelamente, permitindo que a empresa possa receber autorização de diversas NF-e dentro do mesmo segundo. Em relação a autorização da NF-e em lote, em caso de rejeição de uma das notas, não haverá impacto sobre as demais, visto que a validação é feita individualmente.
Após a autorização os dados da NF-e ficarão disponíveis para consulta dos interessados que possuam a chave de acesso do documento eletrônico. Além de disponibilizar as informações da NF-e em sua página da internet, a SEFAZ terá a incumbência de enviar estes dados para a Receita Federal do Brasil e no caso de operações interestaduais enviará também para a SEFAZ do estado de destino. Para as operações de importação e exportação a informação será enviada para a unidade federada de desembaraço aduaneiro, já para operações nas áreas incentivadas a informação deverá ser transmitida para a Superintendência da Zona Franca de Manaus (SUFRAMA).
Para acompanhar a circulação da mercadoria será impressa uma única via da DANFE (Documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), contendo obrigatoriamente a chave de acesso para consulta da NF-e pela Internet e também o código de barras unidimensional que possibilitará captura e a confirmação de informações da NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira dos demais Estados. A geração, impressão e reimpressão de DANFE precisam obedecer ao leiaute e especificação técnica.
Caso exista a necessidade de uma emissão de NF-e com data retroativa existe um limite técnico para que seja liberada a autorização de 60 dias contados da data de emissão. Levando em consideração que a empresa não tenha nenhum impedimento fiscal, a NF-e poderá ser emitida no início do mês subseqüente, para que seja possível a apuração dos valores a serem documentados.
Não existe a possibilidade de fazer qualquer alteração na NF-e após o recebimento de autorização dada pela SEFAZ, pois qualquer modificação tornará invalida a assinatura digital. Mas em casos em que se fizer necessário a alteração de qualquer informação constante na NF-e o emitente dependendo da situação deverá se enquadrar nas seguintes possibilidades: cancelamento da NF-e, emissão de NF-e complementar, emissão de NF-e de ajuste ou ainda emissão da carta de correção complementar.
Estes procedimentos serão feitos através da geração de um arquivo XML com leiaute especifico que deverá ser transmitido a SEFAZ e receber a autorização da mesma para que esta tenha validade, levando em conta que a mercadoria não poderá estar em circulação. O prazo para o cancelamento de uma NF-e é de 168 horas (7 dias), contado a partir da autorização de uso. A consulta da NF-e cancelada deverá ser feita da mesma maneira da NF-e autorizada, através do site da SEFAZ.
A inutilização de um número de NF-e só será possível se este número ainda não tiver sido utilizado em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada), ou seja, só poderão ser inutilizados os números de NF-e que estiverem com quebra de seqüência. A comunicação da inutilidade da numeração da NF-e para SEFAZ deverá ser feita pelo emitente até o décimo dia do mês subseqüente.
Caso o emitente encontre problemas técnicos com a emissão de NF-e, este deverá seguir os procedimentos de contingência previstos na legislação. Em casos de contingência o envio deve ser feito Plano de Contingência através dos formulários de segurança ou pelo DANFE.
Hoje em dia encontramos os seguintes procedimentos de contingência:
- Autorização da NF-e pelo Sistema de Contingência do Ambiente Nacional – SCAN - nos casos de problemas técnicos no ambiente da SEFAZ é necessário a emissão do SCAN, que o emitente deverá ter solicitado previamente sua ativação. Neste caso a NF-e será gerada com os procedimentos normais, mas de diferenciando pela numeração de série que deverá ser de 900 a 999 que estão reservadas especificamente ao SCAN.
- Transmissão de Declaração Prévia de Emissão em Contingência – DPEC – Quando o emitente estiver com problemas e não conseguir fazer o procedimento normal da NF-e ele poderá se utilizar do DPEC mas terá que informar ao fisco através do Ambiente Nacional da NF-e, por site ou transmissão por web service algumas informações resumidas das NF-e que irá emitir em contingência.
- Impressão do DANFE em Formulário de Segurança para Impressão de Documentos Auxiliares - FS-DA- Ainda estão sendo aceitos Formulários de Segurança (FS) do Convênio ICMS 58/95. Mas a partir de 01 de agosto de 2009 as Administrações Tributárias irão autorizar apenas pedidos de aquisição de FS-DA, não aceitando mais pedidos de aquisição de FS do Conv. 58/95. Mas, as empresas ainda poderão continuar utilizando os formulários de segurança já autorizados até o término de seus estoques. Com a utilização do FS ou FS-DA, o DANFE deverá ser impresso em duas vias, uma para acompanhar a circulação das mercadorias, que deverá ser arquivada pelo destinatário durante o prazo decadencial e outra para o arquivo fiscal do emitente. O Ato COTEPE 33/08 determina que a empresa deve emitir o arquivo XML da NF-e, até 7 dias após a data de emissão da NF-e.
Para qualquer uma destas situações de contingência, o emitente deverá lavrar um termo no Livro Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6, registrando a data, a hora com minutos e segundos do seu início e seu término, a numeração e a série da primeira e da última NF-e geradas nesse período, identificando qual foi à situação de contingência utilizada.
5.1.4 Aplicação e Funcionalidades – Cliente
O emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, disponibilizar o arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário, observado leiaute e padrões técnicos definidos em Ato COTEPE. Com a emissão da NF-e o emitente poderá de comum acordo com o cliente, encontrar o melhor meio para disponibilizar o arquivo ao mesmo, seja por e-mail, por disponibilizar download do arquivo ou outro, não existem regras especificas para esta transmissão.
A confirmação do recebimento da mercadoria é feita na própria DANFE, onde existe um espaço especifico destinado a esta confirmação. Este espaço (canhoto) deverá ser destacado e entregue ao remetente. A comunicação de recusa da mercadoria poderá ocorrer com a emissão de uma nota fiscal eletrônica ou não de devolução ou o destinatário recusa a mercadoria registrando no verso do próprio DANFE.
Ao receber uma NF-e, o cliente deverá consultar sua validade, existência e autorização da mesma no site da SEFAZ autorizadora. Não existe a necessidade de se fazer a impressão de qualquer documento para se comprovar que efetuou a consulta.
Para efetuar a consulta, o cliente deverá acessar o Portal Nacional da NF-e ou o site da SEFAZ de origem, fornecer a chave de acesso da nota fiscal que consta no DANFE, que é composta pela UF, Ano/Mês, CNPJ, Modelo, Série, Número NF-e, Código Numérico e dígito verificador. Essa chave poderá ser digitada manualmente, capturada através de um leitor de código de barras unidimensional ou ainda carregada diretamente do arquivo eletrônico da NF-e. Os dados completos da NF-e estarão disponíveis para consulta durante o prazo de 180 dias após a recepção pela SEFAZ, após esse prazo, não estarão disponíveis as informações completas, irá constar apenas o número da NF-e, o CNPJ do emitente e do destinatário, valor e situação, estando disponíveis até o final do prazo decadencial.
Para as NF-e que tiverem sido emitidas em plano de contingência, as informações podem demorar até 168 horas para estarem disponíveis, já que esse é o prazo para o emitente regularizar a situação. Após esse prazo, se não houver a regularização destas informações, o cliente deve informar imediatamente o fato à sua unidade fazendária.
A utilização da NF-e é comum nas transações que envolvem empresas, no entanto, sua validade estende-se também à pessoa física, que irá receber o DANFE como comprovação do documento fiscal e poderá consultar suas informações normalmente pela internet.
5.1.5 Benefícios
A utilização da NF-e resulta em benefícios para todas as partes envolvidas: emissor, receptor, órgãos de administração tributária e para a sociedade.
Os benefícios proporcionados ao emissor refletem na redução de custos de aquisição de papel, impressão e de armazenamento dos documentos fiscais, facilitando a entrega das obrigações acessórias, já que não existirá mais a solicitação da AIDF e irá extinguir o extravio das notas.Também refletirá na economia de tempo dos caminhões em paradas nos Postos Fiscais de Fronteira. Proporcionará ainda um grande incentivo no relacionamento eletrônico com seus clientes.
Para o receptor, as vantagens oriundas da utilização da NF-e não são menores, já que não haverá a necessidade de digitação das notas fiscais, reduzindo os erros de escrituração, haverá a possibilidade de se fazer um planejamento antecipado da logística. Proporcionará ainda um grande incentivo no relacionamento eletrônico com seus fornecedores.
Os órgãos de administração tributária também irão gozar de benefícios, já que irão aperfeiçoar o controle de sua fiscalização, colaborando para o aumento da arrecadação de tributos, poderão compartilhar as informações reduzindo a repetição das mesmas, além de contar com as informações em tempo real. Como a relação entre o contribuinte e o fisco será muito mais transparente e confiável os crimes tributários serão praticamente impossíveis de ocorrerem.
A sociedade também irá compartilhar destas vantagens, pois irá se beneficiar do resultado sobre o combate a sonegação de impostos, bem como pela preservação do meio ambiente, já que haverá uma redução do consumo de papel.
5.1.6 Obrigatoriedade
Foi estabelecido pelo Protocolo ICMS 10/2007 (Anexo 1) a obrigatoriedade da emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para os setores relacionados à fabricação de cigarros e distribuição de combustíveis líquidos. Logo em seguida foram sancionados diversos outros protocolos, o mais atual é o Protocolo ICMS 04/2009.
5 SPED – SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL
Diante da dificuldade encontrada pelos órgãos tributários na padronização dos registros e na fiscalização das movimentações contábeis e fiscais das empresas, a Receita Federal se valeu da tecnologia da informação e criou o SPED – Sistema Público de Escrituração Digital. O SPED traz uma interação muito grande entre as entidades empresariais e o fisco, pois este terá acesso a todo o banco de dados eletrônico em tempo real e de forma muito rápida, possibilitando assim maior controle, fiscalização e confronto de dados de forma simultânea.
A Emenda constitucional nº 42, aprovada em 19 de dezembro de 2003, introduziu o Inciso XXII ao art. 37 da Constituição Federal, que determina às administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios atuarem de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais.
Em agosto de 2005, no evento do II ENAT - Encontro Nacional de Administradores Tributários, em São Paulo, o Secretário da Receita Federal, os Secretários de Fazenda dos Estados e Distrito Federal, e os representantes das Secretarias de Finanças dos municípios das Capitais, buscando dar efetividade aos trabalhos de intercâmbio entre os mesmos, assinaram os Protocolos de Cooperação nº 02 e nº 03, com o objetivo de desenvolver e implantar o Sistema Público de Escrituração Digital e a Nota Fiscal Eletrônica.
O Sistema Público de Escrituração Digital é parte do Projeto de Modernização da Administração Tributária e Aduaneira (PMATA), que participam da implantação de novos processos junto de sistemas de informação integrados, tecnologia da informação e infra-estrutura logística adequados.
O SPED tem como objetivos, entre outros: Promover à integração dos fiscos, mediante a padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais, racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores e tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica.
A Emenda constitucional nº 42, aprovada em 19 de dezembro de 2003, introduziu o Inciso XXII ao art. 37 da Constituição Federal, que determina às administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios atuarem de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais.
Em agosto de 2005, no evento do II ENAT - Encontro Nacional de Administradores Tributários, em São Paulo, o Secretário da Receita Federal, os Secretários de Fazenda dos Estados e Distrito Federal, e os representantes das Secretarias de Finanças dos municípios das Capitais, buscando dar efetividade aos trabalhos de intercâmbio entre os mesmos, assinaram os Protocolos de Cooperação nº 02 e nº 03, com o objetivo de desenvolver e implantar o Sistema Público de Escrituração Digital e a Nota Fiscal Eletrônica.
O Sistema Público de Escrituração Digital é parte do Projeto de Modernização da Administração Tributária e Aduaneira (PMATA), que participam da implantação de novos processos junto de sistemas de informação integrados, tecnologia da informação e infra-estrutura logística adequados.
O SPED tem como objetivos, entre outros: Promover à integração dos fiscos, mediante a padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais, racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores e tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica.
4.3 Segurança da Informação
Tempos atrás, o único meio de disposição dos documentos contábeis e fiscais era o papel. A autenticidade destes documentos era verificada mediante assinatura manuscrita.
Conforme vimos no decorrer deste trabalho acadêmico, a forma de disposição destes documentos deixou de ser em papel, passando a ser disposta em meio digital. Consequentemente a forma de verificação de autenticidade destes documentos também foi alterada.
Para assegurar a confiabilidade destes documentos digitais é necessário o atendimento a alguns requisitos básicos. Um destes requisitos é a exigência de que toda a informação contida nos documentos seja disponibilizada de forma que possa ser consultada em sua exatidão posteriormente, mantendo sua consistência utilizando-se de meios que impossibilitem alteração após sua emissão oficial. Outro requisito é a identificação da procedência, através da comprovação de que um responsável aprovou a consistência da informação contida no documento.
Para documentos que devem ser transmitido eletronicamente é exigido além dos requisitos anteriores, a utilização obrigatória da certificação digital.
A certificação digital substitui a assinatura manuscrita dos documentos, é utilizado para conectar uma entidade a uma chave pública. Consiste em um certificado virtual, com uma assinatura digital para atestar a consistência e veracidade de um documento eletrônico.
Seu principal objetivo é garantir total segurança ás transações eletrônicas, já que a certificação é uma identificação do usuário. Além de proporcionar segurança a certificação digital ocasiona maior praticidade nas atividades on-line.
Para se entender a composição de um certificado digital, é necessário ter claramente definido quais são as partes envolvidas: usuário, receptor e entidade certificadora.
O usuário pode ser pessoa física ou jurídica titular do e-CPF ou e-CNPJ, respectivamente, ou ainda de outro certificado que seja exigido.
O receptor é o órgão que ira receber o documento eletrônico atestado pelo certificado digital. Como exemplos temos a Receita Federal do Brasil, os bancos e outras entidades como os cartórios.
A entidade certificadora é o emissor autorizado do certificado digital, que também assina o arquivo assegurando sua validade. Os certificados com validade perante RFB devem ser emitidos pela ICP-Brasil ( Infra-estrutura de chaves públicas brasileira).
O certificado digital é um arquivo eletrônico que possui as informações referentes à identificação do usuário e também contém uma chave única, que caracteriza a entidade ou pessoa.
As informações são dispostas no arquivo através de campos fixos. Os campos normalmente são os seguintes:
- Informações referentes à identificação do usuário (nome, email, CPF/CNPJ, PIS etc).
- A chave pública que caracteriza o usuário.
- O período de validade.
- A assinatura da entidade certificadora.
Quando se executa uma transação utilizando o certificado digital, o receptor verifica cada um dos campos do arquivo, identificando de forma segura e confiável a autenticidade da origem das informações recebidas. A assinatura de documentos eletrônicos utilizando a certificação digital garante a identificação, autenticação, integridade, sigilo e ainda tem plena validade jurídica.
Normalmente, o arquivo que contem o certificado é armazenado em um meio físico, que pode ser um tokem, ou um smat-card ou outro.
A transmissão da assinatura digital é feita através de uma conexão de internet que utilize um protocolo de criptografia seguro.
A definição das regras de utilização de certificados digitais no Brasil, foi instituída pela Medida Provisória nº. 2.200-2, de 24 de agosto de 2001 regendo os aspectos legais e aspectos necessários para uma entidade se tornar uma entidade certificadora.
A pessoa física ou jurídica que desejar adquirir um certificado digital deve fazer à comunicação a entidade certificadora que ira gerar um par de chaves criptográficas (uma chave pública e uma chave privada). Em seguida é gerado o arquivo chamado de certificado digital, composto pela chave pública, chave privada e informações de identificação. Seguindo esta etapa é necessário o comparecimento físico do responsável pelo certificado para que as autoridades de registro (AR) façam o reconhecimento presencial das pessoas que fizeram a solicitação do certificado digital.
Se for descoberto que a chave foi comprometida ou se alguma informação entre uma entidade e a sua chave pública estiver incorreta ou tiver sido alterada o certificado digital poderá ser revogado. A maneira de conferir a validade de um certificado é fazer uma consulta a uma entidade certificadora usando o Online Certificate Status Protocol (OCSP) para verificar o status de um certificado específico.
Conforme vimos no decorrer deste trabalho acadêmico, a forma de disposição destes documentos deixou de ser em papel, passando a ser disposta em meio digital. Consequentemente a forma de verificação de autenticidade destes documentos também foi alterada.
Para assegurar a confiabilidade destes documentos digitais é necessário o atendimento a alguns requisitos básicos. Um destes requisitos é a exigência de que toda a informação contida nos documentos seja disponibilizada de forma que possa ser consultada em sua exatidão posteriormente, mantendo sua consistência utilizando-se de meios que impossibilitem alteração após sua emissão oficial. Outro requisito é a identificação da procedência, através da comprovação de que um responsável aprovou a consistência da informação contida no documento.
Para documentos que devem ser transmitido eletronicamente é exigido além dos requisitos anteriores, a utilização obrigatória da certificação digital.
A certificação digital substitui a assinatura manuscrita dos documentos, é utilizado para conectar uma entidade a uma chave pública. Consiste em um certificado virtual, com uma assinatura digital para atestar a consistência e veracidade de um documento eletrônico.
Seu principal objetivo é garantir total segurança ás transações eletrônicas, já que a certificação é uma identificação do usuário. Além de proporcionar segurança a certificação digital ocasiona maior praticidade nas atividades on-line.
Para se entender a composição de um certificado digital, é necessário ter claramente definido quais são as partes envolvidas: usuário, receptor e entidade certificadora.
O usuário pode ser pessoa física ou jurídica titular do e-CPF ou e-CNPJ, respectivamente, ou ainda de outro certificado que seja exigido.
O receptor é o órgão que ira receber o documento eletrônico atestado pelo certificado digital. Como exemplos temos a Receita Federal do Brasil, os bancos e outras entidades como os cartórios.
A entidade certificadora é o emissor autorizado do certificado digital, que também assina o arquivo assegurando sua validade. Os certificados com validade perante RFB devem ser emitidos pela ICP-Brasil ( Infra-estrutura de chaves públicas brasileira).
O certificado digital é um arquivo eletrônico que possui as informações referentes à identificação do usuário e também contém uma chave única, que caracteriza a entidade ou pessoa.
As informações são dispostas no arquivo através de campos fixos. Os campos normalmente são os seguintes:
- Informações referentes à identificação do usuário (nome, email, CPF/CNPJ, PIS etc).
- A chave pública que caracteriza o usuário.
- O período de validade.
- A assinatura da entidade certificadora.
Quando se executa uma transação utilizando o certificado digital, o receptor verifica cada um dos campos do arquivo, identificando de forma segura e confiável a autenticidade da origem das informações recebidas. A assinatura de documentos eletrônicos utilizando a certificação digital garante a identificação, autenticação, integridade, sigilo e ainda tem plena validade jurídica.
Normalmente, o arquivo que contem o certificado é armazenado em um meio físico, que pode ser um tokem, ou um smat-card ou outro.
A transmissão da assinatura digital é feita através de uma conexão de internet que utilize um protocolo de criptografia seguro.
A definição das regras de utilização de certificados digitais no Brasil, foi instituída pela Medida Provisória nº. 2.200-2, de 24 de agosto de 2001 regendo os aspectos legais e aspectos necessários para uma entidade se tornar uma entidade certificadora.
A pessoa física ou jurídica que desejar adquirir um certificado digital deve fazer à comunicação a entidade certificadora que ira gerar um par de chaves criptográficas (uma chave pública e uma chave privada). Em seguida é gerado o arquivo chamado de certificado digital, composto pela chave pública, chave privada e informações de identificação. Seguindo esta etapa é necessário o comparecimento físico do responsável pelo certificado para que as autoridades de registro (AR) façam o reconhecimento presencial das pessoas que fizeram a solicitação do certificado digital.
Se for descoberto que a chave foi comprometida ou se alguma informação entre uma entidade e a sua chave pública estiver incorreta ou tiver sido alterada o certificado digital poderá ser revogado. A maneira de conferir a validade de um certificado é fazer uma consulta a uma entidade certificadora usando o Online Certificate Status Protocol (OCSP) para verificar o status de um certificado específico.
4.2 ERP
Como vimos no item 4.1, cada empresa geralmente desenvolve diversos sistemas com a finalidade de atender requisitos específicos de cada uma das várias unidades de negócio que possui. Por exemplo, o departamento de produção utiliza um sistema próprio e o departamento de vendas utiliza outro. Dessa forma, a informação fica dividida entre diferentes sistemas.
A adoção da utilização destes vários sistemas individuais faz com que todas as informações se disponham de forma fragmentada, ocasionando pontos de atenção (que podem se tornar problemáticos), como a grande complexidade que ocasionará na consolidação das informações geradas por cada área e a grande quantidade de informações redundantes que serão armazenadas em cada um dos sistemas, sem mencionar o retrabalho. Com a finalidade de preencher estas e outras lacunas existentes na utilização de sistemas de processamento de dados, surgiram os s sistemas ERP’s.
4.2.1 Surgimento
São sistemas Empresariais Integrados chamados ERP, no inglês Enterprise Resource Planning.
O ERP surgiu partindo de um outro sistema chamado MRP (Material Resource Planning). A partir das funcionalidades já existentes nesse MRP, acrescentaram-se ainda funções de programação mestre da produção, cálculo grosseiro de necessidades de capacidade, cálculo detalhado de necessidade de capacidade, controle do chão de fábrica, controle de compras e, mais recentemente, Sales & Operations Planning.
Com a utilização destas novas funcionalidades, os sistemas MRP que atendiam apenas as necessidades de informação referentes ao cálculo da necessidade de materiais, passaram a às necessidades de informação para a tomada de decisão gerencial. O MRP passou, então, a ser chamado de MRP II (Manufacturing Resource Planning - Planejamento de Recursos de Manufatura).
Os fornecedores, que ainda enxergavam uma oportunidade de aperfeiçoamento da ferramenta, desenvolveram módulos adicionais, integrados aos módulos de manufatura, mas com escopo que ultrapassa os limites da manufatura.
Como exemplo, foi criado os módulos de Gerenciamento dos Recursos Humanos, Vendas e Distribuição, Finanças e Controladoria, entre outros. Esses novos sistemas, com capacidade de suportar as necessidades de informação para todas as áreas organizacionais, são os sistemas ERP.
Este sistema integrado permite a execução de tarefas destinadas ao controle de processos de forma sincronizada (por diversas áreas e diversos usuários) em tempo real. Praticamente todas as áreas de uma organização podem ser abrangidas pelo ERP.
4.2.2 Descrição
O ERP é estruturalmente dividido em módulos que interligam todas as áreas envolvidas no negócio: finanças, contabilidade, RH, produção, marketing, vendas, etc, que são padronizados levando em consideração a legislação pertinente. Atualmente ainda podemos contar com outros módulos não tradicionais, como o CRM (Cistomer Relationship Management) que é uma ferramenta para auxiliar o gerenciamento do relacionamento com o cliente, o BI (Business Inteligence) que é uma ferramenta para gerar relatórios de apoio direto à tomada de decisão e o Supply Chain, que é uma ferramenta de integração da cadeia de fornecedores pela web.
O Sistema Integrado permite que todas as transações efetuadas por qualquer uma das áreas da empresa, sejam contabilizadas automaticamente de forma integrada, desde que tenha sido devidamente programada para assim procederem.
As informações das diversas áreas abrangidas pelo ERP ficam armazenadas em uma base de dados única, podendo ser acessada e manipulada por todos os módulos. A figura abaixo demonstra a estrutura de funcionamento de um Sistema ERP.
A adoção da utilização destes vários sistemas individuais faz com que todas as informações se disponham de forma fragmentada, ocasionando pontos de atenção (que podem se tornar problemáticos), como a grande complexidade que ocasionará na consolidação das informações geradas por cada área e a grande quantidade de informações redundantes que serão armazenadas em cada um dos sistemas, sem mencionar o retrabalho. Com a finalidade de preencher estas e outras lacunas existentes na utilização de sistemas de processamento de dados, surgiram os s sistemas ERP’s.
4.2.1 Surgimento
São sistemas Empresariais Integrados chamados ERP, no inglês Enterprise Resource Planning.
O ERP surgiu partindo de um outro sistema chamado MRP (Material Resource Planning). A partir das funcionalidades já existentes nesse MRP, acrescentaram-se ainda funções de programação mestre da produção, cálculo grosseiro de necessidades de capacidade, cálculo detalhado de necessidade de capacidade, controle do chão de fábrica, controle de compras e, mais recentemente, Sales & Operations Planning.
Com a utilização destas novas funcionalidades, os sistemas MRP que atendiam apenas as necessidades de informação referentes ao cálculo da necessidade de materiais, passaram a às necessidades de informação para a tomada de decisão gerencial. O MRP passou, então, a ser chamado de MRP II (Manufacturing Resource Planning - Planejamento de Recursos de Manufatura).
Os fornecedores, que ainda enxergavam uma oportunidade de aperfeiçoamento da ferramenta, desenvolveram módulos adicionais, integrados aos módulos de manufatura, mas com escopo que ultrapassa os limites da manufatura.
Como exemplo, foi criado os módulos de Gerenciamento dos Recursos Humanos, Vendas e Distribuição, Finanças e Controladoria, entre outros. Esses novos sistemas, com capacidade de suportar as necessidades de informação para todas as áreas organizacionais, são os sistemas ERP.
Este sistema integrado permite a execução de tarefas destinadas ao controle de processos de forma sincronizada (por diversas áreas e diversos usuários) em tempo real. Praticamente todas as áreas de uma organização podem ser abrangidas pelo ERP.
4.2.2 Descrição
O ERP é estruturalmente dividido em módulos que interligam todas as áreas envolvidas no negócio: finanças, contabilidade, RH, produção, marketing, vendas, etc, que são padronizados levando em consideração a legislação pertinente. Atualmente ainda podemos contar com outros módulos não tradicionais, como o CRM (Cistomer Relationship Management) que é uma ferramenta para auxiliar o gerenciamento do relacionamento com o cliente, o BI (Business Inteligence) que é uma ferramenta para gerar relatórios de apoio direto à tomada de decisão e o Supply Chain, que é uma ferramenta de integração da cadeia de fornecedores pela web.
O Sistema Integrado permite que todas as transações efetuadas por qualquer uma das áreas da empresa, sejam contabilizadas automaticamente de forma integrada, desde que tenha sido devidamente programada para assim procederem.
As informações das diversas áreas abrangidas pelo ERP ficam armazenadas em uma base de dados única, podendo ser acessada e manipulada por todos os módulos. A figura abaixo demonstra a estrutura de funcionamento de um Sistema ERP.
A automatização de atividades tem atingido praticamente todos os setores. Por não ser destinado a um ramo específico, o ERP tem característica configurável, ou seja, pode ser adaptado a diversos ramos, como por exemplo, farmacêutico, petróleo, bebidas, etc, atendendo às necessidades específicas de cada empresa.
O processo de implementação de um ERP não pode ser encarado como uma simples mudança. É um processo complexo que pode levar meses e irá redesenhar todos os procedimentos de todas as áreas envolvidas, por este motivo, os benefícios trazidos pela utilização do ERP, só podem ser medidos após a finalização da implementação.
Pelo fato do ERP integrar todos os departamentos, ele possibilita a geração de relatórios diários para controle de diversas situações que são de importância para a empresa como: relação de clientes inadimplentes, margem de lucro por produto, relação de equipamentos obsoletos, dentre outras. Ainda por conta da integração, a utilização do ERP elimina a redigitação das informações, pois assim sendo, quando digitado um dado este ficará disponível em todo sistema, reduzindo o custo e tempo operacional e diminuindo a probabilidade de erros. O ERP é uma ferramenta que vem apoiar os processos das empresas, mas só terá êxito se for utilizado corretamente.
4.2.3 Impacto da utilização
Os módulos operacionais dentro de um ERP trabalham de forma padronizada, fazendo com que uma vez que o usuário se familiarize com um módulo, poderá aprender os demais de forma rápida e fácil. Os módulos são acessados através de menus que exigem senha com o perfil do usuário, o qual poderá ter restrição ou liberação de acesso de acordo com suas atividades.
Assim como qualquer sistema, o ERP apresenta vantagens e desvantagens.
4.2.3.1 Vantagens
Com a adoção da utilização de um ERP em suas operações, as atividades de cada área serão automatizadas e padronizadas, resultando nas seguintes vantagens: Redução da quantidade de sistemas, registro em tempo real, visão global das operações da empresa, eliminação do retrabalho, eficiência e redução de custos administrativos, utilização de um banco de dados único, descentralização da execução dos registros contábeis, melhor controle interno, redução nos prazos de fechamentos mensais, aproximação do contador aos gestores de outras áreas, conhecimento do negócio empresarial como um todo, otimiza o fluxo de informações, facilita o acesso aos dados operacionais.
Todas estas vantagens tornam as informações mais consistentes propiciando tomada de decisões seguras com base em dados que refletem a realidade da empresa.
4.2.3.2 Desvantagens
Assim como qualquer mudança, a adoção de um ERP também tem seus aspectos negativos: Dependência em relação ao fornecedor do pacote, não atender todas as especificidades de cada ramo do mercado, altos custos de investimento e manutenção, torna os módulos dependentes uns dos outros (pois cada departamento depende das informações do módulo anterior), excesso de controle sobre as pessoas (o que ocasiona resistência à mudança e podendo desencadear desmotivação por parte dos funcionários).
O processo de implementação de um ERP não pode ser encarado como uma simples mudança. É um processo complexo que pode levar meses e irá redesenhar todos os procedimentos de todas as áreas envolvidas, por este motivo, os benefícios trazidos pela utilização do ERP, só podem ser medidos após a finalização da implementação.
Pelo fato do ERP integrar todos os departamentos, ele possibilita a geração de relatórios diários para controle de diversas situações que são de importância para a empresa como: relação de clientes inadimplentes, margem de lucro por produto, relação de equipamentos obsoletos, dentre outras. Ainda por conta da integração, a utilização do ERP elimina a redigitação das informações, pois assim sendo, quando digitado um dado este ficará disponível em todo sistema, reduzindo o custo e tempo operacional e diminuindo a probabilidade de erros. O ERP é uma ferramenta que vem apoiar os processos das empresas, mas só terá êxito se for utilizado corretamente.
4.2.3 Impacto da utilização
Os módulos operacionais dentro de um ERP trabalham de forma padronizada, fazendo com que uma vez que o usuário se familiarize com um módulo, poderá aprender os demais de forma rápida e fácil. Os módulos são acessados através de menus que exigem senha com o perfil do usuário, o qual poderá ter restrição ou liberação de acesso de acordo com suas atividades.
Assim como qualquer sistema, o ERP apresenta vantagens e desvantagens.
4.2.3.1 Vantagens
Com a adoção da utilização de um ERP em suas operações, as atividades de cada área serão automatizadas e padronizadas, resultando nas seguintes vantagens: Redução da quantidade de sistemas, registro em tempo real, visão global das operações da empresa, eliminação do retrabalho, eficiência e redução de custos administrativos, utilização de um banco de dados único, descentralização da execução dos registros contábeis, melhor controle interno, redução nos prazos de fechamentos mensais, aproximação do contador aos gestores de outras áreas, conhecimento do negócio empresarial como um todo, otimiza o fluxo de informações, facilita o acesso aos dados operacionais.
Todas estas vantagens tornam as informações mais consistentes propiciando tomada de decisões seguras com base em dados que refletem a realidade da empresa.
4.2.3.2 Desvantagens
Assim como qualquer mudança, a adoção de um ERP também tem seus aspectos negativos: Dependência em relação ao fornecedor do pacote, não atender todas as especificidades de cada ramo do mercado, altos custos de investimento e manutenção, torna os módulos dependentes uns dos outros (pois cada departamento depende das informações do módulo anterior), excesso de controle sobre as pessoas (o que ocasiona resistência à mudança e podendo desencadear desmotivação por parte dos funcionários).
4.1 FERRAMENTAS DIGITAIS
Para iniciar a utilização das ferramentas digitais é essencial que o profissional que realizará esta atividade tenha conhecimento do processo de execução do trabalho e de suas particularidades.
Existem hoje no mercado várias ferramentas que servem de apoio ao trabalho do profissional, estaremos abordando algumas delas nos módulos contábil e fiscal.
4.1.1 Módulo Contábil
É notório necessidade continua de automação da Contabilidade, que esta diretamente atingida com as constantes alterações do mundo econômico, por um lado atingida pelas mudanças da economia e, por outro, devido ao grande volume e complexidade das transações que estão envolvidas as operações das empresas em geral.
A automação da área contábil já atinge uma grande parte das rotinas contábeis. Estas rotinas estão inseridas em vários módulos específicos contábeis, entre estes, podemos citar:
4.1.1.1 Contabilidade
É um software preparado para atuar na organização dos lançamentos contábeis. Com base nestes lançamentos gera diário, razão, balancete, balanço, demonstração de resultado, controle de estoque e controle patrimonial automaticamente. Efetua a conciliação automática de Matriz e Filiais, tem a capacidade de trabalhar com vários Centros de Custos, possibilita a execução da análise Vertical e Horizontal de Balanço e DRE em forma gráfica ou de texto.
4.1.1.2 Fluxo de Caixa
O software de fluxo de caixa permite um planejamento e controle dos recursos financeiros, utilizando os dados existentes na contabilidade. A interação deste módulo com o módulo de contabilidade proporciona simulações de condições, cálculo de disponibilidades para o período e facilidade de realização de operações financeiras com menor margem de erros, pois a obtenção da grande maioria das informações que servem de base do fluxo de caixa depende do módulo contábil. Este por sua vez precisa de uma boa definição, tendo a inclusão de campos específicos para a data de vencimento das operações, para que o módulo de fluxo de caixa tenha automaticamente dados de projeção de pagamentos e recebimentos diários que, acrescidos às disponibilidades, formam o fluxo de caixa com maior margem de acerto e satisfação, em tempo muito menor.
4.1.1.3 Ativo Imobilizado
O software de Ativo Imobilizado faz o arquivamento e o controle da depreciação dos itens que compõem o imobilizado, fazendo a geração da ficha razonete e dos relatórios de venda e compra com apuração de lucro/prejuízo e os lançamentos contábeis necessários.
4.1.1.4 Folha de Pagamento
O Software de folha de pagamento tem a função de gerenciar as informações referentes aos valores pagos aos funcionários e também referentes aos encargos e gerar as guias de recolhimento bem como os arquivos que já estão substituindo os formulários. Este software possibilita a integração com outros sistemas como o de contabilidade. Suas principais atividades são o calculo da folha mensal, semanal, adiantamento, complementar, além de primeira e segunda parcela do 13º salário, possui cálculo de rescisões e férias individual ou coletiva, controla todo o tipo de afastamento de empregados, além de emitir a GPS, GFIP, DARF IRRF, GRFC, GRCI, GRCS e DARF PIS. Faz a geração automaticamente dos informativos como SEFIP, CAGED, RAIS, DIRF e comprovante de rendimentos.
4.1.1.5 Auditoria
O software que automatiza os procedimentos de auditoria permite o acesso automático a dados, propicia exames de auditoria, em áreas apontadas de risco, de forma mais ágil e racional, com vantagens na prevenção de erros e fraudes. É um sistema que armazena todas as informações sobre inclusões, alterações e exclusões realizadas em todos os módulos, informa qual foi o usuário, a data e o horário em que cada operação foi realizada ou alterada, permite a emissão de relatórios com classificação por empresa ou por usuário, garante a confiabilidade, segurança e a transparência das informações obtidas além de permitir a detecção de possíveis erros ou falhas no uso do sistema.
4.1.2 Módulo Fiscal
Para facilitar a execução das tarefas cotidianas do departamento fiscal, com o avanço tecnológico no ramo tributário, foram desenvolvidas ferramentas que trouxeram maior controle e organização das rotinas, visando atender as determinações da legislação tributária, permitindo a geração de livros de entrada e saída, apurações de impostos e geração de arquivos eletrônicos, além de fazer o armazenamento dos dados gerados para futuras consultas. Dentre as ferramentas do setor fiscal, podemos destacar alguns módulos:
4.1.2.1 Escrita Fiscal
O software de escrituração fiscal registra todas as notas fiscais de entradas e saídas, calcula os impostos, emite as guias de recolhimento, e em muitos casos já com código de barra para efetuar o pagamento, emite os livros fiscais de entrada, saída, apuração de ICMS, apuração de IPI, apuração de ISS, registro de inventários e duplicatas a receber e a pagar com seus respectivos termos de abertura e encerramento, controla as retenções na fonte de ISS, INSS, PIS, COFINS e CSLL e faz a geração e transmissão dos informativos federais, estaduais e municipais. Um módulo que apresenta simplicidade em sua utilização, mas é de fundamental importância em seu conceito.
4.1.2.2 CIAP
É um software que realiza o calculo de depreciação automático e controla a amortização mensal, semestral e anual, com interrupção automática quando o bem for cem por cento depreciado. Controla o crédito de ICMS na aquisição de imobilizado, aplica a correção monetária, emitindo relatórios: de depreciação demonstrando a forma de calculo, de demonstrativos da correção de cada ativo permanente. Faz a simulação dos lançamentos contábeis para controle.
4.1.2.3 LALUR
É um software que realiza os cálculos do Imposto de Renda, do Lucro Real e da Contribuição Social, gera o DARF para pagamento, emite os livros LALUR e LACOS, controlando as movimentações da parte A e B, realiza lançamentos de adição, exclusão e compensação, permite a apuração e controle da base negativa, do prejuízo fiscal, dos incentivos fiscais, do lucro inflacionário diferido, da depreciação incentivada e dos juros sobre capital próprio. Permite lançamentos de provisões e emite gráficos para consultas de saldo.
4.1.2.4 Obrigações Acessórias
Nos últimos anos presenciamos uma grande movimentação dos órgãos de arrecadação do governo visando aumentar a arrecadação, intimidar a sonegação e criar a Super Receita, trazendo para o dia a dia das empresas a exigência da entrega de inúmeras obrigações acessórias.
As obrigações acessórias são arquivos eletrônicos com layout pré-determinado que contem informações das movimentações fiscais, seu objetivo é a prestação de contas ao FISCO. Caso não haja o cumprimento das obrigações acessórias relacionadas ao pagamento dos impostos, a empresa será submetida ao pagamento de pesadas multas.
Tendo em mãos estas informações a Receita Federal aumenta a fiscalização, efetuando o cruzamento dos dados, por este motivo é de fundamental importância que verifique a consistência entre as informações entregues em cada uma das obrigações, pois se houverem divergências entre elas a empresa estará sujeita a autuação.
É importante ressaltar que os órgãos arrecadadores, sejam federais, estaduais ou municipais, estão cada vez mais integrando suas informações para que todos os órgãos tenham acesso a toda e qualquer informação.
As determinações legais que regem as obrigações acessórias sofrem alterações constantes, o que dificulta o acompanhamento destas mudanças por parte da empresa. O Fisco tem apostado no investimento em tecnologia com o intuito de facilitar a arrecadação, administração e fiscalização dos tributos para que se possa alcançar um cenário fiscal estável.
Os profissionais responsáveis pela entrega eletrônica dessas informações, devem alertar as empresas sobre o prazo de decadência para fins de fiscalização, que pode variar de 5 a 10 anos. Mesmo que nesse prazo a empresa troque seu sistema transacional que armazena estas informações, é imprescindível que haja uma preocupação de se arquivar eletronicamente estas obrigações para atender uma futura fiscalização.
4.1.2.4.1 Obrigações Acessórias Federais
As obrigações acessórias federais são diretamente vinculadas aos impostos federais e após a implantação da Super Receita, passou a englobar também os tributos previdenciários.
As principais obrigações acessórias federais são as seguintes: DIPJ (Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica), DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais), DACON (Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais), DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), MANAD (Declaração de Informações Previdenciárias), DNF (Demonstrativo de Notas Fiscais), PER/DCOMP (Programa Gerador do Pedido Eletrônico de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e Declaração de Compensação), CONVÊNIO 115/03 (Quando solicitado pela fiscalização), GFIP/SEFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) e a DIPI (Declaração de Informações do Imposto sobre Produtos Industrializados).
4.1.2.4.2 Obrigações Acessórias Estaduais
As obrigações acessórias estaduais demonstram as movimentações vinculadas aos impostos estaduais.
As principais obrigações acessórias de âmbito estadual são as seguintes: GIA (Guia Nacional de Informação e Apuração do ICMS Substituição Tributária), DFC/GI (Declaração Fisco Contábil – DFC e Guia de Informações Interestaduais – GI), SINTEGRA (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços), DAC(Declaração Anual do Contribuinte), DAM ( Declaração de Apuração Mensal), DCA (Demonstrativo de Crédito Acumulado), GAM (Gerador de Arquivos Magnéticos das operações com combustíveis), DAPI (declaração de apuração e informação do ICMS), DIEF ( Declaração de Informações econômico-fiscais), GIM ( Guia Informativa Mensal do ICMS), GIVA (Guia de Informações do Valor Adicionado), SEF ( Sistema de Escrituração Fiscal) , DIC (Declaração de Informações do Contribuinte), SISIF (Sistema Integrado de Simplificação das Informações Fiscais), DIF (Declaração Especial de Inmformação Relativa do Controle de Papel Imune).
4.1.2.4.3 Obrigações Acessórias Municipais
As obrigações acessórias municipais demonstram as movimentações vinculadas aos impostos sobre serviços.
No âmbito municipal as principais são: ISS (Imposto sobre Serviços), ISS retido na Fonte, ISS – SUP (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza devido pelas Sociedades Uniprofissionais), DES (Declaração Eletrônica de Serviços), GISS (Guia de Informação e Escrituração Eletrônica de ISSQN), DMS (Declaração Mensal de Serviços), DES ( Declaração Eletronica de Serviços), DDS (Declaração Digital de Serviços), SISS (Declaração mensal de serviços prestados e tomados), DFMS ( Declaração Fiscal Mensal de Serviços).
Existem hoje no mercado várias ferramentas que servem de apoio ao trabalho do profissional, estaremos abordando algumas delas nos módulos contábil e fiscal.
4.1.1 Módulo Contábil
É notório necessidade continua de automação da Contabilidade, que esta diretamente atingida com as constantes alterações do mundo econômico, por um lado atingida pelas mudanças da economia e, por outro, devido ao grande volume e complexidade das transações que estão envolvidas as operações das empresas em geral.
A automação da área contábil já atinge uma grande parte das rotinas contábeis. Estas rotinas estão inseridas em vários módulos específicos contábeis, entre estes, podemos citar:
4.1.1.1 Contabilidade
É um software preparado para atuar na organização dos lançamentos contábeis. Com base nestes lançamentos gera diário, razão, balancete, balanço, demonstração de resultado, controle de estoque e controle patrimonial automaticamente. Efetua a conciliação automática de Matriz e Filiais, tem a capacidade de trabalhar com vários Centros de Custos, possibilita a execução da análise Vertical e Horizontal de Balanço e DRE em forma gráfica ou de texto.
4.1.1.2 Fluxo de Caixa
O software de fluxo de caixa permite um planejamento e controle dos recursos financeiros, utilizando os dados existentes na contabilidade. A interação deste módulo com o módulo de contabilidade proporciona simulações de condições, cálculo de disponibilidades para o período e facilidade de realização de operações financeiras com menor margem de erros, pois a obtenção da grande maioria das informações que servem de base do fluxo de caixa depende do módulo contábil. Este por sua vez precisa de uma boa definição, tendo a inclusão de campos específicos para a data de vencimento das operações, para que o módulo de fluxo de caixa tenha automaticamente dados de projeção de pagamentos e recebimentos diários que, acrescidos às disponibilidades, formam o fluxo de caixa com maior margem de acerto e satisfação, em tempo muito menor.
4.1.1.3 Ativo Imobilizado
O software de Ativo Imobilizado faz o arquivamento e o controle da depreciação dos itens que compõem o imobilizado, fazendo a geração da ficha razonete e dos relatórios de venda e compra com apuração de lucro/prejuízo e os lançamentos contábeis necessários.
4.1.1.4 Folha de Pagamento
O Software de folha de pagamento tem a função de gerenciar as informações referentes aos valores pagos aos funcionários e também referentes aos encargos e gerar as guias de recolhimento bem como os arquivos que já estão substituindo os formulários. Este software possibilita a integração com outros sistemas como o de contabilidade. Suas principais atividades são o calculo da folha mensal, semanal, adiantamento, complementar, além de primeira e segunda parcela do 13º salário, possui cálculo de rescisões e férias individual ou coletiva, controla todo o tipo de afastamento de empregados, além de emitir a GPS, GFIP, DARF IRRF, GRFC, GRCI, GRCS e DARF PIS. Faz a geração automaticamente dos informativos como SEFIP, CAGED, RAIS, DIRF e comprovante de rendimentos.
4.1.1.5 Auditoria
O software que automatiza os procedimentos de auditoria permite o acesso automático a dados, propicia exames de auditoria, em áreas apontadas de risco, de forma mais ágil e racional, com vantagens na prevenção de erros e fraudes. É um sistema que armazena todas as informações sobre inclusões, alterações e exclusões realizadas em todos os módulos, informa qual foi o usuário, a data e o horário em que cada operação foi realizada ou alterada, permite a emissão de relatórios com classificação por empresa ou por usuário, garante a confiabilidade, segurança e a transparência das informações obtidas além de permitir a detecção de possíveis erros ou falhas no uso do sistema.
4.1.2 Módulo Fiscal
Para facilitar a execução das tarefas cotidianas do departamento fiscal, com o avanço tecnológico no ramo tributário, foram desenvolvidas ferramentas que trouxeram maior controle e organização das rotinas, visando atender as determinações da legislação tributária, permitindo a geração de livros de entrada e saída, apurações de impostos e geração de arquivos eletrônicos, além de fazer o armazenamento dos dados gerados para futuras consultas. Dentre as ferramentas do setor fiscal, podemos destacar alguns módulos:
4.1.2.1 Escrita Fiscal
O software de escrituração fiscal registra todas as notas fiscais de entradas e saídas, calcula os impostos, emite as guias de recolhimento, e em muitos casos já com código de barra para efetuar o pagamento, emite os livros fiscais de entrada, saída, apuração de ICMS, apuração de IPI, apuração de ISS, registro de inventários e duplicatas a receber e a pagar com seus respectivos termos de abertura e encerramento, controla as retenções na fonte de ISS, INSS, PIS, COFINS e CSLL e faz a geração e transmissão dos informativos federais, estaduais e municipais. Um módulo que apresenta simplicidade em sua utilização, mas é de fundamental importância em seu conceito.
4.1.2.2 CIAP
É um software que realiza o calculo de depreciação automático e controla a amortização mensal, semestral e anual, com interrupção automática quando o bem for cem por cento depreciado. Controla o crédito de ICMS na aquisição de imobilizado, aplica a correção monetária, emitindo relatórios: de depreciação demonstrando a forma de calculo, de demonstrativos da correção de cada ativo permanente. Faz a simulação dos lançamentos contábeis para controle.
4.1.2.3 LALUR
É um software que realiza os cálculos do Imposto de Renda, do Lucro Real e da Contribuição Social, gera o DARF para pagamento, emite os livros LALUR e LACOS, controlando as movimentações da parte A e B, realiza lançamentos de adição, exclusão e compensação, permite a apuração e controle da base negativa, do prejuízo fiscal, dos incentivos fiscais, do lucro inflacionário diferido, da depreciação incentivada e dos juros sobre capital próprio. Permite lançamentos de provisões e emite gráficos para consultas de saldo.
4.1.2.4 Obrigações Acessórias
Nos últimos anos presenciamos uma grande movimentação dos órgãos de arrecadação do governo visando aumentar a arrecadação, intimidar a sonegação e criar a Super Receita, trazendo para o dia a dia das empresas a exigência da entrega de inúmeras obrigações acessórias.
As obrigações acessórias são arquivos eletrônicos com layout pré-determinado que contem informações das movimentações fiscais, seu objetivo é a prestação de contas ao FISCO. Caso não haja o cumprimento das obrigações acessórias relacionadas ao pagamento dos impostos, a empresa será submetida ao pagamento de pesadas multas.
Tendo em mãos estas informações a Receita Federal aumenta a fiscalização, efetuando o cruzamento dos dados, por este motivo é de fundamental importância que verifique a consistência entre as informações entregues em cada uma das obrigações, pois se houverem divergências entre elas a empresa estará sujeita a autuação.
É importante ressaltar que os órgãos arrecadadores, sejam federais, estaduais ou municipais, estão cada vez mais integrando suas informações para que todos os órgãos tenham acesso a toda e qualquer informação.
As determinações legais que regem as obrigações acessórias sofrem alterações constantes, o que dificulta o acompanhamento destas mudanças por parte da empresa. O Fisco tem apostado no investimento em tecnologia com o intuito de facilitar a arrecadação, administração e fiscalização dos tributos para que se possa alcançar um cenário fiscal estável.
Os profissionais responsáveis pela entrega eletrônica dessas informações, devem alertar as empresas sobre o prazo de decadência para fins de fiscalização, que pode variar de 5 a 10 anos. Mesmo que nesse prazo a empresa troque seu sistema transacional que armazena estas informações, é imprescindível que haja uma preocupação de se arquivar eletronicamente estas obrigações para atender uma futura fiscalização.
4.1.2.4.1 Obrigações Acessórias Federais
As obrigações acessórias federais são diretamente vinculadas aos impostos federais e após a implantação da Super Receita, passou a englobar também os tributos previdenciários.
As principais obrigações acessórias federais são as seguintes: DIPJ (Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica), DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais), DACON (Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais), DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), MANAD (Declaração de Informações Previdenciárias), DNF (Demonstrativo de Notas Fiscais), PER/DCOMP (Programa Gerador do Pedido Eletrônico de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e Declaração de Compensação), CONVÊNIO 115/03 (Quando solicitado pela fiscalização), GFIP/SEFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) e a DIPI (Declaração de Informações do Imposto sobre Produtos Industrializados).
4.1.2.4.2 Obrigações Acessórias Estaduais
As obrigações acessórias estaduais demonstram as movimentações vinculadas aos impostos estaduais.
As principais obrigações acessórias de âmbito estadual são as seguintes: GIA (Guia Nacional de Informação e Apuração do ICMS Substituição Tributária), DFC/GI (Declaração Fisco Contábil – DFC e Guia de Informações Interestaduais – GI), SINTEGRA (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços), DAC(Declaração Anual do Contribuinte), DAM ( Declaração de Apuração Mensal), DCA (Demonstrativo de Crédito Acumulado), GAM (Gerador de Arquivos Magnéticos das operações com combustíveis), DAPI (declaração de apuração e informação do ICMS), DIEF ( Declaração de Informações econômico-fiscais), GIM ( Guia Informativa Mensal do ICMS), GIVA (Guia de Informações do Valor Adicionado), SEF ( Sistema de Escrituração Fiscal) , DIC (Declaração de Informações do Contribuinte), SISIF (Sistema Integrado de Simplificação das Informações Fiscais), DIF (Declaração Especial de Inmformação Relativa do Controle de Papel Imune).
4.1.2.4.3 Obrigações Acessórias Municipais
As obrigações acessórias municipais demonstram as movimentações vinculadas aos impostos sobre serviços.
No âmbito municipal as principais são: ISS (Imposto sobre Serviços), ISS retido na Fonte, ISS – SUP (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza devido pelas Sociedades Uniprofissionais), DES (Declaração Eletrônica de Serviços), GISS (Guia de Informação e Escrituração Eletrônica de ISSQN), DMS (Declaração Mensal de Serviços), DES ( Declaração Eletronica de Serviços), DDS (Declaração Digital de Serviços), SISS (Declaração mensal de serviços prestados e tomados), DFMS ( Declaração Fiscal Mensal de Serviços).
4 CONTABILIDADE DIGITAL
Nas últimas décadas, temos presenciado um grande avanço tecnológico na contabilidade empresarial, fazendo com que máquinas de datilografia, de calcular e procedimentos rudimentares fossem substituídos por sistemas informatizados. No desenvolvimento deste capítulo, será discorrido a respeito das novas ferramentas tecnológicas e dos ERP’s que passaram a ser utilizados pelas organizações, para o fim de automatizar as tarefas diárias ligadas à contabilidade, otimizar a escrituração fiscal e gerar eletronicamente arquivos de obrigações acessórias que são exigidas pelo fisco. Abordaremos ainda, a questão relacionada com a segurança da informação que está ligada aos arquivos que devem ser transmitidos eletronicamente e exigem a utilização de uma assinatura digital.
3.2 FORMAÇÃO DO NOVO PROFISSIONAL DA CONTABILIDADE
Com o intuito não apenas de promover o próprio sucesso pessoal, mas também de colaborar para a evolução da contabilidade como ciência, o contador deve se conscientizar da importância fundamental da construção do conhecimento devendo buscar uma formação de qualidade.
Segundo Franco :
O Contador tornou-se um consultor profissional confiável, cujo aconselhamento é solicitado para ampla gama de assuntos. Para serem bem sucedidos, contudo, os Contadores precisam, atualmente, serem treinados de forma diferente. Além dos conhecimentos técnicos essenciais, o Contador da atualidade precisa também desenvolver habilidades relativas à comunicação, às relações humanas e à administração, criando um balanceamento adequado entre a formação teórica e a experiência prática. De forma ainda mais fundamental, o treinamento deve, doravante, ser baseado em dois pólos: educação inicial e educação continuada. (Franco 1999,p.82)
Levando em consideração esta análise, nos deparamos com uma reflexão sobre as grades curriculares do curso de Ciências Contábeis que necessitam adequar-se ao novo perfil que o mercado de trabalho almeja. As instituições de ensino e os órgãos da classe contábil devem trabalhar juntos para perpetuar a educação atualizada e continuada.
Trazendo para a realidade toda esta mudança no perfil a ser exigido do contador, o Conselho Federal de Contabilidade instituiu a Proposta nacional de conteúdo para o curso de graduação em Ciências Contábeis que obriga as instituições de ensino a aplicarem aos seus alunos uma nova grade curricular que contemple:
Art. 4º O curso de graduação em Ciências Contábeis deve possibilitar formação profissional que revele, pelo menos, as seguintes competências e habilidades:
...
VII – desenvolver, analisar e implantar sistemas de informação contábil e de controle gerencial, revelando capacidade crítico analítica para avaliar as implicações organizacionais com a tecnologia da informação.
Ao finalizar a graduação, o profissional de contabilidade deve ter em mente que essa foi apenas a etapa inicial e que ele precisa continuar o trabalho de construção do conhecimento.
No mundo dos negócios atual, vivenciamos a ocorrência de rápidas mudanças. Para acompanhar essas alterações e ter a possibilidade de se destacar no mercado, o profissional deve buscar sempre conhecimentos novos e atuais manter-se longe da estagnação.
A atualização do profissional deve ser constante e é de fundamental importância para atender às expectativas sobre o profissional.
Após a conclusão da graduação específica ao curso de Ciências Contábeis, existem alguns programas de educação continuada que o profissional pode escolher:
- Pós Graduação;
- Mestrado;
- Doutorado;
- MBA.
É fundamental que o contador jamais abandone o aprendizado e tenha sempre em mente que continuar estudando é agregar valor a si mesmo, como profissional e como pessoa.
Toda esta alteração que vem ocorrendo na formação profissional Lopes Sá destaca o perfil do Contador na atualidade:
Diante do panorama atual, de uma nova realidade internacional, também a realidade brasileira alterou-se. O Contador de nossos dias deve ter formação cultural humanista bem forte e uma cultura volvida a saber pensar. O perfil do profissional de nossos dias exige que o ensino prepare um intelectual que tenha condições de orientar as empresas para a prosperidade, para a eficácia da riqueza. Como a informação ficou absorvida, em quase sua totalidade, pelo recurso dos computadores, a valorização do Contador está em saber explicar os informes e em oferecer modelos de comportamentos aos empresários e gestores de riquezas públicas. Saber analisar, conhecer a razão do porque ocorrem os fatos, indicar caminhos para o uso racional da riqueza das células sociais, é a missão do profissional da atualidade. (Lopes Sá 2001, p.2)
O profissional contábil deve atingir as recentes perspectivas da contabilidade e buscar a atualização e o aperfeiçoamento constante para poder superar os desafios das mudanças existentes e futuras.
Lopes Sá também defende que a formação do Contador deverá levar em conta a cultura humanística reforçando o seguinte:
O reforço da cultura geral exige que as cadeiras sejam lecionadas com o fim de ampliar o conhecimento do homem e do conteúdo de sua mente, quer no lógico, quer no extra-lógico, com destaque para o social. A finalidade do conhecimento contábil é a eficácia da riqueza, ou seja, a satisfação das necessidades das células sociais, onde o homem é o centro e a riqueza o meio indispensável. Cadeiras como as de Administração, Economia, Sociologia, Lógica Científica, Psicologia, Ética Profissional, Direito Internacional, Estatística, Finanças, Matemática Financeira etc. devem ser lecionadas tendo em vista a preocupação das aplicações das mesmas à Contabilidade. Não basta oferecer a teoria geral de tais disciplinas, sendo preferível até reduzir os detalhes das mesmas, mas, realizar desenvolvimentos aplicáveis ao campo de trabalho do Contador. A orientação deve ser feita para que o aluno entenda porque está estudando a matéria e como dela poderá tirar proveito dentro de sua utilidade como profissional. Relevo maior deve ser dado às cadeiras da área social e do âmbito da empresa e da instituição, ou seja, aquelas que possuem afinidade maior com o Contador (Administração, Organização, Direito, Economia, Sociologia). (Lopes Sá 2001,p.2),
Diante de todo o exposto, fica explícito que é necessária a mudança do perfil do contador, já que ele além dos conhecimentos contábeis necessitará ter total domínio sobre as ferramentas tecnológicas, abrindo assim o leque das funções exercidas. Acrescentando as funções já existentes, surgirão contadores-programadores, contadores especialistas em suporte de redes, contadores expert em análise de sistema, enfim surgirão muitos contadores ligados à área de tecnologia, mas sempre continuarão sendo contadores. Mesmo que as ferramentas tecnológicas executem grande parte das tarefas o conhecimento contábil é indispensável, havendo sempre a necessidade de um acompanhamento de um profissional competente para que tenha sucesso aos resultados.
Segundo Franco :
O Contador tornou-se um consultor profissional confiável, cujo aconselhamento é solicitado para ampla gama de assuntos. Para serem bem sucedidos, contudo, os Contadores precisam, atualmente, serem treinados de forma diferente. Além dos conhecimentos técnicos essenciais, o Contador da atualidade precisa também desenvolver habilidades relativas à comunicação, às relações humanas e à administração, criando um balanceamento adequado entre a formação teórica e a experiência prática. De forma ainda mais fundamental, o treinamento deve, doravante, ser baseado em dois pólos: educação inicial e educação continuada. (Franco 1999,p.82)
Levando em consideração esta análise, nos deparamos com uma reflexão sobre as grades curriculares do curso de Ciências Contábeis que necessitam adequar-se ao novo perfil que o mercado de trabalho almeja. As instituições de ensino e os órgãos da classe contábil devem trabalhar juntos para perpetuar a educação atualizada e continuada.
Trazendo para a realidade toda esta mudança no perfil a ser exigido do contador, o Conselho Federal de Contabilidade instituiu a Proposta nacional de conteúdo para o curso de graduação em Ciências Contábeis que obriga as instituições de ensino a aplicarem aos seus alunos uma nova grade curricular que contemple:
Art. 4º O curso de graduação em Ciências Contábeis deve possibilitar formação profissional que revele, pelo menos, as seguintes competências e habilidades:
...
VII – desenvolver, analisar e implantar sistemas de informação contábil e de controle gerencial, revelando capacidade crítico analítica para avaliar as implicações organizacionais com a tecnologia da informação.
Ao finalizar a graduação, o profissional de contabilidade deve ter em mente que essa foi apenas a etapa inicial e que ele precisa continuar o trabalho de construção do conhecimento.
No mundo dos negócios atual, vivenciamos a ocorrência de rápidas mudanças. Para acompanhar essas alterações e ter a possibilidade de se destacar no mercado, o profissional deve buscar sempre conhecimentos novos e atuais manter-se longe da estagnação.
A atualização do profissional deve ser constante e é de fundamental importância para atender às expectativas sobre o profissional.
Após a conclusão da graduação específica ao curso de Ciências Contábeis, existem alguns programas de educação continuada que o profissional pode escolher:
- Pós Graduação;
- Mestrado;
- Doutorado;
- MBA.
É fundamental que o contador jamais abandone o aprendizado e tenha sempre em mente que continuar estudando é agregar valor a si mesmo, como profissional e como pessoa.
Toda esta alteração que vem ocorrendo na formação profissional Lopes Sá destaca o perfil do Contador na atualidade:
Diante do panorama atual, de uma nova realidade internacional, também a realidade brasileira alterou-se. O Contador de nossos dias deve ter formação cultural humanista bem forte e uma cultura volvida a saber pensar. O perfil do profissional de nossos dias exige que o ensino prepare um intelectual que tenha condições de orientar as empresas para a prosperidade, para a eficácia da riqueza. Como a informação ficou absorvida, em quase sua totalidade, pelo recurso dos computadores, a valorização do Contador está em saber explicar os informes e em oferecer modelos de comportamentos aos empresários e gestores de riquezas públicas. Saber analisar, conhecer a razão do porque ocorrem os fatos, indicar caminhos para o uso racional da riqueza das células sociais, é a missão do profissional da atualidade. (Lopes Sá 2001, p.2)
O profissional contábil deve atingir as recentes perspectivas da contabilidade e buscar a atualização e o aperfeiçoamento constante para poder superar os desafios das mudanças existentes e futuras.
Lopes Sá também defende que a formação do Contador deverá levar em conta a cultura humanística reforçando o seguinte:
O reforço da cultura geral exige que as cadeiras sejam lecionadas com o fim de ampliar o conhecimento do homem e do conteúdo de sua mente, quer no lógico, quer no extra-lógico, com destaque para o social. A finalidade do conhecimento contábil é a eficácia da riqueza, ou seja, a satisfação das necessidades das células sociais, onde o homem é o centro e a riqueza o meio indispensável. Cadeiras como as de Administração, Economia, Sociologia, Lógica Científica, Psicologia, Ética Profissional, Direito Internacional, Estatística, Finanças, Matemática Financeira etc. devem ser lecionadas tendo em vista a preocupação das aplicações das mesmas à Contabilidade. Não basta oferecer a teoria geral de tais disciplinas, sendo preferível até reduzir os detalhes das mesmas, mas, realizar desenvolvimentos aplicáveis ao campo de trabalho do Contador. A orientação deve ser feita para que o aluno entenda porque está estudando a matéria e como dela poderá tirar proveito dentro de sua utilidade como profissional. Relevo maior deve ser dado às cadeiras da área social e do âmbito da empresa e da instituição, ou seja, aquelas que possuem afinidade maior com o Contador (Administração, Organização, Direito, Economia, Sociologia). (Lopes Sá 2001,p.2),
Diante de todo o exposto, fica explícito que é necessária a mudança do perfil do contador, já que ele além dos conhecimentos contábeis necessitará ter total domínio sobre as ferramentas tecnológicas, abrindo assim o leque das funções exercidas. Acrescentando as funções já existentes, surgirão contadores-programadores, contadores especialistas em suporte de redes, contadores expert em análise de sistema, enfim surgirão muitos contadores ligados à área de tecnologia, mas sempre continuarão sendo contadores. Mesmo que as ferramentas tecnológicas executem grande parte das tarefas o conhecimento contábil é indispensável, havendo sempre a necessidade de um acompanhamento de um profissional competente para que tenha sucesso aos resultados.
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