4.1 FERRAMENTAS DIGITAIS

Para iniciar a utilização das ferramentas digitais é essencial que o profissional que realizará esta atividade tenha conhecimento do processo de execução do trabalho e de suas particularidades.
Existem hoje no mercado várias ferramentas que servem de apoio ao trabalho do profissional, estaremos abordando algumas delas nos módulos contábil e fiscal.

4.1.1 Módulo Contábil

É notório necessidade continua de automação da Contabilidade, que esta diretamente atingida com as constantes alterações do mundo econômico, por um lado atingida pelas mudanças da economia e, por outro, devido ao grande volume e complexidade das transações que estão envolvidas as operações das empresas em geral.
A automação da área contábil já atinge uma grande parte das rotinas contábeis. Estas rotinas estão inseridas em vários módulos específicos contábeis, entre estes, podemos citar:



4.1.1.1 Contabilidade

É um software preparado para atuar na organização dos lançamentos contábeis. Com base nestes lançamentos gera diário, razão, balancete, balanço, demonstração de resultado, controle de estoque e controle patrimonial automaticamente. Efetua a conciliação automática de Matriz e Filiais, tem a capacidade de trabalhar com vários Centros de Custos, possibilita a execução da análise Vertical e Horizontal de Balanço e DRE em forma gráfica ou de texto.
4.1.1.2 Fluxo de Caixa

O software de fluxo de caixa permite um planejamento e controle dos recursos financeiros, utilizando os dados existentes na contabilidade. A interação deste módulo com o módulo de contabilidade proporciona simulações de condições, cálculo de disponibilidades para o período e facilidade de realização de operações financeiras com menor margem de erros, pois a obtenção da grande maioria das informações que servem de base do fluxo de caixa depende do módulo contábil. Este por sua vez precisa de uma boa definição, tendo a inclusão de campos específicos para a data de vencimento das operações, para que o módulo de fluxo de caixa tenha automaticamente dados de projeção de pagamentos e recebimentos diários que, acrescidos às disponibilidades, formam o fluxo de caixa com maior margem de acerto e satisfação, em tempo muito menor.

4.1.1.3 Ativo Imobilizado

O software de Ativo Imobilizado faz o arquivamento e o controle da depreciação dos itens que compõem o imobilizado, fazendo a geração da ficha razonete e dos relatórios de venda e compra com apuração de lucro/prejuízo e os lançamentos contábeis necessários.

4.1.1.4 Folha de Pagamento

O Software de folha de pagamento tem a função de gerenciar as informações referentes aos valores pagos aos funcionários e também referentes aos encargos e gerar as guias de recolhimento bem como os arquivos que já estão substituindo os formulários. Este software possibilita a integração com outros sistemas como o de contabilidade. Suas principais atividades são o calculo da folha mensal, semanal, adiantamento, complementar, além de primeira e segunda parcela do 13º salário, possui cálculo de rescisões e férias individual ou coletiva, controla todo o tipo de afastamento de empregados, além de emitir a GPS, GFIP, DARF IRRF, GRFC, GRCI, GRCS e DARF PIS. Faz a geração automaticamente dos informativos como SEFIP, CAGED, RAIS, DIRF e comprovante de rendimentos.

4.1.1.5 Auditoria

O software que automatiza os procedimentos de auditoria permite o acesso automático a dados, propicia exames de auditoria, em áreas apontadas de risco, de forma mais ágil e racional, com vantagens na prevenção de erros e fraudes. É um sistema que armazena todas as informações sobre inclusões, alterações e exclusões realizadas em todos os módulos, informa qual foi o usuário, a data e o horário em que cada operação foi realizada ou alterada, permite a emissão de relatórios com classificação por empresa ou por usuário, garante a confiabilidade, segurança e a transparência das informações obtidas além de permitir a detecção de possíveis erros ou falhas no uso do sistema.

4.1.2 Módulo Fiscal

Para facilitar a execução das tarefas cotidianas do departamento fiscal, com o avanço tecnológico no ramo tributário, foram desenvolvidas ferramentas que trouxeram maior controle e organização das rotinas, visando atender as determinações da legislação tributária, permitindo a geração de livros de entrada e saída, apurações de impostos e geração de arquivos eletrônicos, além de fazer o armazenamento dos dados gerados para futuras consultas. Dentre as ferramentas do setor fiscal, podemos destacar alguns módulos:




4.1.2.1 Escrita Fiscal

O software de escrituração fiscal registra todas as notas fiscais de entradas e saídas, calcula os impostos, emite as guias de recolhimento, e em muitos casos já com código de barra para efetuar o pagamento, emite os livros fiscais de entrada, saída, apuração de ICMS, apuração de IPI, apuração de ISS, registro de inventários e duplicatas a receber e a pagar com seus respectivos termos de abertura e encerramento, controla as retenções na fonte de ISS, INSS, PIS, COFINS e CSLL e faz a geração e transmissão dos informativos federais, estaduais e municipais. Um módulo que apresenta simplicidade em sua utilização, mas é de fundamental importância em seu conceito.

4.1.2.2 CIAP

É um software que realiza o calculo de depreciação automático e controla a amortização mensal, semestral e anual, com interrupção automática quando o bem for cem por cento depreciado. Controla o crédito de ICMS na aquisição de imobilizado, aplica a correção monetária, emitindo relatórios: de depreciação demonstrando a forma de calculo, de demonstrativos da correção de cada ativo permanente. Faz a simulação dos lançamentos contábeis para controle.

4.1.2.3 LALUR

É um software que realiza os cálculos do Imposto de Renda, do Lucro Real e da Contribuição Social, gera o DARF para pagamento, emite os livros LALUR e LACOS, controlando as movimentações da parte A e B, realiza lançamentos de adição, exclusão e compensação, permite a apuração e controle da base negativa, do prejuízo fiscal, dos incentivos fiscais, do lucro inflacionário diferido, da depreciação incentivada e dos juros sobre capital próprio. Permite lançamentos de provisões e emite gráficos para consultas de saldo.




4.1.2.4 Obrigações Acessórias

Nos últimos anos presenciamos uma grande movimentação dos órgãos de arrecadação do governo visando aumentar a arrecadação, intimidar a sonegação e criar a Super Receita, trazendo para o dia a dia das empresas a exigência da entrega de inúmeras obrigações acessórias.
As obrigações acessórias são arquivos eletrônicos com layout pré-determinado que contem informações das movimentações fiscais, seu objetivo é a prestação de contas ao FISCO. Caso não haja o cumprimento das obrigações acessórias relacionadas ao pagamento dos impostos, a empresa será submetida ao pagamento de pesadas multas.
Tendo em mãos estas informações a Receita Federal aumenta a fiscalização, efetuando o cruzamento dos dados, por este motivo é de fundamental importância que verifique a consistência entre as informações entregues em cada uma das obrigações, pois se houverem divergências entre elas a empresa estará sujeita a autuação.
É importante ressaltar que os órgãos arrecadadores, sejam federais, estaduais ou municipais, estão cada vez mais integrando suas informações para que todos os órgãos tenham acesso a toda e qualquer informação.
As determinações legais que regem as obrigações acessórias sofrem alterações constantes, o que dificulta o acompanhamento destas mudanças por parte da empresa. O Fisco tem apostado no investimento em tecnologia com o intuito de facilitar a arrecadação, administração e fiscalização dos tributos para que se possa alcançar um cenário fiscal estável.
Os profissionais responsáveis pela entrega eletrônica dessas informações, devem alertar as empresas sobre o prazo de decadência para fins de fiscalização, que pode variar de 5 a 10 anos. Mesmo que nesse prazo a empresa troque seu sistema transacional que armazena estas informações, é imprescindível que haja uma preocupação de se arquivar eletronicamente estas obrigações para atender uma futura fiscalização.




4.1.2.4.1 Obrigações Acessórias Federais

As obrigações acessórias federais são diretamente vinculadas aos impostos federais e após a implantação da Super Receita, passou a englobar também os tributos previdenciários.
As principais obrigações acessórias federais são as seguintes: DIPJ (Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica), DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais), DACON (Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais), DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), MANAD (Declaração de Informações Previdenciárias), DNF (Demonstrativo de Notas Fiscais), PER/DCOMP (Programa Gerador do Pedido Eletrônico de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e Declaração de Compensação), CONVÊNIO 115/03 (Quando solicitado pela fiscalização), GFIP/SEFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) e a DIPI (Declaração de Informações do Imposto sobre Produtos Industrializados).

4.1.2.4.2 Obrigações Acessórias Estaduais

As obrigações acessórias estaduais demonstram as movimentações vinculadas aos impostos estaduais.
As principais obrigações acessórias de âmbito estadual são as seguintes: GIA (Guia Nacional de Informação e Apuração do ICMS Substituição Tributária), DFC/GI (Declaração Fisco Contábil – DFC e Guia de Informações Interestaduais – GI), SINTEGRA (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços), DAC(Declaração Anual do Contribuinte), DAM ( Declaração de Apuração Mensal), DCA (Demonstrativo de Crédito Acumulado), GAM (Gerador de Arquivos Magnéticos das operações com combustíveis), DAPI (declaração de apuração e informação do ICMS), DIEF ( Declaração de Informações econômico-fiscais), GIM ( Guia Informativa Mensal do ICMS), GIVA (Guia de Informações do Valor Adicionado), SEF ( Sistema de Escrituração Fiscal) , DIC (Declaração de Informações do Contribuinte), SISIF (Sistema Integrado de Simplificação das Informações Fiscais), DIF (Declaração Especial de Inmformação Relativa do Controle de Papel Imune).

4.1.2.4.3 Obrigações Acessórias Municipais

As obrigações acessórias municipais demonstram as movimentações vinculadas aos impostos sobre serviços.
No âmbito municipal as principais são: ISS (Imposto sobre Serviços), ISS retido na Fonte, ISS – SUP (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza devido pelas Sociedades Uniprofissionais), DES (Declaração Eletrônica de Serviços), GISS (Guia de Informação e Escrituração Eletrônica de ISSQN), DMS (Declaração Mensal de Serviços), DES ( Declaração Eletronica de Serviços), DDS (Declaração Digital de Serviços), SISS (Declaração mensal de serviços prestados e tomados), DFMS ( Declaração Fiscal Mensal de Serviços).