5.1 NOTA FISCAL ELETRÔNICA ( NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica é uma revolução que vem ocorrendo nos procedimentos das empresas junto ao fisco. A implantação da NF-e vem substituindo a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, para os contribuintes de ICMS e/ou IPI. Ela nada mais é que um documento fiscal emitido e armazenado eletronicamente, com sua existência apenas digital. Esta substituição da nota de papel tradicional pelo seu equivalente digital, tem sua validação jurídica através da assinatura digital do emitente.
Pode-se dizer que o conceito inicial da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) surgiu das próprias empresas, que enxergaram a necessidade de simplificar a forma de emissão das notas fiscais, colaborando para a redução de custos e também uma diminuição dos riscos nos processos que englobam a emissão, o arquivamento e também a consulta das mesmas, isto tanto para notas emitidas de serviços como de mercadorias.
Coube assim ao governo perceber que a necessidade das empresas na mudança do processo das notas fiscal, seria principalmente uma vantagem para ele mesmo, pois a fiscalização poderá começar a ser a distancia e em tempo real.

5.1.1 Base Legal

O projeto de implementação da Nota Fiscal Eletrônica começou com a Medida Provisória 2.200/01 (Art. 10 – Parágrafo 1º) depois passou para a Emenda Constitucional nº. 42 introduziu o Inciso XXII ao art. 37 da Constituição Federal – 19/12/2003 tiveram alguns ajustes: Ajuste SINIEF 03/2005 (17/08/2005), Ajuste SINIEF 07/2005 (30/09/2005) e Ato COTEPE 72/2005 (20/12/2005) e finalmente o Protocolo 10/07 (26/04/2007) estabeleceu a obrigatoriedade para o uso da nota fiscal eletrônica nos segmentos de distribuição de combustíveis e fabricação de cigarros a partir de Janeiro de 2008 aplicados nos seguintes Estados: Alagoas, Bahia, Ceará, Espírito Santo, Goiás, Maranhão, Mato Grosso, Minas Gerais, Pará, Rio Grande do Norte, Rio Grande do Sul, São Paulo e Sergipe. O Protocolo 30/07 (06/07/2007), então estabeleceu a adesão dos Estados da Paraíba, Paraná, Pernambuco, Rio de Janeiro, Rondônia, Santa Catarina e Tocantins e o Distrito Federal, ao mesmo. O Protocolo 43/07 (07/08/2007) estabeleceu a adesão dos Estados Amazonas e Mato Grosso do Sul, ao mesmo. Houve então o Ajuste SINIEF 08/2007 (28/09/2007) e depois o Protocolo 50/07 (08/10/2007) que estabeleceu a adesão do Estado do Piauí, ao mesmo. Todas as empresas que se credenciaram ao processo de nota fiscal eletrônica, estão obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica para todas as operações de venda, armazenagem, transferência, empréstimo, entre outras de todos os produtos.

5.1.2 Objetivo

Os principais objetivos da implantação do projeto NF-e é a padronização de comunicação eletrônica entre as empresas e a substituição do documento fiscal que é emitido em papel pelo digital, simplificando a administração e o armazenamento das notas fiscais e também as obrigações acessórias do contribuinte, permitindo que o Fisco possa fazer a fiscalização sobre operações e prestações tributadas pelo Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e pelo Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) em tempo real.

5.1.3 Aplicação e Funcionalidades - SEFAZ

Para que a empresa possa aderir a emissão da NF-e é necessário que seja feita a solicitação prévia do seu credenciamento ao estado que estiver inscrito como contribuinte do ICMS. O credenciamento opcional será vedado no caso de a empresa não utilizar sistema eletrônico de processamento de dados nas regras dos convênios ICMS 57/95 e 58/95. Já as empresas que forem obrigadas a utilizar a NF-e serão credenciadas automaticamente, independentes de atender as regras dos convênios ICMS 57/95 e 58/95.
A emissão da NF-e deverá ser feita por meio de um software, observando o leiaute estabelecido em Ato COTEPE. A geração do arquivo deverá ser feita em formato XML, contendo todas as informações fiscais da operação comercial e também a assinatura digital do emitente para que possa garantir a integridade dos dados. A assinatura digital utilizada no arquivo deverá estar de acordo com especificação técnica da SEFAZ.
Após a geração do arquivo o mesmo deve ser enviado pela Internet para a SEFAZ que irá realizar uma pré-validação das informações e retornará uma Autorização de Uso, sem esta a mercadoria não poderá transitar.
Quando a NF-e for enviada para a Secretaria da Fazenda a mesma irá validar as seguintes informações:
- Assinatura digital – para garantir a autoria da NF-e e sua integridade;
- Formato de campos – para garantir que não ocorram erros de preenchimento dos campos da NF-e (por exemplo, um campo valor preenchido com letras);
- Numeração da NF-e – para garantir que a mesma NF-e não seja recebida mais de uma vez. A seqüência numérica da NF-e, a qual é identificada como modelo 55, será independente da seqüência utilizada pelas notas fiscais 1 e 1A;
- Emitente autorizado – se a empresa emitente da NF-e está credenciada e autorizada a emitir NF-e na Secretaria da Fazenda;
- A regularidade fiscal do emitente – se o emissor está regularmente inscrito na Secretaria da Fazenda da unidade federada em que estiver localizado.
Se for identificada qualquer irregularidade em alguma dessas validações, o arquivo da NF-e será rejeitado, não será armazenado no banco de dados da SEFAZ e não receberá autorização de validade. Ao efetuar a rejeição serão indicados pela SEFAZ os erros ocorridos com suas respectivas mensagens para que o emitente possa efetuar a correção dos mesmos, e reenviar a NF-e. Caso o emitente tenha algum caso de irregularidade fiscal, a NF-e será denegada pela SEFAZ, onde o número da NF-e ficará gravado no banco de dados com status denegado, impedindo a sua reutilização.
O processo de autorização sendo a NF-e emitida individualmente ou em lote (observando os limites de tamanho entre 50 NF-e e 500KB por lote) leva em média um segundo, pois o sistema que faz a autorização tem estrutura para fazer o processamento de várias NF-e paralelamente, permitindo que a empresa possa receber autorização de diversas NF-e dentro do mesmo segundo. Em relação a autorização da NF-e em lote, em caso de rejeição de uma das notas, não haverá impacto sobre as demais, visto que a validação é feita individualmente.
Após a autorização os dados da NF-e ficarão disponíveis para consulta dos interessados que possuam a chave de acesso do documento eletrônico. Além de disponibilizar as informações da NF-e em sua página da internet, a SEFAZ terá a incumbência de enviar estes dados para a Receita Federal do Brasil e no caso de operações interestaduais enviará também para a SEFAZ do estado de destino. Para as operações de importação e exportação a informação será enviada para a unidade federada de desembaraço aduaneiro, já para operações nas áreas incentivadas a informação deverá ser transmitida para a Superintendência da Zona Franca de Manaus (SUFRAMA).
Para acompanhar a circulação da mercadoria será impressa uma única via da DANFE (Documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), contendo obrigatoriamente a chave de acesso para consulta da NF-e pela Internet e também o código de barras unidimensional que possibilitará captura e a confirmação de informações da NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira dos demais Estados. A geração, impressão e reimpressão de DANFE precisam obedecer ao leiaute e especificação técnica.
Caso exista a necessidade de uma emissão de NF-e com data retroativa existe um limite técnico para que seja liberada a autorização de 60 dias contados da data de emissão. Levando em consideração que a empresa não tenha nenhum impedimento fiscal, a NF-e poderá ser emitida no início do mês subseqüente, para que seja possível a apuração dos valores a serem documentados.
Não existe a possibilidade de fazer qualquer alteração na NF-e após o recebimento de autorização dada pela SEFAZ, pois qualquer modificação tornará invalida a assinatura digital. Mas em casos em que se fizer necessário a alteração de qualquer informação constante na NF-e o emitente dependendo da situação deverá se enquadrar nas seguintes possibilidades: cancelamento da NF-e, emissão de NF-e complementar, emissão de NF-e de ajuste ou ainda emissão da carta de correção complementar.
Estes procedimentos serão feitos através da geração de um arquivo XML com leiaute especifico que deverá ser transmitido a SEFAZ e receber a autorização da mesma para que esta tenha validade, levando em conta que a mercadoria não poderá estar em circulação. O prazo para o cancelamento de uma NF-e é de 168 horas (7 dias), contado a partir da autorização de uso. A consulta da NF-e cancelada deverá ser feita da mesma maneira da NF-e autorizada, através do site da SEFAZ.
A inutilização de um número de NF-e só será possível se este número ainda não tiver sido utilizado em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada), ou seja, só poderão ser inutilizados os números de NF-e que estiverem com quebra de seqüência. A comunicação da inutilidade da numeração da NF-e para SEFAZ deverá ser feita pelo emitente até o décimo dia do mês subseqüente.
Caso o emitente encontre problemas técnicos com a emissão de NF-e, este deverá seguir os procedimentos de contingência previstos na legislação. Em casos de contingência o envio deve ser feito Plano de Contingência através dos formulários de segurança ou pelo DANFE.
Hoje em dia encontramos os seguintes procedimentos de contingência:
- Autorização da NF-e pelo Sistema de Contingência do Ambiente Nacional – SCAN - nos casos de problemas técnicos no ambiente da SEFAZ é necessário a emissão do SCAN, que o emitente deverá ter solicitado previamente sua ativação. Neste caso a NF-e será gerada com os procedimentos normais, mas de diferenciando pela numeração de série que deverá ser de 900 a 999 que estão reservadas especificamente ao SCAN.
- Transmissão de Declaração Prévia de Emissão em Contingência – DPEC – Quando o emitente estiver com problemas e não conseguir fazer o procedimento normal da NF-e ele poderá se utilizar do DPEC mas terá que informar ao fisco através do Ambiente Nacional da NF-e, por site ou transmissão por web service algumas informações resumidas das NF-e que irá emitir em contingência.
- Impressão do DANFE em Formulário de Segurança para Impressão de Documentos Auxiliares - FS-DA- Ainda estão sendo aceitos Formulários de Segurança (FS) do Convênio ICMS 58/95. Mas a partir de 01 de agosto de 2009 as Administrações Tributárias irão autorizar apenas pedidos de aquisição de FS-DA, não aceitando mais pedidos de aquisição de FS do Conv. 58/95. Mas, as empresas ainda poderão continuar utilizando os formulários de segurança já autorizados até o término de seus estoques. Com a utilização do FS ou FS-DA, o DANFE deverá ser impresso em duas vias, uma para acompanhar a circulação das mercadorias, que deverá ser arquivada pelo destinatário durante o prazo decadencial e outra para o arquivo fiscal do emitente. O Ato COTEPE 33/08 determina que a empresa deve emitir o arquivo XML da NF-e, até 7 dias após a data de emissão da NF-e.
Para qualquer uma destas situações de contingência, o emitente deverá lavrar um termo no Livro Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6, registrando a data, a hora com minutos e segundos do seu início e seu término, a numeração e a série da primeira e da última NF-e geradas nesse período, identificando qual foi à situação de contingência utilizada.




5.1.4 Aplicação e Funcionalidades – Cliente

O emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, disponibilizar o arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário, observado leiaute e padrões técnicos definidos em Ato COTEPE. Com a emissão da NF-e o emitente poderá de comum acordo com o cliente, encontrar o melhor meio para disponibilizar o arquivo ao mesmo, seja por e-mail, por disponibilizar download do arquivo ou outro, não existem regras especificas para esta transmissão.
A confirmação do recebimento da mercadoria é feita na própria DANFE, onde existe um espaço especifico destinado a esta confirmação. Este espaço (canhoto) deverá ser destacado e entregue ao remetente. A comunicação de recusa da mercadoria poderá ocorrer com a emissão de uma nota fiscal eletrônica ou não de devolução ou o destinatário recusa a mercadoria registrando no verso do próprio DANFE.
Ao receber uma NF-e, o cliente deverá consultar sua validade, existência e autorização da mesma no site da SEFAZ autorizadora. Não existe a necessidade de se fazer a impressão de qualquer documento para se comprovar que efetuou a consulta.
Para efetuar a consulta, o cliente deverá acessar o Portal Nacional da NF-e ou o site da SEFAZ de origem, fornecer a chave de acesso da nota fiscal que consta no DANFE, que é composta pela UF, Ano/Mês, CNPJ, Modelo, Série, Número NF-e, Código Numérico e dígito verificador. Essa chave poderá ser digitada manualmente, capturada através de um leitor de código de barras unidimensional ou ainda carregada diretamente do arquivo eletrônico da NF-e. Os dados completos da NF-e estarão disponíveis para consulta durante o prazo de 180 dias após a recepção pela SEFAZ, após esse prazo, não estarão disponíveis as informações completas, irá constar apenas o número da NF-e, o CNPJ do emitente e do destinatário, valor e situação, estando disponíveis até o final do prazo decadencial.
Para as NF-e que tiverem sido emitidas em plano de contingência, as informações podem demorar até 168 horas para estarem disponíveis, já que esse é o prazo para o emitente regularizar a situação. Após esse prazo, se não houver a regularização destas informações, o cliente deve informar imediatamente o fato à sua unidade fazendária.
A utilização da NF-e é comum nas transações que envolvem empresas, no entanto, sua validade estende-se também à pessoa física, que irá receber o DANFE como comprovação do documento fiscal e poderá consultar suas informações normalmente pela internet.

5.1.5 Benefícios

A utilização da NF-e resulta em benefícios para todas as partes envolvidas: emissor, receptor, órgãos de administração tributária e para a sociedade.
Os benefícios proporcionados ao emissor refletem na redução de custos de aquisição de papel, impressão e de armazenamento dos documentos fiscais, facilitando a entrega das obrigações acessórias, já que não existirá mais a solicitação da AIDF e irá extinguir o extravio das notas.Também refletirá na economia de tempo dos caminhões em paradas nos Postos Fiscais de Fronteira. Proporcionará ainda um grande incentivo no relacionamento eletrônico com seus clientes.
Para o receptor, as vantagens oriundas da utilização da NF-e não são menores, já que não haverá a necessidade de digitação das notas fiscais, reduzindo os erros de escrituração, haverá a possibilidade de se fazer um planejamento antecipado da logística. Proporcionará ainda um grande incentivo no relacionamento eletrônico com seus fornecedores.
Os órgãos de administração tributária também irão gozar de benefícios, já que irão aperfeiçoar o controle de sua fiscalização, colaborando para o aumento da arrecadação de tributos, poderão compartilhar as informações reduzindo a repetição das mesmas, além de contar com as informações em tempo real. Como a relação entre o contribuinte e o fisco será muito mais transparente e confiável os crimes tributários serão praticamente impossíveis de ocorrerem.
A sociedade também irá compartilhar destas vantagens, pois irá se beneficiar do resultado sobre o combate a sonegação de impostos, bem como pela preservação do meio ambiente, já que haverá uma redução do consumo de papel.




5.1.6 Obrigatoriedade

Foi estabelecido pelo Protocolo ICMS 10/2007 (Anexo 1) a obrigatoriedade da emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para os setores relacionados à fabricação de cigarros e distribuição de combustíveis líquidos. Logo em seguida foram sancionados diversos outros protocolos, o mais atual é o Protocolo ICMS 04/2009.