5.3 SPED FISCAL – EFD

De acordo com a legislação o SPED FISCAL também é nomeado de Escrituração Fiscal Digital (EFD). O SPED FISCAL nada mais é que a substituição da forma tradicional de fazer as escriturações de documentos fiscais, dos registros de apuração de impostos (IPI – ICMS) sobre as operações e prestações que são praticadas pelo contribuinte e outras informações que são de interesse econômico-fiscais das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, pela forma de entrega de um arquivo digital.
Este arquivo digital será gerado através da base de dados da empresa, deverá estar de acordo com leiaute estabelecido em Ato COTEPE e conter a assinatura digital, ai então terá que ser submetido à importação e validação pelo PVA (Programa Validador e Assinador) e transmitido, via Internet, ao ambiente Sped.

5.3.1 Objetivos

Como a Escrituração Fiscal Digital – EFD é parte integrante do projeto SPED o qual é referente o Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007. Tem o objetivo de promover a integração dos fiscos federal, estaduais, municipais, e dos Órgãos de Controle buscando a padronização, racionalização e o compartilhamento das informações fiscais digitais, bem como a integração dos processos de escrituração fiscal, isto através da substituição do documento em meio físico (papel) por documento eletrônico com validade jurídica para todos os fins.
Para que estes objetivos sejam alcançados, existe um grande esforço na elaboração das especificações deste projeto dos Órgãos de Controle e de Fiscalização Tributária e dos representantes de empresas privada de diversos segmentos da vida econômica do País.

5.3.2 LEGISLAÇÃO

Foi através do Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006, acerca da instituição da Escrituração Fiscal Digital – EFD - em arquivo digital, que instituiu o uso obrigatório para os contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação – ICMS e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI.
Será obrigado o contribuinte gerar e manter o arquivo EFD para cada um de seus estabelecimentos, exceto a empresa tenha uma autorização do fisco estadual para centralização da escrita fiscal, contendo todas as informações dos períodos de apuração dos impostos. O contribuinte terá que guardar todos os documentos fiscais originais que foram utilizados para a formação do arquivo, de acordo com a legislação tributária levando em consideração a forma, prazos e também os requisitos de autenticidade e segurança que nela são previstos.
O contribuinte obrigado a EFD, a critério da unidade federada, fica dispensado das obrigações de entrega dos arquivos estabelecidos pelo Convênio ICMS 57/95. Só não será obrigado a entregar o EFD quem o fisco da unidade federada do contribuinte e a Secretaria da Receita Federal dispensar. Os contribuintes que estiverem enquadrados no Simples Nacional estão dispensados da entrega da EFD de acordo com a Legislação que rege o Simples Nacional.
O Convênio ICMS nº 143 foi que instituiu a Escrituração Fiscal Digital – EFD, houve os outros Ato COTEPES que fizeram várias alterações no Convênio até o mais recente Ato COTEPE ICMS nº 15 de 19 de março de 2009 - DOU 08/04/2009 o qual prorrogou a entrega do SPED FISCAL (janeiro/2009 á agosto/2009) para até 30 de setembro de 200, conforme demonstra a lista abaixo:
Ato COTEPE ICMS nº 15 de 19 de março de 2009 - DOU 08/04/2009 - Prorroga até 30 de setembro o prazo de entrega das EFD referentes aos períodos de apuração de janeiro a agosto de 2009.
Ajuste SINIEF 02, de 3 de abril de 2009 - DOU 08/04/2009 - Dispõe sobre a Escrituração Fiscal Digital.
Ato COTEPE/ICMS nº 01 de 07 de janeiro de 2009 - altera relação de contribuintes de que trata o Protocolo ICMS nº 77/2008.
Lista Atualizada Jan2009 Obrigados EFD 2009 - Relação das empresas obrigadas ao Sped Fiscal em janeiro de 2009.
Ato COTEPE/ICMS nº 45, de 21 de novembro de 2008 - Altera dispositivos do Ato COTEPE ICMS nº 09/08.
Ato COTEPE/ICMS nº 30, de 18 de setembro de 2008 – Altera dispositivos do Ato COTEPE ICMS nº 09/08.
Ato COTEPE/ICMS nº 19, de 23 de junho de 2008 - Altera dispositivos do Ato COTEPE nº 09/08.
Ato COTEPE/ICMS nº 09, de 18 de abril de 2008 - Dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da Escrituração Fiscal Digital - EFD.
Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 - Institui o Sistema Público de Escrituração Digital - Sped.
Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006 - Institui a Escrituração Fiscal Digital - EFD.

5.3.3 APLICAÇÃO E FUNCIONALIDADE

O arquivo digital do SPED FISCAL deverá ser gerado por um software especifico. Assim que gerado o arquivo digital, este deverá ser submetido a uma validação que é feito por um programa validador fornecido pelo SPED – Sistema Público de Escrituração Digital.
O conteúdo do arquivo deve obedecer às regras constantes no Ato Cotepe nº 9/2008 (alterado pelos Ato Cotepe nº 19/2008 e 30/2008) e respeitar as normas tributárias dos estados, Distrito Federal e da Secretaria da Receita Federal, aplicável aos documentos e informações fiscais de que trata a EFD.
O programa Validador e Assinador – PVA também tem outras funcionalidades como de digitação, alteração, assinatura digital da EFD, transmissão do arquivo, exclusão de arquivos, geração de cópia de segurança e sua restauração.
O processo para validação do EFD é feito via download, onde será verificada a consistência de todas as informações contidas no arquivo. Na seqüência das verificações é necessário que o arquivo seja assinado digitalmente. Só poderão assinar a EFD o e-PJ ou e-CNPJ que contenha a mesma base do CNPJ (8 primeiros caracteres) do estabelecimento, o e-PF ou e-CPF do seu representante legal da empresa no cadastro CNPJ ou a pessoa jurídica ou pessoa física com procuração eletrônica cadastrada no site da RFB, os quais já deverão possuir a credencial para assinatura eletrônica dada pela infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil conforme a Medida Provisória-2200-2, de 24 de agosto de 2001.
Como as regras hoje existentes são somente para verificação das consistências das informações, elas podem ser alteradas quando necessárias. Toda informação que o contribuinte tenha, deverá ser informada no arquivo, pois a omissão de qualquer informação acarretará em penalidades e a obrigatoriedade de reapresentação do arquivo.
Os arquivos do SPED FISCAL têm periodicidade mensal os quais deverão apresentar informações relativas há um mês civil ou fração, mesmo que as apurações dos impostos (ICMS e IPI) sejam efetuadas em períodos inferiores a um mês, segundo a legislação de cada imposto. Poderá ser transmitido em um mesmo arquivo digital mais de um período de apuração, caso estes pertençam ao mesmo mês civil. Sempre a data final que conste no registro deve ser o último dia do mesmo mês informado na data inicial ou a data de encerramento das atividades ou de qualquer outro fato que determine a paralisação das atividades daquele estabelecimento. A legislação estadual que definirá o prazo para transmissão da EFD.
Conforme o Convênio ICMS 143/06 os livros de Registros de Entradas, Registros de Saídas, Registros de Inventário, Registro de Apuração do IPI e Registro de Apuração do ICMS serão substituídos da escrituração impressa para a escrituração digital. Com esta substituição todas as unidades federadas onde estão localizadas as empresas que transmitirem o arquivo poderão ter acesso aos dados dos livros digitais. Caso uma empresa seja gerida por um regime especial, caberá a cada Unidade Federada adequá-la ao cenário do SPED FISCAL.
Caso não ocorra o cumprimento da entrega do arquivo digital do SPED já existe uma multa de R$ 5.000,00, além de ainda receber multas que vão de acordo com o que o estado determinar pela falta de escrituração do livro fiscal.

5.3.4 ESTRUTURA DO ARQUIVO FISCAL

As informações extraídas da base de dados do contribuinte deverão ser entregues ao fisco de forma organizada conforme o layout estabelecido. Estas informações, dentro de um arquivo tipo texto, estão organizadas em blocos (item 2.5.1 do Ato COTEPE/ICMS nº. 09, de 18 de abril de 2008) de informações que, por sua vez, estão organizados em registros de forma hierárquica.
O arquivo fiscal digital possui sete blocos, são eles: Bloco 0 que trata Abertura, Identificação e Referências, Bloco C que trata Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI), Bloco D que trata Documentos Fiscais II – Serviços (ICMS), Bloco E que trata Apuração do ICMS e do IPI, Bloco H que trata Inventário, Bloco 1 que trata Outras Informações, Bloco 9 que trata Controle e Encerramento do Arquivo Digital.
A disposição estrutural dos Blocos e de seus respectivos registros esta detalhada no ANEXO 3.
Existe um registro inicial (0000) e um registro final (9999), para cada bloco que deverá conter um registro de abertura, registros de dados e um registro de encerramento, fazendo referência a cada um deles com o agrupamento de documentos e de outras informações econômico-fiscais. A seqüência de apresentação dos blocos é obrigatória, o arquivo deverá ser iniciado com o bloco 0 e seus registros, na seqüência o bloco C e registros correspondentes, depois o bloco D e os outros, e, ao final, o bloco 9, que assim encerrará o arquivo da EFD. Cada bloco é composto por registros. Estes registros são compostos de vários campos, que deverão ser também apresentados de forma seqüencial conforme está estabelecido no leiaute do respectivo registro. Deverá conter todos os campos, mesmo que não tenha informação a ser prestada naquele campo (quando excluído um campo, acarreta em erro na estrutura do registro). Dentro da hierarquia, a ordem de apresentação dos registros é seqüencial e ascendente. Deverão constar no arquivo todos os registros com a observação de “Registro obrigatório”.