Como vimos no item 4.1, cada empresa geralmente desenvolve diversos sistemas com a finalidade de atender requisitos específicos de cada uma das várias unidades de negócio que possui. Por exemplo, o departamento de produção utiliza um sistema próprio e o departamento de vendas utiliza outro. Dessa forma, a informação fica dividida entre diferentes sistemas.
A adoção da utilização destes vários sistemas individuais faz com que todas as informações se disponham de forma fragmentada, ocasionando pontos de atenção (que podem se tornar problemáticos), como a grande complexidade que ocasionará na consolidação das informações geradas por cada área e a grande quantidade de informações redundantes que serão armazenadas em cada um dos sistemas, sem mencionar o retrabalho. Com a finalidade de preencher estas e outras lacunas existentes na utilização de sistemas de processamento de dados, surgiram os s sistemas ERP’s.
4.2.1 Surgimento
São sistemas Empresariais Integrados chamados ERP, no inglês Enterprise Resource Planning.
O ERP surgiu partindo de um outro sistema chamado MRP (Material Resource Planning). A partir das funcionalidades já existentes nesse MRP, acrescentaram-se ainda funções de programação mestre da produção, cálculo grosseiro de necessidades de capacidade, cálculo detalhado de necessidade de capacidade, controle do chão de fábrica, controle de compras e, mais recentemente, Sales & Operations Planning.
Com a utilização destas novas funcionalidades, os sistemas MRP que atendiam apenas as necessidades de informação referentes ao cálculo da necessidade de materiais, passaram a às necessidades de informação para a tomada de decisão gerencial. O MRP passou, então, a ser chamado de MRP II (Manufacturing Resource Planning - Planejamento de Recursos de Manufatura).
Os fornecedores, que ainda enxergavam uma oportunidade de aperfeiçoamento da ferramenta, desenvolveram módulos adicionais, integrados aos módulos de manufatura, mas com escopo que ultrapassa os limites da manufatura.
Como exemplo, foi criado os módulos de Gerenciamento dos Recursos Humanos, Vendas e Distribuição, Finanças e Controladoria, entre outros. Esses novos sistemas, com capacidade de suportar as necessidades de informação para todas as áreas organizacionais, são os sistemas ERP.
Este sistema integrado permite a execução de tarefas destinadas ao controle de processos de forma sincronizada (por diversas áreas e diversos usuários) em tempo real. Praticamente todas as áreas de uma organização podem ser abrangidas pelo ERP.
4.2.2 Descrição
O ERP é estruturalmente dividido em módulos que interligam todas as áreas envolvidas no negócio: finanças, contabilidade, RH, produção, marketing, vendas, etc, que são padronizados levando em consideração a legislação pertinente. Atualmente ainda podemos contar com outros módulos não tradicionais, como o CRM (Cistomer Relationship Management) que é uma ferramenta para auxiliar o gerenciamento do relacionamento com o cliente, o BI (Business Inteligence) que é uma ferramenta para gerar relatórios de apoio direto à tomada de decisão e o Supply Chain, que é uma ferramenta de integração da cadeia de fornecedores pela web.
O Sistema Integrado permite que todas as transações efetuadas por qualquer uma das áreas da empresa, sejam contabilizadas automaticamente de forma integrada, desde que tenha sido devidamente programada para assim procederem.
As informações das diversas áreas abrangidas pelo ERP ficam armazenadas em uma base de dados única, podendo ser acessada e manipulada por todos os módulos. A figura abaixo demonstra a estrutura de funcionamento de um Sistema ERP.
A adoção da utilização destes vários sistemas individuais faz com que todas as informações se disponham de forma fragmentada, ocasionando pontos de atenção (que podem se tornar problemáticos), como a grande complexidade que ocasionará na consolidação das informações geradas por cada área e a grande quantidade de informações redundantes que serão armazenadas em cada um dos sistemas, sem mencionar o retrabalho. Com a finalidade de preencher estas e outras lacunas existentes na utilização de sistemas de processamento de dados, surgiram os s sistemas ERP’s.
4.2.1 Surgimento
São sistemas Empresariais Integrados chamados ERP, no inglês Enterprise Resource Planning.
O ERP surgiu partindo de um outro sistema chamado MRP (Material Resource Planning). A partir das funcionalidades já existentes nesse MRP, acrescentaram-se ainda funções de programação mestre da produção, cálculo grosseiro de necessidades de capacidade, cálculo detalhado de necessidade de capacidade, controle do chão de fábrica, controle de compras e, mais recentemente, Sales & Operations Planning.
Com a utilização destas novas funcionalidades, os sistemas MRP que atendiam apenas as necessidades de informação referentes ao cálculo da necessidade de materiais, passaram a às necessidades de informação para a tomada de decisão gerencial. O MRP passou, então, a ser chamado de MRP II (Manufacturing Resource Planning - Planejamento de Recursos de Manufatura).
Os fornecedores, que ainda enxergavam uma oportunidade de aperfeiçoamento da ferramenta, desenvolveram módulos adicionais, integrados aos módulos de manufatura, mas com escopo que ultrapassa os limites da manufatura.
Como exemplo, foi criado os módulos de Gerenciamento dos Recursos Humanos, Vendas e Distribuição, Finanças e Controladoria, entre outros. Esses novos sistemas, com capacidade de suportar as necessidades de informação para todas as áreas organizacionais, são os sistemas ERP.
Este sistema integrado permite a execução de tarefas destinadas ao controle de processos de forma sincronizada (por diversas áreas e diversos usuários) em tempo real. Praticamente todas as áreas de uma organização podem ser abrangidas pelo ERP.
4.2.2 Descrição
O ERP é estruturalmente dividido em módulos que interligam todas as áreas envolvidas no negócio: finanças, contabilidade, RH, produção, marketing, vendas, etc, que são padronizados levando em consideração a legislação pertinente. Atualmente ainda podemos contar com outros módulos não tradicionais, como o CRM (Cistomer Relationship Management) que é uma ferramenta para auxiliar o gerenciamento do relacionamento com o cliente, o BI (Business Inteligence) que é uma ferramenta para gerar relatórios de apoio direto à tomada de decisão e o Supply Chain, que é uma ferramenta de integração da cadeia de fornecedores pela web.
O Sistema Integrado permite que todas as transações efetuadas por qualquer uma das áreas da empresa, sejam contabilizadas automaticamente de forma integrada, desde que tenha sido devidamente programada para assim procederem.
As informações das diversas áreas abrangidas pelo ERP ficam armazenadas em uma base de dados única, podendo ser acessada e manipulada por todos os módulos. A figura abaixo demonstra a estrutura de funcionamento de um Sistema ERP.
A automatização de atividades tem atingido praticamente todos os setores. Por não ser destinado a um ramo específico, o ERP tem característica configurável, ou seja, pode ser adaptado a diversos ramos, como por exemplo, farmacêutico, petróleo, bebidas, etc, atendendo às necessidades específicas de cada empresa.
O processo de implementação de um ERP não pode ser encarado como uma simples mudança. É um processo complexo que pode levar meses e irá redesenhar todos os procedimentos de todas as áreas envolvidas, por este motivo, os benefícios trazidos pela utilização do ERP, só podem ser medidos após a finalização da implementação.
Pelo fato do ERP integrar todos os departamentos, ele possibilita a geração de relatórios diários para controle de diversas situações que são de importância para a empresa como: relação de clientes inadimplentes, margem de lucro por produto, relação de equipamentos obsoletos, dentre outras. Ainda por conta da integração, a utilização do ERP elimina a redigitação das informações, pois assim sendo, quando digitado um dado este ficará disponível em todo sistema, reduzindo o custo e tempo operacional e diminuindo a probabilidade de erros. O ERP é uma ferramenta que vem apoiar os processos das empresas, mas só terá êxito se for utilizado corretamente.
4.2.3 Impacto da utilização
Os módulos operacionais dentro de um ERP trabalham de forma padronizada, fazendo com que uma vez que o usuário se familiarize com um módulo, poderá aprender os demais de forma rápida e fácil. Os módulos são acessados através de menus que exigem senha com o perfil do usuário, o qual poderá ter restrição ou liberação de acesso de acordo com suas atividades.
Assim como qualquer sistema, o ERP apresenta vantagens e desvantagens.
4.2.3.1 Vantagens
Com a adoção da utilização de um ERP em suas operações, as atividades de cada área serão automatizadas e padronizadas, resultando nas seguintes vantagens: Redução da quantidade de sistemas, registro em tempo real, visão global das operações da empresa, eliminação do retrabalho, eficiência e redução de custos administrativos, utilização de um banco de dados único, descentralização da execução dos registros contábeis, melhor controle interno, redução nos prazos de fechamentos mensais, aproximação do contador aos gestores de outras áreas, conhecimento do negócio empresarial como um todo, otimiza o fluxo de informações, facilita o acesso aos dados operacionais.
Todas estas vantagens tornam as informações mais consistentes propiciando tomada de decisões seguras com base em dados que refletem a realidade da empresa.
4.2.3.2 Desvantagens
Assim como qualquer mudança, a adoção de um ERP também tem seus aspectos negativos: Dependência em relação ao fornecedor do pacote, não atender todas as especificidades de cada ramo do mercado, altos custos de investimento e manutenção, torna os módulos dependentes uns dos outros (pois cada departamento depende das informações do módulo anterior), excesso de controle sobre as pessoas (o que ocasiona resistência à mudança e podendo desencadear desmotivação por parte dos funcionários).
O processo de implementação de um ERP não pode ser encarado como uma simples mudança. É um processo complexo que pode levar meses e irá redesenhar todos os procedimentos de todas as áreas envolvidas, por este motivo, os benefícios trazidos pela utilização do ERP, só podem ser medidos após a finalização da implementação.
Pelo fato do ERP integrar todos os departamentos, ele possibilita a geração de relatórios diários para controle de diversas situações que são de importância para a empresa como: relação de clientes inadimplentes, margem de lucro por produto, relação de equipamentos obsoletos, dentre outras. Ainda por conta da integração, a utilização do ERP elimina a redigitação das informações, pois assim sendo, quando digitado um dado este ficará disponível em todo sistema, reduzindo o custo e tempo operacional e diminuindo a probabilidade de erros. O ERP é uma ferramenta que vem apoiar os processos das empresas, mas só terá êxito se for utilizado corretamente.
4.2.3 Impacto da utilização
Os módulos operacionais dentro de um ERP trabalham de forma padronizada, fazendo com que uma vez que o usuário se familiarize com um módulo, poderá aprender os demais de forma rápida e fácil. Os módulos são acessados através de menus que exigem senha com o perfil do usuário, o qual poderá ter restrição ou liberação de acesso de acordo com suas atividades.
Assim como qualquer sistema, o ERP apresenta vantagens e desvantagens.
4.2.3.1 Vantagens
Com a adoção da utilização de um ERP em suas operações, as atividades de cada área serão automatizadas e padronizadas, resultando nas seguintes vantagens: Redução da quantidade de sistemas, registro em tempo real, visão global das operações da empresa, eliminação do retrabalho, eficiência e redução de custos administrativos, utilização de um banco de dados único, descentralização da execução dos registros contábeis, melhor controle interno, redução nos prazos de fechamentos mensais, aproximação do contador aos gestores de outras áreas, conhecimento do negócio empresarial como um todo, otimiza o fluxo de informações, facilita o acesso aos dados operacionais.
Todas estas vantagens tornam as informações mais consistentes propiciando tomada de decisões seguras com base em dados que refletem a realidade da empresa.
4.2.3.2 Desvantagens
Assim como qualquer mudança, a adoção de um ERP também tem seus aspectos negativos: Dependência em relação ao fornecedor do pacote, não atender todas as especificidades de cada ramo do mercado, altos custos de investimento e manutenção, torna os módulos dependentes uns dos outros (pois cada departamento depende das informações do módulo anterior), excesso de controle sobre as pessoas (o que ocasiona resistência à mudança e podendo desencadear desmotivação por parte dos funcionários).
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